Die besten Kommunikationstools für Gäste für Ferienwohnungen

Successful vacation rental management demands excellent communication between hosts and guests —but finding the best tool for you, and differentiating between them, can be downright tough.

That’s why in this post, we’ve listed some of the most effective guest communication tools for vacation rentals out there, highlighting what they do best—so you can choose the right one for your business.

Want to give guests digital welcome books to reduce questions? TouchStay could be for you. Prefer to communicate with guests via email? Look at YourWelcome Advance. Interested in smart AI-powered comms? Consider Enso Connect.

And if you want to automate messages to guests based on noise, occupancy, and cigarette monitoring, Minut’s your all-in-one solution.

Here’s our pick of vacation rental communication software, and how to choose the best one for your short-term rental business.

1. Minut: Best for scheduled messaging & auto-noise control

Like all the tools on this list, Minut offers automated messaging for guest check-ins and check-outs, so you can easily communicate with guests before and during their stay—for easy arrivals and departures.

But what really sets Minut apart is its expertise in noise monitoring and detecting unauthorized parties at your properties.

Its multiple tools work seamlessly together to help you prevent unauthorized parties, gatherings, or disturbances; and address noise issues before they get out of hand—without requiring anyone to be present, or risk confrontation. Minut also goes beyond digital messaging to offer real-life, on-site communication, to streamline guest communication throughout the guest journey.

Minut ensures the safety and reputation of your properties and business 24/7, while also saving you time and stress on guest communication—without negatively impacting the guest experience.

Key features of Minut

Minut simplifies reduces your workload, removes the need for in-person changeovers, protects your properties and business, and builds trust with your guests.

It includes:

• Automated messaging - Schedule messages in advance to enable contactless check-in and check-outs. Shortcodes help you easily personalize and tailor messages by guest and property.
• Smart lock integrations - Make contactless check-in and access monitoring even easier by sharing your smart lock code with guests in advance.
• Automated noise reminders - Minut’s Guest Connect system sends guests an SMS reminder if excess noise is detected. You can customize the text content and your chosen noise threshold levels. Plus, it works outdoors. In 94% of cases, simply reminding guests to keep it down resolves the problem within 15 minutes.
• Airbnb messaging integration - Send guests a message through their Airbnb inbox instead of by SMS, so all communication comes from the same place.
• Automated occupancy monitoring - Minut can automatically detect the number of smartphones in your property, and will alert you if too many people gather at once.
• Autocall to noisy guests - Minut can automate a computer voice call to guests when they’re being too noisy. Again, you can customize the alert levels, and the message that the voice will read.
• Call Assist for persistently noisy guests - Minut’s call center agents (who are trained in conflict resolution) can call your guests and are available 24/7.
• Guard Assist for the most disruptive guests - If a phone call isn’t enough, Minut can even send security agents (also trained in conflict resolution) to your property, to ensure safety and noise de-escalation on the ground.
• Cigarette smoke detection - Minut’s machine learning-powered system identifies cigarette smoke to prevent costly damage to your properties and their contents. 
• Security alarm, motion detection, alarm recognition, and window break detection - Keep watch of your properties from afar. Receive alerts if alarms go off or if a break-in is detected.

What they say

Users say that Minut helps them offer an automated, seamless hospitality experience to guests, even if their team is entirely remote or spread out across countries.

“Minut’s strengths are in giving us awareness of what is happening…Minut played a vital role in helping us deliver an automated tech-enabled hospitality experience.” 

— Yvette Romero, Director of Strategic Product Initiatives at Kasa, a San-Francisco-based, global accommodation brand, whose teams use Minut in every one of their properties.

Minut also helps vacation rental property managers to enforce their no-party, no-smoking policies. 

“We have a policy to install Minut devices in every single listing we manage.” 

— Jean-Paul Godfroy, CEO of Huswell, a European property management company that used Minut to reach their ‘zero parties in 2023’ goal.

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“Since installing Minut, I don’t have to worry so much about bad guests. There’s also no need to make ad hoc checks, which saves me a lot of time and worry. Moreover, my guests are showing significantly higher rates of cooperation, since they know I will get notified immediately [if there’s an issue].”

— Property manager of three vacation rental apartments in Ibiza, Spain, who achieved an issue-free summer last year due to Minut, and uses it in all of their units to monitor noise and ensure good relationships with their neighbors.

2. Enso Connect: Best for AI-powered automated messages

Enso Connect uses the power of AI to automate messages and detect possible issues (such as fraud), to improve the guest journey and experience, saving you time and effort on answering repeated questions or manually coordinating check-ins and check-outs.

Enso Connect doesn’t have specific noise or occupancy monitoring messaging, but it does offer a wide range of communication features that simplify and improve operations, and boost the guest experience.

• Automated digital check-in and check-out - Set up and send step-by-step check-in instructions with images to enable automated, hands-off check-in and check-out, to save money and time on in-person meet and greets, and reduce guest travel stress.
• Smart lock management - Increase security and make granting access to guests much easier in advance by using smart locks with personalized PIN codes.
• Personalized upsell messages - Send guests upsells to give them a smoother stay and boost your income.
• Unified inbox - Bring all guest communication into one single place, so you never miss a message, and can keep track of messages more easily.
• Reduced risk of fraud and chargebacks - Screen and verify guests ahead of time, to reduce fraud and “know your guest” via data collection, for personalization and marketing.
• Digital guidebooks - Offer guests an attractive digital guidebook, optimized for smartphones, to share important property information, and offer useful local recommendations to improve guests’ stay and save time and effort on answering the same questions over and over.
• Extra services for happier guests - A Digital Concierge service lets you offer guests even more services tailored to their needs, while enabling you to partner with and support local businesses, and make more income from affiliate marketing.
• AI-powered analytics and insights - Make data-driven decisions and continually improve your messaging with real trends from your guests.

3. YourWelcome Advance: Best for email communication

YourWelcome specializes in offering personalized, effective, and automated email communication with guests. Its Advance system captures guest information (even from OTAs) so you can build your own email list, and its pre-arrival features enable seamless digital check-ins and in-stay upsells.

YourWelcome doesn’t offer automated noise detection or easy SMS communication, but it does have an in-property tablet option that could work well for the right properties and guests.

• Automated emails - Planen Sie E-Mails automatisch vor der Ankunft und ziehen Sie Details aus Ihrem PMS für personalisierte Nachrichten ab.
• Personalisierbare und markenspezifische E-Mails - Zeigen Sie Ihre Professionalität, etablieren Sie eine Markenidentität und stärken Sie das Vertrauen Ihrer Gäste, indem Sie in allen E-Mails Ihr Logo, Ihre Markenfarben und Angaben zur Unterkunft hinzufügen.
• E-Mail-Vorlagen und Workflows - Machen Sie das Einrichten von E-Mails und Workflows mit sofort einsatzbereiten Vorlagen, auf denen Sie mit einem Drag-and-Drop-Tool aufbauen können, noch schneller und einfacher.
• E-Mails sammeln und Gastbeziehungen aufbauen - Erfassen Sie „versteckte“ E-Mails von OTAs und erstellen Sie Ihre eigene Datenbank, um die Kundenbeziehungen zu verbessern und zukünftiges Remarketing zu planen.
• Ausweise und Dokumentation überprüfen - Verifizieren Sie die Gast-IDs digital und bleiben Sie dabei datenkonform, und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente im Voraus unterzeichnet sind.
• Sorgen Sie für eine reibungslose Ankunft und bleib - Senden Sie Ihren Gästen Zugangscodes und Pläne vor der Ankunft, nehmen Sie Schadenskautionen entgegen und bieten Sie Zusatzangebote wie einen frühen Check-in, die Bevorratung des Kühlschranks oder die Lieferung von Lebensmitteln an.
• Tablet-Option im Haus - Mit dem YourWelcome-Tablet können Sie während ihres Aufenthalts weiter mit Gästen kommunizieren. Dank Videoanweisungen werden weniger Fragen gestellt und durch Upsells werden die Einnahmen gesteigert.

4. Berühren Sie Stay: Am besten für digitale Willkommensbücher

TouchStay ist auf digitale Reiseführer spezialisiert, die für Smartphones optimiert sind, sodass Gäste vor und während ihres Aufenthalts alle Informationen zur Hand haben, die sie benötigen. Das verbessert nicht nur ihr Erlebnis, sondern erspart dir auch die Beantwortung häufig gestellter Fragen und Anfragen.

Wie viele der anderen Tools hier bietet auch TouchStay E-Mail-Erfassung, E-Mail- und Textnachrichten sowie Terminplanung. Wie zu erwarten, konzentrieren sich die meisten Funktionen auf die einfache Erstellung attraktiver und nützlicher Willkommensbücher.

• Einfache Erstellung von Reiseführern - Füge in wenigen Schritten Hausregeln, Videoanleitungen und lokale Empfehlungen hinzu. Fügen Sie Multimedia-Inhalte wie Bilder, Videos und virtuelle Touren hinzu.
• Individuell anpassbare Designs - Stärken Sie Ihre Markenidentität und bauen Sie Vertrauen bei den Gästen auf, indem Sie Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Schrift in den Reiseführer einbeziehen.
• Mehrere Sprachen - Machen Sie Informationen für internationale Gäste zugänglich, indem Sie das Willkommensbuch automatisch in viele der gängigsten Sprachen übersetzen.
• E-Mail-Erfassung - Erstelle deine eigene E-Mail-Liste und „besitze deinen Gast“, indem du Namen, E-Mails und Telefonnummern für zukünftiges Marketing sammelst.
• E-Mail und Textnachrichten - Automatisieren und planen Sie Nachrichten, um die Reise Ihrer Gäste vom Vor- bis zum Check-out zu vereinfachen und zu verbessern und gleichzeitig Zeit zu sparen.
• PMS-Integrationen - Rufen Sie Gäste- und Aufenthaltsdetails direkt aus Ihrem Hausverwaltungssystem ab und bieten Sie Upsells einschließlich Verlängerungsnächten an.
• Datenerfassung und Dashboards - Sammeln Sie Einblicke in die Nutzung von Reiseführern und das Verhalten der Gäste, um Ihre Willkommensbücher kontinuierlich zu verbessern und das Gasterlebnis zu verbessern.

Gästekommunikation mit zusätzlicher Sicherheit

Einige der gängigsten Kommunikationstools für Ferienwohnungen mögen zwar auf den ersten Blick ähnlich aussehen, aber wenn Sie genauer hinschauen, werden Sie feststellen, dass jedes einen anderen Schwerpunkt und ein anderes Fachgebiet hat.

Wenn Sie also nach einfachen und leicht zu erstellenden Online-Leitfäden suchen, um sich wiederholende Gastfragen zu reduzieren, könnte TouchStay genau das Richtige für Sie sein. Wenn du gerne per E-Mail mit Gästen kommunizierst, könnte YourWelcome Advance mit seinen personalisierbaren, maßgeschneiderten Vorlagen genau das Richtige für dich sein.

Und wenn Sie beim Messaging mit KI Zeit sparen, Anleitungen anbieten und zusätzliche Betrugserkennung einführen möchten, könnte Enso Connect einen Besuch wert sein.

Aber nur Minut bietet ein All-in-One-Tool für die Gästekommunikation (mit Shortcodes für zusätzliche Personalisierung), das auch unbefugte Zusammenkünfte erkennt, Schäden verhindert und die lokale Gemeinschaft glücklich macht — und das alles, ohne dass Sie einen Finger rühren oder das Gasterlebnis beeinträchtigen müssen.

Es ist automatisierte Kommunikation und Objektschutz rund um die Uhr für zufriedene Gäste und Manager.