Seguire le leggi pertinenti non significa semplicemente evitare le multe; è l'unico modo per mantenere la sicurezza degli inquilini, proteggere i beni e la reputazione e garantire operazioni senza intoppi. Tuttavia, cercare di orientarsi tra normative e standard complessi in materia di salute, sicurezza e finanza, tra le altre aree, può facilmente diventare opprimente.
Questa guida ti aiuterà a eliminare le congetture sulla conformità. Spiega perché è fondamentale e quali aree devi coprire. Continua a leggere per iniziare.
Cos'è la conformità nella gestione della proprietà?
La conformità si riferisce al rispetto di tutte le leggi, i regolamenti e le linee guida applicabili per garantire che una proprietà sia sicura e abitabile per i residenti, nonché mantenuta finanziariamente e legalmente. È anche fondamentale per proteggere gli inquilini, la proprietà e te in qualità di gestore della proprietà.
Perché la conformità per le famiglie plurifamiliari è importante
Sebbene la conformità a volte possa sembrare un semplice controllo delle caselle, lo è una delle responsabilità più importanti del tuo ruolo di gestore immobiliare. Seguire leggi e regolamenti è l'unico modo per gestire efficacemente i rischi, salvaguardare il benessere degli inquilini e promuovere la fiducia nelle pratiche di gestione della proprietà.
Ciò è particolarmente vero quando si gestiscono proprietà multifamiliari, dove il maggior numero di inquilini coinvolti e gli spazi condivisi rappresentano un ulteriore livello di complessità.
La non conformità può avere gravi conseguenze, tra cui:
Ripercussioni legali: La mancata osservanza delle leggi e dei regolamenti pertinenti può comportare multe, controversie legali e persino la chiusura di una proprietà.
Deterioramento della sicurezza e del benessere degli inquilini: Il mancato rispetto della legislazione può creare un ambiente insicuro e malsano per gli inquilini e farli sentire meno sicuri o curati.
Rischi finanziari: Le multe e le sanzioni per la mancata conformità possono avere un impatto sostanziale sulle tue finanze e sul flusso di cassa. Anche i costi legali associati alle controversie possono aumentare rapidamente.
Reputazione danneggiata: Una reputazione di conformità rafforza la fiducia degli inquilini e attira potenziali residenti. Al contrario, la non conformità può danneggiare gravemente la tua reputazione e rendere più difficile la crescita della tua attività.
Requisiti di conformità chiave per le proprietà plurifamiliari
La conformità in contesti multifamiliari è complessa e multiforme, che si estende su diverse aree, come:
Salute e sicurezza
Codici di sicurezza antincendio: Assicurati che le tue proprietà siano dotate delle misure di sicurezza antincendio necessarie, come rilevatori di fumo, estintori e sistemi di irrigazione, per prevenire e gestire efficacemente i rischi di incendio. Testa regolarmente gli allarmi e verifica che la tua proprietà sia conforme agli standard locali di sicurezza antincendio.
Standard di sicurezza degli edifici: La conformità ai regolamenti edilizi è necessaria per evitare incidenti e garantire la sicurezza degli inquilini. Mantieni la tua proprietà strutturalmente sana effettuando ispezioni regolari. Puoi anche utilizzare gli strumenti proptech per aiutarti a tenere traccia di cose come vibrazioni e perdite e rimanere aggiornato su eventuali problemi emergenti.
Requisiti di accessibilità:ADA La conformità (Americans with Disabilities Act) è essenziale nelle proprietà multifamiliari. Assicurati che il tuo edificio abbia ingressi, rampe e servizi igienici accessibili per ospitare persone con disabilità.
Conformità ambientale
Gestione dei rifiuti: Rispetta le normative locali sullo smaltimento e il riciclaggio dei rifiuti e implementa pratiche di smaltimento dei rifiuti che incoraggino un ambiente sostenibile e sano per i tuoi inquilini.
Standard di efficienza energetica: Soddisfa i requisiti di efficienza energetica attraverso audit energetici regolari e apparecchi a risparmio energetico. Incoraggia i tuoi inquilini a verificare la loro idoneità ai programmi di risparmio energetico e agli sconti. Queste strategie ridurranno i costi operativi e ridurranno l'impatto ambientale della proprietà, aiutando al contempo i residenti a tagliare le bollette energetiche.
Manipolazione di materiali pericolosi: Conservare, maneggiare e smaltire i materiali pericolosi in conformità con le normative per prevenire rischi per la salute e danni ambientali.
Diritti degli inquilini e alloggio equo
Comprendere e garantire i diritti degli inquilini: Proteggi i diritti degli inquilini a un alloggio sicuro, abitabile e ambiente di vita privato. Questo ti aiuterà a evitare controversie legali, a creare fiducia con gli inquilini e a promuovere un senso di comunità.
Leggi antidiscriminazione: Aderire al Legge sull'edilizia equa, che previene la discriminazione basata su razza, colore, religione, sesso, origine nazionale, disabilità o stato familiare. Acquisisci familiarità con le disposizioni di questo regolamento per promuovere un trattamento equo di tutti gli inquilini.
Leggi sul controllo degli affitti e sugli sfratti: Conosci e segui le linee guida legali per gli aumenti degli affitti e i processi di sfratto. Questa conformità protegge i diritti degli inquilini e ti protegge da controversie e sanzioni legali.
Finanza e diritto
Registrazione e rendicontazione accurate: Mantieni registri finanziari dettagliati per rispettare le normative, mantenendo tutto trasparente e aggiornato per audit o ispezioni.
Normativa fiscale: Rimani aggiornato sulle imposte sulla proprietà, sul reddito e sui salari per evitare sanzioni e garantire la stabilità finanziaria della proprietà.
Requisiti legali per locazioni e contratti: Stesura e applica contratti di locazione e contratti che soddisfano gli standard legali per proteggere te e i tuoi inquilini da controversie o responsabilità.
Misure per garantire la conformità
1. Effettuare verifiche periodiche
Condurre audit di conformità è essenziale per rimanere aggiornati sulle normative. Le ispezioni di routine ti aiutano identificare le lacune e rettificare la non conformità prima che diventi un problema.
Inizia valutando le tue operazioni correnti rispetto alle normative pertinenti, collaborando con specialisti e consulenti, se necessario. Scegli un'area di conformità e apporta le modifiche o gli aggiornamenti necessari prima di passare a quella successiva.
2. Usa gli strumenti giusti
L'utilizzo della tecnologia può semplificare la gestione della conformità. Ad esempio, il software di gestione delle proprietà è fondamentale per mantenere le operazioni conformi su tutta la linea e per semplificare i flussi di lavoro e le attività per evitare che le cose vadano a rotoli.
Allo stesso modo, un piattaforma intelligente di informazioni sulle proprietà come Minutpuò aiutarti monitorare i livelli di decibel a assicurarsi che gli inquilini rispettino le ordinanze sul rumore, riducendo il rischio di reclami e multe.
3. Formare ed istruire il personale
La formazione del personale è essenziale per mantenere la conformità. Fornire formazione in aree critiche come procedure di sicurezza, requisiti legali e diritti degli inquilini. Fornisci al tuo team le conoscenze e le risorse di cui ha bisogno e valuta l'utilizzo di programmi come Istituto per l'edilizia equa o Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA) corsi per tenerli informati sulle migliori pratiche. Assicuratevi di organizzare regolarmente sessioni di aggiornamento, soprattutto per il nuovo personale, e di aggiornare la formazione per riflettere i cambiamenti nella legislazione.
4. Rimani aggiornato sulle normative
Le normative possono cambiare frequentemente, quindi rimanere informati è fondamentale. Iscriviti alle newsletter del settore della gestione immobiliare, unisciti ad associazioni professionali e utilizza i servizi di aggiornamento normativo per tenerti aggiornato su eventuali cambiamenti nei requisiti di conformità. Tenere informati te stesso e il tuo team ti aiuta a evitare problemi imprevisti lungo la strada.
Rimanere all'avanguardia con le migliori pratiche di conformità per le proprietà multifamiliari
La gestione della conformità nelle proprietà multifamiliari è un impegno continuo che comporta pianificazione accurata, verifiche periodiche, e scegliendo soluzioni proattive come Minut.
Dando priorità alla conformità nelle aree di salute, sicurezza, ambiente e legale, creerai un ambiente più sicuro e sostenibile per i tuoi inquilini e riduci al minimo i rischi per la tua proprietà, la tua attività e la tua reputazione.
