Um guia sobre os requisitos de conformidade para propriedades multifamiliares

Com 61% dos proprietários multifamiliares agora enfrentam maiores franquias de seguro para acompanhar o aumento dos custos e as políticas mais rígidas, fica claro que os desafios de conformidade estão aumentando.

Seguir as leis relevantes não é simplesmente evitar multas; é a única maneira de manter a segurança do inquilino, proteger seus ativos e reputação e garantir operações tranquilas. No entanto, tentar lidar com regulamentações e padrões complexos em saúde, segurança e finanças, entre outras áreas, pode facilmente se tornar complicado.

Este guia ajudará você a eliminar as suposições em torno da conformidade. Isso explica por que é crucial e quais áreas você precisa cobrir. Continue lendo para começar.

O que é conformidade no gerenciamento de propriedades?

Conformidade se refere a seguir todas as leis, regulamentos e diretrizes aplicáveis para garantir que uma propriedade seja segura e habitável para os residentes, bem como mantida financeira e legalmente. Também é fundamental para proteger os inquilinos, a propriedade e você como gerente da propriedade.

Por que a conformidade para questões multifamiliares

Embora a conformidade às vezes pareça simplesmente marcar caixas, ela é uma das responsabilidades mais importantes de sua função como gerente de propriedades. Seguir as leis e os regulamentos é a única maneira de gerenciar riscos com eficácia, proteger o bem-estar dos inquilinos e promover a confiança em suas práticas de gerenciamento de propriedades. 

Isso é especialmente verdadeiro ao gerenciar propriedades multifamiliares, onde o maior número de inquilinos envolvidos e os espaços compartilhados representam uma camada adicional de complexidade.

A não conformidade pode ter consequências graves, incluindo:

• Repercussões legais: O não cumprimento das leis e regulamentos relevantes pode resultar em multas, disputas legais e até mesmo no fechamento de uma propriedade.
• Deterioração na segurança e bem-estar dos inquilinos: O não cumprimento da legislação pode criar um ambiente inseguro e insalubre para os inquilinos e fazer com que se sintam menos seguros ou cuidados.
• Riscos financeiros: Multas e penalidades por não conformidade podem afetar substancialmente suas finanças e fluxo de caixa. Os custos legais associados às disputas também podem aumentar rapidamente.
• Reputação danificada: A reputação de conformidade constrói a confiança dos inquilinos e atrai residentes em potencial. Por outro lado, a não conformidade pode prejudicar seriamente sua reputação e dificultar o crescimento de seus negócios.

Principais requisitos de conformidade para propriedades multifamiliares

A conformidade em ambientes multifamiliares é complexa e multifacetada, estendendo-se por diferentes áreas, como:

Saúde e segurança

• Códigos de segurança contra incêndio: Garanta que suas propriedades estejam equipadas com as medidas de segurança contra incêndio necessárias, como detectores de fumaça, extintores de incêndio e sistemas de aspersão, para prevenir e gerenciar riscos de incêndio de forma eficaz. Teste regularmente os alarmes e verifique sua propriedade de acordo com os padrões locais de segurança contra incêndio.

• Padrões de segurança predial: A conformidade com os códigos de construção é necessária para evitar acidentes e garantir a segurança dos inquilinos. Mantenha sua propriedade estruturalmente sólida realizando inspeções regulares. Você também pode usar as ferramentas da proptech para ajudá-lo a rastrear coisas como vibrações e vazamentos e ficar por dentro de quaisquer problemas emergentes.

• Requisitos de acessibilidade: ADA A conformidade com a Lei dos Americanos com Deficiências é essencial em propriedades multifamiliares. Certifique-se de que seu prédio tenha entradas, rampas e banheiros acessíveis para acomodar pessoas com deficiências.

Conformidade ambiental

• Gestão de resíduos: Cumpra os regulamentos locais de descarte e reciclagem de resíduos e implemente práticas de descarte de resíduos que incentivem um ambiente sustentável e saudável para seus inquilinos.

• Padrões de eficiência energética: Atenda aos requisitos de eficiência energética por meio de auditorias regulares de energia e aparelhos que economizam energia. Incentive seus inquilinos a verifique sua elegibilidade para programas e descontos de economia de energia. Essas estratégias reduzirão os custos operacionais e diminuirão o impacto ambiental de sua propriedade, ao mesmo tempo em que ajudarão os residentes a reduzir as contas de energia.

• Manipulação de materiais perigosos: Armazene, manuseie e descarte materiais perigosos de acordo com os regulamentos para evitar riscos à saúde e danos ambientais.

Direitos do inquilino e moradia justa

• Compreender e garantir os direitos do inquilino: Proteja os direitos dos inquilinos a um ambiente seguro, habitável e ambiente de vida privado. Isso ajudará você a evitar disputas legais, criar confiança com os inquilinos e promover um senso de comunidade.

• Leis antidiscriminação: Aderir ao Lei de Habitação Justa, que evita a discriminação com base em raça, cor, religião, sexo, nacionalidade, deficiência ou status familiar. Familiarize-se com as disposições deste regulamento para promover o tratamento equitativo de todos os inquilinos.

• Leis de controle de aluguel e despejo: Conheça e siga as diretrizes legais para aumentos de aluguel e processos de despejo. Essa conformidade protege os direitos do inquilino e protege você de disputas e penalidades legais.

Finanças e questões jurídicas

• Manutenção de registros e relatórios precisos: Mantenha registros financeiros detalhados para cumprir os regulamentos, mantendo tudo transparente e atualizado para auditorias ou inspeções.

• Regulamentos fiscais: Fique por dentro dos impostos sobre propriedades, renda e folha de pagamento para evitar penalidades e garantir a estabilidade financeira da propriedade.

• Requisitos legais para arrendamentos e contratos: Elabore e aplique arrendamentos e contratos que atendam aos padrões legais para proteger você e seus inquilinos de disputas ou responsabilidades.

Etapas para garantir a conformidade

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1. Realizar auditorias regulares

A realização de auditorias de conformidade é essencial para manter o controle das regulamentações. As inspeções de rotina ajudam você identificar lacunas e corrigir a não conformidade antes que ela se torne um problema. 

Comece avaliando suas operações atuais em relação às regulamentações relevantes, fazendo parcerias com especialistas e consultores conforme necessário. Escolha uma área de conformidade e faça os ajustes ou atualizações necessários antes de passar para a próxima.

2. Use as ferramentas certas

O uso da tecnologia pode facilitar o gerenciamento da conformidade. Por exemplo, o software de gerenciamento de propriedades é crucial para manter as operações em conformidade em todos os setores e simplificar os fluxos de trabalho e as tarefas para evitar que as coisas caiam pelo caminho.

Da mesma forma, um plataforma inteligente de insights imobiliários, como Minuto pode te ajudar monitorar os níveis de decibéis para garantir que os inquilinos sigam as leis de ruído, reduzindo o risco de reclamações e multas.

3. Treine e eduque a equipe

O treinamento da equipe é essencial para manter a conformidade. Forneça treinamento em áreas críticas, como procedimentos de segurança, requisitos legais e direitos do inquilino. Equipe sua equipe com o conhecimento e os recursos necessários e considere o uso de programas como o Instituto de Habitação Justa ou Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) cursos para mantê-los informados sobre as melhores práticas. Certifique-se de realizar sessões de atualização regularmente, especialmente para novos funcionários, e atualizar o treinamento para refletir as mudanças na legislação.

4. Fique atualizado com os regulamentos

Os regulamentos podem mudar com frequência, portanto, manter-se informado é crucial. Assine boletins informativos do setor de gerenciamento de propriedades, participe de associações profissionais e use serviços de atualização regulatória para se manter atualizado sobre quaisquer mudanças nos requisitos de conformidade. Manter você e sua equipe informados ajuda a evitar problemas inesperados no futuro.

Mantendo-se à frente com as melhores práticas de conformidade para propriedades multifamiliares

Gerenciar a conformidade em propriedades multifamiliares é um compromisso contínuo que envolve planejamento cuidadoso, auditorias regulares, e escolhendo soluções proativas, como Minuto.

Ao priorizar a conformidade nas áreas de saúde, segurança, meio ambiente e jurídica, você criará um ambiente mais seguro e sustentável para seus inquilinos e minimize os riscos para sua propriedade, negócios e reputação.

Descubra como Minuto pode te ajudar cumprir com os regulamentos de ruído e evite multas ou reclamações caras. Agende uma demonstração com nossa equipe hoje.