Feuille de calcul pour suivre les performances de votre société de location courte durée [MODELE].

Quels que soient votre activité et votre secteur d'activité, le suivi de votre processus de trésorerie et la maîtrise de vos finances ne sont pas négligeables.

Dans le secteur de la location courte durée, vous avez deux possibilités : soit investir dans un système de gestion immobilière (PMS), soit vous familiariser avec un tableur. Les feuilles de calcul sont le moyen le plus accessible de suivre les finances, mais si vous ne savez pas ce qu'il faut inclure et les formules nécessaires, la tâche peut sembler insurmontable.

Cependant, il est important de ne pas remettre à plus tard le suivi de vos finances, et nous sommes là pour vous aider à créer votre propre feuille de calcul. Avec les rubriques essentielles, les formules dont vous avez besoin et les indicateurs à suivre.

Lisez la suite pour découvrir comment suivre de manière efficace et intuitive les finances et les opérations de votre entreprise à l'aide d'une feuille de calcul. Nous avons même mis à votre disposition un modèle que vous pouvez télécharger et utiliser immédiatement.

Principales rubriques d'une feuille de calcul sur les locations courte durée

Une feuille de calcul bien structurée est la clé pour une prise de décision efficace et éclairée dans le secteur de la location courte durée. En suivant méticuleusement les données financières, les propriétaires peuvent obtenir des informations précieuses sur leur processus de gestion de trésorerie, leur santé financière et leur rentabilité globale.

Gestion financière

Un suivi financier régulier permet de comprendre et d'améliorer le processus de trésorerie et la santé financière de l'entreprise. Il s'agit de

Suivi des revenus et des dépenses

• Définir les différentes sources de revenus, telles que les loyers, les frais de ménage et les services complémentaires (ventes additionnelles). La catégorisation de ces recettes permet d'évaluer avec précision les sources de revenus.
• Classer les dépenses telles que l'entretien/le nettoyage et le personnel. Cette catégorisation permet de comprendre les schémas de dépenses et d'optimiser les coûts.
• Le suivi des coûts tels que les frais d'entretien et de nettoyage qui doivent être facturés au propriétaire. Il garantit la transparence des transactions financières et un remboursement adéquat.

Simplifier la préparation et le suivi des déclarations fiscales :

• Organiser et récupérer facilement les documents relatifs aux impôts, afin de faciliter les procédures de déclaration d'impôts.
• Comptabiliser correctement les dépenses déductibles pour maximiser les avantages fiscaux. Une comptabilité précise vous permet de demander toutes les déductions éligibles, réduisant ainsi vos obligations fiscales.
• Vérifier le respect de la législation et de la réglementation fiscales locales, afin d'éviter les pénalités et les problèmes juridiques.
• Simplifier les contrôles fiscaux potentiels en fournissant des documents financiers complets et organisés, démontrant la conformité avec les lois fiscales.

Créer des comptes de résultats par propriété :

• Définir les revenus générés par les frais de location, les services complémentaires, etc., et soustraire les dépenses telles que les frais d'entretien, de nettoyage et de personnel pour calculer le revenu net.
• Créer des comptes de résultats individuels pour chaque propriété afin d'analyser la rentabilité et d'identifier les domaines à améliorer.
• Proposer des évaluations régulières pour suivre les tendances financières et prendre des décisions de gestion en connaissance de cause. Le suivi des comptes de résultats permet de comprendre les performances des biens immobiliers au fil du temps et d'ajuster les stratégies en conséquence.

Gestion des réservations

Si vous avez investi dans un PMS, vous avez peut-être déjà rationalisé la gestion de vos réservations. Toutefois, si vous ne l'avez pas encore fait, une feuille de calcul structurée peut la remplacer avantageusement en assurant le suivi des éléments suivants :

Gestion des réservations et des annulations :

Enregistrez les détails de la réservation, notamment les informations sur le voyageur, les dates de réservation et l'état du paiement. Le suivi des annulations en même temps que les réservations permet d'analyser les tendances, telles que les périodes de pointe ou les raisons des annulations.

La compréhension de ces schémas permet de prendre des décisions stratégiques, afin d'adapter les politiques d'annulation ou de mettre en œuvre des mesures visant à réduire les annulations pendant certaines périodes.

Suivi des tendances en matière de réservation :

Suivez les tendances de réservation et obtenez des informations sur les variations saisonnières, les périodes de réservation populaires et les modes d'occupation. Ces informations permettent aux revenue managers de savoir quand proposer des offres promotionnelles pendant les périodes de faible occupation ou ajuster les prix pour maximiser les revenus.

Si les outils de tarification dynamique peuvent remplacer certaines fonctions d'analyse des feuilles de calcul, ces dernières offrent une certaine flexibilité et une personnalisation de l'analyse des tendances de réservation en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise.

Suivi des tarifs en vigueur

En tant que gestionnaire immobilier, vous pouvez enregistrer et analyser les taux d'occupation sur différentes périodes afin de démontrer les performances de votre bien à des propriétaires potentiels.

Des taux d'occupation constamment élevés, documentés dans des feuilles de calcul, peuvent constituer un outil de marketing convaincant pour attirer davantage de propriétaires et augmenter le stock. En affichant des taux d'occupation élevés, les gestionnaires immobiliers gagnent en confiance et en crédibilité, ce qui se traduit en fin de compte par une croissance de l'activité.

Gestion des opérations

Gestion des tâches et du personnel :

• Gérez les tâches quotidiennes et la planification du personnel, tel que le personnel de nettoyage et d'entretien. Vous pouvez créer des calendriers détaillés décrivant les tâches de chaque jour, attribuer des responsabilités à des membres spécifiques du personnel et fixer des échéances. Vous pouvez utiliser cette annonce pour vous assurer que toutes les tâches nécessaires sont effectuées en temps voulu afin de maintenir la propreté et la fonctionnalité de la propriété.
• Créez un suivi et des mises à jour en temps réel des tâches assignées. Le personnel peut enregistrer ses avancées, marquer les tâches comme achevées et prendre des notes sur les problèmes ou les retards rencontrés. La transparence garantit que les responsabilités sont clairement définies et contrôlées, ce qui réduit la probabilité que des tâches passent entre les mailles du filet ou se chevauchent.

Contrôle des stocks :

• Gérez les niveaux de stock des fournitures essentielles telles que les articles de toilette, le linge de maison et les articles de cuisine. La tenue d'un tableau d'inventaire détaillé vous permet de suivre la quantité de chaque article en stock, de surveiller les taux d'utilisation et de mettre en place des alertes de réapprovisionnement automatique en cas de rupture de stock. Avec une feuille de calcul d'inventaire, vous disposerez toujours d'un stock suffisant d'articles essentiels pour répondre aux besoins des voyageurs et éviter les ruptures de stock.

Registre de communication des voyageurs :

• Tenez des registres de communication avec les voyageurs, dans lesquels vous noterez les préférences des voyageurs, les problèmes soulevés pendant leur séjour et les commentaires qu'ils ont formulés. Les registres constituent une ressource précieuse pour comprendre les préférences des voyageurs, identifier les problèmes récurrents et suivre la résolution des plaintes des voyageurs. En analysant ces données, vous pouvez apporter des améliorations en connaissance de cause afin d'accroître la satisfaction et la fidélité des voyageurs.

7 indicateurs clés pour la gestion de la Location Courte Durée

Une feuille de calcul bien structurée, collecte et analyse des points de données essentiels qui ont un impact direct sur la performance de votre bien locatif.

Ces mesures vous aident non seulement à prendre des décisions éclairées, mais vous permettent également de communiquer efficacement les performances du bien aux propriétaires, ce qui favorise la transparence et la confiance dans votre approche de la gestion.

Voici 7 indicateurs à surveiller de près.

1. Taux d'occupation

Le taux d'occupation mesure le pourcentage de temps pendant lequel votre bien locatif est occupé sur une période donnée, généralement calculée mensuellement ou annuellement. Il s'agit d'un indicateur fondamental pour évaluer la demande et l'utilisation du bien.

Pour calculer le taux d'occupation, divisez le nombre de nuits réservées par le nombre total de nuits disponibles, puis multipliez par 100.

Un taux d'occupation élevé indique une demande et un potentiel de revenus plus importants. Cette mesure influence les décisions stratégiques liées à la tarification et au marketing en vous aidant à identifier les périodes de forte demande afin de maximiser les tarifs et d'optimiser les efforts de marketing pour combler les périodes vacantes.

2. Tarif journalier moyen (TJM)

Le taux journalier moyen (TJM) représente le revenu moyen gagné par nuit occupée et est calculé en divisant le revenu total par le nombre de nuits occupées.

Un TJM plus élevé indique que vous générez plus de revenus par réservation. Le suivi du TJM vous permet d'évaluer la compétitivité des prix de l'établissement et d'ajuster les tarifs en conséquence afin de maximiser les revenus sans pour autant sacrifier le taux d'occupation.

En analysant le TJM en même temps que le taux d'occupation, vous pouvez trouver un équilibre entre la tarification et l'occupation afin d'optimiser les recettes globales.

3. Revenu par chambre disponible (RevPAR)

Le revenu par chambre disponible (RevPAR) mesure le revenu généré par la propriété par chambre disponible, en tenant compte à la fois du taux d'occupation et du TJM. Il est calculé en multipliant le taux d'occupation par le TJM.

Le RevPAR fournit une vue d'ensemble de la performance des revenus de l'établissement, en tenant compte à la fois des niveaux d'occupation et des stratégies tarifaires. Cette mesure influence les décisions stratégiques en guidant les ajustements de prix et les initiatives de marketing afin d'améliorer la génération globale de revenus.

4. Taux de satisfaction des voyageurs

Les taux de satisfaction des voyageurs quantifient le niveau de satisfaction des voyageurs pendant leur séjour, généralement mesuré au moyen d'enquêtes après le séjour ou d'avis en ligne. Ces taux reflètent l'expérience du voyageur et sa perception globale de la qualité et du service de la propriété.

Le suivi des taux de satisfaction des voyageurs vous permet d'identifier les points à améliorer et de mettre en œuvre des stratégies pour améliorer l'expérience des voyageurs, ce qui se traduit par des commentaires positifs et des réservations répétées. Les décisions concernant la gestion de l'établissement, le personnel et les prestations offertes aux voyageurs peuvent être mieux éclairées par l'analyse des données relatives à la satisfaction des voyageurs.

5. Délai de réservation

Le délai de réservation mesure la durée entre la date de réservation et la date d'arrivée des voyageurs. Il permet de connaître les habitudes de réservation et d'anticiper les fluctuations de la demande.

Le calcul du délai moyen de réservation permet de définir des stratégies de tarification et d'ajuster les efforts pour cibler les voyageurs qui réservent longtemps à l'avance ou ceux qui réservent à la dernière minute.

En connaissant le délai de réservation, vous pouvez optimiser vos revenus en proposant des offres intéressantes pendant les périodes de faible demande ou en mettant en place des conditions de séjour minimum pendant les périodes de haute saison.

6. Taux d'annulation

Le taux d'annulation indique le pourcentage de réservations annulées par les voyageurs avant la date d'arrivée prévue. Des taux d'annulation élevés peuvent avoir un impact sur les revenus et les niveaux d'occupation, en particulier si les annulations ont lieu peu de temps avant la date d'arrivée, ce qui laisse peu de temps pour réserver à nouveau la propriété.

Pour calculer le taux d'annulation, divisez le nombre de réservations annulées par le nombre total de réservations, puis multipliez par 100.

L'analyse des taux d'annulation permet de mettre en œuvre des politiques visant à minimiser les annulations, telles que des politiques d'annulation flexibles ou la demande d'acomptes, et d'ajuster les stratégies tarifaires pour atténuer les pertes de revenus.

7. Durée du séjour

La durée du séjour mesure le nombre moyen de nuits que les voyageurs passent dans votre propriété locative par réservation. Elle fournit des indications sur le comportement et les préférences des voyageurs, ce qui vous aide à adapter les stratégies de marketing et les mesures tarifaires pour encourager les séjours plus longs.

Pour calculer la durée du séjour, divisez le nombre total de nuits occupées par le nombre total de réservations. Comprendre la durée du séjour vous permet d'optimiser les revenus en offrant des réductions pour les séjours prolongés ou en ajustant les conditions de séjour minimum pour attirer les voyageurs à la recherche d'un hébergement à plus long terme.

Comment structurer une feuille de calcul pour la gestion financière de la Location courte Durée ?

1. Définir les catégories financières

Avant de préparer votre feuille de calcul pour le suivi des principales données financières, il est essentiel de définir des catégories financières claires. Ces catégories permettent de classer les transactions en revenus, en dépenses ou en éléments facturables, ce qui donne une structure à vos documents financiers.

Les catégories les plus courantes sont les suivantes

• Revenus locatifs
• Frais de ménage
• Frais d'entretien
• Services

Plus , toutes les autres dépenses ou sources de revenus spécifiques à votre activité de location courte durée. En définissant les catégories financières dès le départ, vous assurez la cohérence et la précision du suivi et de l'analyse des données financières.

2. Mise en forme de colonnes pour les données financières clés

Pour structurer efficacement vos données financières, établissez des colonnes dans votre feuille de calcul afin de saisir les informations essentielles pour chaque transaction.

Par exemple :

• Date : La date de la transaction.
• Catégorie : Si la transaction représente un revenu, une dépense ou un élément facturable.
• Description : Une brève description de la transaction, telle que les frais de nettoyage, le type de vente additionnelle ou des détails spécifiques sur les dépenses.
• Montant : Valeur monétaire de la transaction.

3. Appliquer une mise en forme conditionnelle pour plus de clarté

La mise en forme conditionnelle améliore la clarté visuelle de votre feuille de calcul en appliquant automatiquement des règles de mise en forme basées sur des critères spécifiques.

Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence des informations importantes, identifier des tendances ou signaler des problèmes potentiels. Par exemple, vous pouvez définir des règles pour mettre en évidence les valeurs négatives en rouge afin d'attirer l'attention sur les dépenses, ou utiliser un code couleur pour différencier les différents types de transactions.

En appliquant la mise en forme conditionnelle, vous pouvez rapidement identifier des informations et des tendances clés dans vos données financières, ce qui améliore la lisibilité et l'analyse.

4. Appliquer des formules pour les calculs en temps réel

L'utilisation de formules de feuille de calcul pour effectuer des calculs en temps réel et automatiser l'analyse des données est le moyen le plus rapide de construire une feuille de calcul précise et fiable. Par exemple, vous pouvez utiliser les fonctions SOMME pour calculer le total des revenus ou des dépenses pour une période spécifique, ou calculer des moyennes, des pourcentages et d'autres mesures pour analyser les performances financières. Complémentairement, vous pouvez utiliser les instructions IF pour classer les transactions en fonction de critères prédéfinis ou effectuer des calculs conditionnels.

Dans la prochaine section, nous partagerons les formules les plus importantes pour une feuille de calcul STR.

5 formules essentielles du tableur de Location Courte Durée

1. SOMME

SUM calcule la somme totale d'une série de nombres, ce qui est essentiel pour l'agrégation des données financières.

• Application : =SUM( plage)

2. MOYENNE

MOYENNE détermine la valeur moyenne d'un ensemble de chiffres, utile pour l'analyse des mesures de performance.

• Application : =AVERAGE( plage)

3. COMPTES

Compte les cellules d'une plage qui répondent à une condition spécifiée.

• Application : =COUNTIF(range, criteria)

4. SI

Effectue différentes actions en fonction de critères spécifiques.

Application : =IF(logical_test, valeur_si_vrai, valeur_si_faux)

5. VLOOKUP

Recherche une valeur dans la première colonne d'un tableau et renvoie une valeur correspondante dans une autre colonne.

Application : =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

La maîtrise de ces formules permet une analyse efficace des données et une prise de décision éclairée afin de stimuler les performances et la rentabilité de votre société de location courte durée.

Votre modèle de feuille de calcul pour la location courte durée

Vous êtes prêt à commencer à établir votre feuille de calcul pour la location courte durée ? Nous avons créé un modèle pour vous aider à démarrer.

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Les feuilles de calcul sont le moyen le plus efficace et le plus rentable de gérer vos finances.

L'utilisation d'une feuille de calcul pour suivre les finances de votre location à court terme n'est pas seulement efficace, c'est aussi le moyen le plus rentable pour ceux qui ne veulent pas investir dans un système plus complet comme un PMS. Avec les bonnes zones, formules et mesures, vous pouvez vous assurer que vos comptes sont équilibrés et que votre flux de trésorerie est suivi avec précision pour vous aider à prendre des décisions plus éclairées.

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