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Managing vacation rentals is incredibly time-consuming, especially when it comes to communicating with guests. From pre-reservation inquiries to in-stay questions, you’re constantly trying to give guests the information they need in a timely manner.
You need to be efficient if you want to stay on top of guest communication. That's where Airbnb message templates come into play, as they ensure consistency and save you a significant amount of time on manual tasks.
In this article, you’ll see ten templates for various key stages of the guest journey, as well as tools you can use to automate guest messaging and save more time.
If you have any hopes of scaling your short-term rental business, you need to identify ways to automate and speed up your processes. Use these ten customizable message templates to ensure proactive communication with guests while saving you time.
The goal of this template is to respond promptly and warmly to any inquiries from prospective guests, providing them with the information they need while encouraging them to book your rental. Remember that a delayed response to a potential guest can mean they book somewhere else, which is why leveraging plug-and-play templates is so valuable for this use case.
Hello [Guest's Name],
Thank you for reaching out and showing interest in [Property Name]! We’re glad to answer any questions you have to help you make a decision.
Could you please tell me a little about your trip? Knowing a bit more about your plans lets us provide more tailored information and ensure our property meets your needs.
Feel free to ask anything about the property and the surrounding area or share any specific requirements you might have. We’re here to help!
Best regards,
[Your Name]
The booking confirmation message is your opportunity to make a great first impression with your guests. At this point, you can confirm booking details, express your excitement for their upcoming stay, and provide important information.
Hi [Guest's Name],
Your booking at [Property Name] from [Check-in Date] to [Check-out Date] is confirmed. We’re thrilled to host you and know you’ll have a great stay.
Here are a few initial details about your stay:
In the days before your stay, we'll send over more information regarding check-in procedures, property amenities, and local attractions to help you plan your trip.
If you have any questions or special requests, please don't hesitate to reach out. We're here to ensure your visit is smooth, enjoyable, and unforgettable.
Looking forward to welcoming you soon!
Warm regards,
[Your Name]
Send this message a few days before your guest’s scheduled check-in date. Take the opportunity to remind guests of their upcoming stay, provide any last-minute details, mention important house rules, and demonstrate your availability for any questions or assistance.
Hello [Guest's Name],
Your stay at our [Property Name] is coming up soon! Just a quick reminder: Your visit is scheduled from [Check-in Date] to [Check-out Date]. We're looking forward to welcoming you to [Location Name].
Here are a few last-minute tips to ensure a smooth arrival:
Please reach out if you have any last-minute questions or need further assistance. We're here to help make your stay memorable and hassle-free.
Best wishes,
[Your Name]
Now is your chance to offer clear and concise instructions for the check-in process, ensuring guests feel informed and confident upon arrival. Share important details like how to arrive at your property, open the lockbox, and connect to the WiFi.
Hello [Guest's Name],
Your stay is just around the corner! Here's everything you need to know to ensure a smooth start to your time at [Property Name].
Check-in Details:
Upon Arrival:
If you have any questions or need assistance during check-in, please don't hesitate to contact us at [Your Contact Information]. Safe travels!
Best regards,
[Your Name]
With this check-up message, you can reach out to guests to see how their first night went. It doesn’t have to be anything too in-depth, but making the effort to reach out reinforces your commitment to providing an exceptional stay. This also gives guests the chance to mention any issues or concerns they have before they snowball into bigger problems.
Good morning [Guest's Name],
We hope you had a restful first night. We want to make sure that everything is to your liking and that you're finding our home comfortable and welcoming.
If there's anything you need, have questions about, or if something isn't quite right, please don't hesitate to reach out.
Also, if you're looking for recommendations on things to do or places to eat in the area, we'd be happy to share our favorites with you!
Enjoy your day and the rest of your trip!
Best,
[Your Name]
Sometimes guests get out of hand, and if you use a noise monitoring device, you may get an alert that noise levels at your property have exceeded your ideal threshold. If that happens, here’s a proactive message you can send to guests to check in on the situation and request they keep the noise down.
Hi [Guest's Name],
We hope you’re enjoying your stay.
We’re checking in because we've received reports of elevated noise levels coming from our property. We understand that you're here to relax and have a good time, but we kindly ask you to consider the comfort of our neighbors and other guests.
Please be mindful of the following noise policies:
We're sure this can be easily resolved and that the remainder of your stay will be both enjoyable and respectful for everyone. If there are any issues or if you feel you need further clarification, please feel free to reach out.
Thanks so much for your understanding and cooperation.
Best,
[Your Name]
Das Ziel dieser Nachricht ist es, Gästen klare Anweisungen zum Auschecken zu geben, damit sie Ihre Unterkunft so verlassen, wie Sie es möchten. Dies ist auch eine Gelegenheit, Gästen, die ein paar Stunden mehr brauchen, um sich zu organisieren und sich auf den Weg zu machen, einen Late-Check-Out als Zusatzangebot anzubieten.
Hallo [Name des Gastes],
Wir hoffen, Sie haben Ihren Aufenthalt bei [Name der Unterkunft] genossen! Wir möchten Ihnen einige wichtige Check-Out-Details mitteilen, bevor Sie abreisen.
Ablauf beim Auschecken:
Wir würden uns freuen, von Ihren Erfahrungen zu hören! Feedback ist uns so wichtig, da wir stets bestrebt sind, unseren Gästen den bestmöglichen Aufenthalt zu bieten. Teilen Sie uns gerne Ihre Gedanken oder Bereiche mit, in denen wir uns verbessern können.
Vielen Dank, dass Sie sich für unsere Unterkunft für Ihren Aufenthalt entschieden haben. Wir hoffen, Sie in Zukunft wieder bei uns begrüßen zu dürfen! Gute Reisen und beste Wünsche.
Herzliche Grüße
[Dein Name]
Diese Botschaft ist ein wichtiger Bestandteil der Gastbeziehungen — sie hilft, einen bleibenden positiven Eindruck zu hinterlassen, ermutigt zu wiederholten Buchungen und fördert eine dauerhafte Beziehung. Es ist auch die perfekte Gelegenheit, Gäste sanft daran zu erinnern, eine Bewertung abzugeben, falls sie dies noch nicht getan haben.
Hallo [Name des Gastes],
Wir möchten uns nur ganz herzlich dafür bedanken, dass Sie [Name der Unterkunft] für Ihren letzten Aufenthalt ausgewählt haben. Wir hoffen, Sie haben Ihre Erfahrung genossen und alles gefunden, was Ihnen gefällt.
Ihr Feedback ist unglaublich wichtig für uns, da es uns hilft, unseren Gästen weiterhin großartige Erlebnisse zu bieten. Falls Sie es noch nicht getan haben, wären wir Ihnen sehr dankbar, wenn Sie sich einen Moment Zeit nehmen könnten, um eine Bewertung Ihres Aufenthalts abzugeben. [Link zur Bewertungsplattform]
Denken Sie daran, unsere Türen sind immer für Sie geöffnet! Sollten Sie vorhaben, [Name des Standorts] erneut zu besuchen, würden wir uns freuen, Sie mit einem speziellen Rabatt für wiederkehrende Gäste wieder begrüßen zu dürfen. Kontaktieren Sie uns einfach direkt für Ihre nächste Buchung. [Link zur Website für Direktbuchungen]
Nochmals vielen Dank — ich wünsche Ihnen alles Gute und hoffe, wir sehen uns wieder!
Herzliche Grüße
[Dein Name]
Es ist nichts Persönliches — Gäste vergessen manchmal einfach, eine Bewertung abzugeben, vor allem, wenn sie nach einem erholsamen Urlaub in das Chaos des Alltags zurückgekehrt sind. Mit dieser Follow-up-Nachricht kannst du Gäste, die noch keine Bewertung abgegeben haben, sanft daran erinnern und unterstreichen, warum dies für dein Unternehmen so wichtig ist.
Hallo [Name des Gastes],
Wir hoffen, dass diese Nachricht Sie gut erreicht. Wir möchten uns noch einmal bei Ihnen bedanken, dass Sie [Name der Unterkunft] für Ihren Aufenthalt ausgewählt haben. Ihr Feedback ist so wichtig für uns und zukünftige Gäste, und wir würden uns sehr freuen, wenn Sie Ihre Erfahrung teilen und eine Bewertung hinterlassen könnten.
Wenn Sie einen Moment Zeit haben, klicken Sie bitte auf den Link unten, um Ihre Bewertung zu schreiben — wir freuen uns sehr über Ihren Beitrag.
[Link zur Bewertungsplattform]
Vielen Dank für Ihre Hilfe, unseren Service zu verbessern und anderen Reisenden zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Wir hoffen, Sie wieder bei uns begrüßen zu dürfen!
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Wenn Sie wissen, dass ein Gast eine tolle Zeit in Ihrer Unterkunft hatte, bemühen Sie sich, ihn zu kontaktieren und ihm einen ermäßigten Preis anzubieten, wenn er erneut bei Ihnen bucht. Das Wichtigste dabei ist das Timing: Du solltest diese Nachricht nicht eine Woche nach der Abreise deiner Gäste senden, aber du solltest auch nicht ein ganzes Jahr warten, bis du deine Gäste wieder erreichst.
Hallo [Name des Gastes],
Wir checken ein, um zu sehen, wie es Ihnen seit Ihrem Aufenthalt bei [Name der Unterkunft] ergangen ist. Haben Sie vor, [Name des Standorts] erneut zu besuchen? Wenn ja, würden wir uns freuen, Sie wieder bei uns begrüßen zu dürfen und Ihren Aufenthalt noch unvergesslicher zu machen.
Als Zeichen unserer Wertschätzung möchten wir Ihnen einen exklusiven Rabatt für Ihren nächsten Aufenthalt anbieten!
Buchen Sie Ihren nächsten Besuch innerhalb des nächsten [Zeitrahmens] und profitieren Sie von einem speziellen [prozentualen] Rabatt auf Ihren Aufenthalt. Verwenden Sie einfach den Code [Rabattcode], wenn Sie direkt über [Buchungsmethode] buchen.
Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Planung Ihres nächsten Besuchs benötigen, wenden Sie sich bitte an uns.
Herzliche Grüße
[Dein Name]
Auf Airbnb kannst du Nachrichten im Voraus planen, um Zeit bei der Kommunikation mit Gästen zu sparen. Aber was ist, wenn du Gästen außerhalb der Airbnb-App Nachrichten senden möchtest? Und was ist mit Gästen, die über eine andere Website oder direkt bei dir buchen?
Die folgenden Tools können dir dabei helfen, Gastnachrichten auf einer Reihe von Kanälen zu automatisieren. Sie funktionieren unabhängig davon, über welchen Kanal Gäste buchen.
Viele PMS-Lösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, alle Ihre Gastnachrichten in einem einheitlichen Posteingang zu zentralisieren. Das bedeutet, dass du Vorlagen erstellen und Auslöser einrichten kannst, um Nachrichten an Gäste zu automatisieren, sodass du nicht jedes Mal, wenn du einen neuen Gast hast, manuell Anweisungen zum Check-in oder eine Check-Out-Nachricht verfassen musst.
Die Tools für Gastnachrichten wurden speziell entwickelt, um Sie bei der Automatisierung und Optimierung all Ihrer Aufgaben in der Gastkommunikation zu unterstützen. Mit Minut kannst du beispielsweise anpassbare Nachrichtenvorlagen ausfüllen und Check-in- und Check-Out-Nachrichten für Gäste planen.
Mit den PMS-Integrationen von Minut kannst du deinen geplanten Vorlagen Shortcodes hinzufügen, um sie automatisch mit aufenthaltspezifischen Daten wie dem Gast und dem Namen der Unterkunft auszufüllen.
Wenn du einen Lärmmonitor für zu Hause wie den Minut-Sensor verwendest, kannst du automatisch Nachrichten an Gäste senden, in denen sie gebeten werden, den Lärm im Falle eines Lärmereignisses niedrig zu halten. Darüber hinaus können Sie Minut in Ihre Smart-Lock-Lösung integrieren, um Zugangsinformationen und Codes in Ihre geplanten Check-In-Nachrichten aufzunehmen.
Wenn du Vorlagen verwendest, sparst du dir nicht nur Zeit bei der Nachrichtenübermittlung an deine Gäste — du trägst auch dazu bei, dass deine Gäste einen ausgezeichneten Aufenthalt haben, indem du ihnen proaktiv alle Informationen zur Verfügung stellst, die sie benötigen, genau dann, wenn sie sie benötigen.
Verwenden Sie also maßgeschneiderte Vorlagen, um Ihren Gästen die Details zu geben, die sie für eine entspannte und angenehme Reise benötigen, und geben Sie dabei einige 5-Sterne-Bewertungen für Ihr Unternehmen ein.
Um die Konsistenz zu gewährleisten und Ihnen noch mehr Zeit zu sparen, sollten Sie einige der oben genannten Tools verwenden. Ganz gleich, ob Sie sich für eine spezielle Gastnachrichtenlösung entscheiden oder die Nachrichtenfunktionen eines Tools wie Minut verwenden, die Automatisierung Ihrer Nachrichten an Gäste kann einen großen Einfluss auf Ihre Geschäftseffizienz und die Qualität Ihrer Gästebetreuung haben.
