So dokumentieren Sie Hinweise auf Regelverstöße in Mehrfamilienhäusern

Hatten Sie jemals einen Mieter mit einer Vorgeschichte von übermäßigen Lärm machen spät in der Nacht — hatte aber kein Verfahren zur Dokumentation wenn genau diese Episoden sind passiert und was waren die Ergebnisse?

Von den Ausgaben bis zu den Inspektionsterminen, Eine sorgfältige Führung von Aufzeichnungen ist eine der Säulen einer effektiven Immobilienverwaltung, und dies ist besonders wichtig bei der Verfolgung von Mietverstößen. Die genaue Dokumentation von Vorfällen und Regelverstößen ist der Schlüssel zur schnelleren und reibungsloseren Lösung von Konflikten und trägt dazu bei, ein sichereres und harmonischeres Umfeld für alle Anwohner zu gewährleisten. Es mag zwar wie ein langwieriger Prozess erscheinen, der Ihren ohnehin schon anstrengenden Tag als Hausverwalter ins Stocken bringt, es ist eines der Dinge, die Ihnen auf lange Sicht die Arbeit erleichtern können.

In diesem Handbuch werden wir die untersuchen die häufigsten Arten von Mietverstößen und skizzieren ein praktisches, schrittweises Verfahren können Sie verwenden, um sie gründlich und effizient zu dokumentieren.

Häufige Mietverstöße

Mietverträge sollen alle Aspekte eines Mietverhältnisses abdecken, sodass Verstöße viele verschiedene Formen annehmen können.

Zu den häufigsten gehören:

• Wiederholte Lärmbelästigungen: Mieter, die häufig die Ruhezeiten stören oder übermäßigen Lärm verursachen, können die Lebensqualität der Nachbarn beeinträchtigen, was häufig zu formellen Beschwerden führt.
• Rauchen in einer Nichtraucherunterkunft: Rauchen kann Gesundheitsrisiken für andere Bewohner darstellen und ist eine Brandgefahr. Es kann auch zu unangenehmen Gerüchen führen, deren Entfernung schwierig und teuer ist.
• Ständig verspätete Mietzahlungen: Verspätete Zahlungen können sich auf den Cashflow einer Immobilie auswirken und zu finanziellen Problemen führen, wenn sie zu einem Muster werden.
• Halten eines nicht autorisierten Haustiers in einer Unterkunft ohne Haustiere: Unbefugte Haustiere können erhöhen Sie den Verschleiß der Immobilie, richten Schaden an und stören Nachbarn.
• Versäumnis, die Immobilie in gutem Zustand zu halten: Von den Mietern wird erwartet, dass sie ihre Einheiten in einem angemessenen Zustand halten. Vernachlässigung verschlechtert das Eigentum und führt zu erhöhten Wartungskosten.
• Überschreitung der Belegungsgrenzen: Ein Verstoß gegen die im Mietvertrag festgelegten Belegungsgrenzen kann die Gebäuderessourcen belasten und sich auf andere Bewohner auswirken.
• Untervermietung ohne Genehmigung: Unbefugte Untervermietung kann Sicherheitsrisiken mit sich bringen und gegen die Bauvorschriften verstoßen.
• Unsachgemäße Müllentsorgung: Eine unachtsame Müllentsorgung kann die Gesundheit anderer Anwohner gefährden, zu Schädlingsproblemen führen und zu Bußgeldern führen.

So verhindern Sie wiederholte Regelverstöße

Proaktive Prävention ist der beste Weg, um wiederholte Verstöße gegen Mietverträge zu reduzieren und einmalige Regelverstöße davon abzuhalten, weitere Verstöße zu begehen.

Einige praktische Ansätze, die in Betracht gezogen werden sollten, umfassen:

• Klare Erwartungen zu Beginn des Mietverhältnisses setzen: Stellen Sie sicher, dass der Mietvertrag die Konsequenzen für jeden Verstoß klar festlegt, und machen Sie bei Treffen mit neuen Mietern auf diesen Abschnitt des Dokuments aufmerksam.
• Kommunizieren Sie regelmäßig Richtlinien: Erinnern Sie die Mieter an wichtige Regeln, insbesondere in Bezug auf Gemeinschaftsbereiche und Ruhezeiten.
• Erinnere dich freundlich an: Platzieren Sie sichtbare Schilder in gemeinsam genutzten Räumen und senden Sie Erinnerungen per E-Mail oder über Immobilienverwaltungsplattformen.
• Ermutigen Sie zur Meldung von Problemen: Richten Sie ein anonymes Berichtssystem ein, damit Mieter Bedenken äußern können.
• Installieren Sie die Überwachungstechnologie: Geräte wie Minute überwachen Krach, Belegung, und Zigaretten- und Marihuanarauch, sendet Benachrichtigungen in Echtzeit, wenn ein Problem erkannt wird. Dies hilft Ihnen, proaktiv zu handeln und potenziell gefährliche oder regelverstoßende Situationen zu deeskalieren.

Schritt für Schritt: So erfassen und dokumentieren Sie Mietverstöße

Die genaue Protokollierung von Mietverstößen schützt das Eigentum und die gesamte Gemeinschaft und ist für die Beilegung von Streitigkeiten im Falle einer Eskalation unerlässlich.

Sie können diese Schritte befolgen, um sie zu dokumentieren:

1. Sammle physische Beweise

Wenn ein Regelverstoß auftritt, Das erste, was Sie tun müssen, ist Beweise für Ihre Unterlagen zu erfassen. Machen Sie Fotos oder Videos, die den Verstoß und/oder seine Folgen deutlich zeigen. Wenn ein Mieter beispielsweise unbefugte Haustiere hat, machen Sie Fotos von dem Tier oder den Schäden, die es möglicherweise verursacht hat.

Der Nachweis von Verstößen wie übermäßigem Lärm kann schwieriger zu erfassen sein. Wenn Minute ist auf dem Grundstück installiert, in dem der Verstoß aufgetreten ist. Sie können das Ereignisprotokoll von Minut überprüfen, um genau zu überprüfen, wann der Verstoß passiert ist. Dadurch entfällt die Notwendigkeit manueller Eingriffe, was das Sammeln von Beweisen für einen Verstoß erleichtert.

2. Erstellen Sie ein Verstoßprotokoll

Führen Sie ein dediziertes Protokoll, entweder digital oder physisch, für jeden Verstoß. Geben Sie für jeden Eintrag Datum, Uhrzeit, Art des Verstoßes und alle Belege an. Wenn Minute erkennt alle Lärmprobleme in der Immobilie. Exportieren Sie diese Daten, um sie in Ihren Unterlagen aufzubewahren.

3. Eine Mitteilung über einen Verstoß ausstellen

Bereite vor eine schriftliche Mitteilung, um den Mieter über die spezifische Mietklausel zu informieren, gegen die er verstoßen hat. Wenn Sie eine Vorlage bereit haben, kann dies den Vorgang beschleunigen.

Achten Sie darauf, Folgendes einzubeziehen:

• Die Adresse der Mieteinheit
• Name (n) des Mieters
• Das Datum der Mitteilung
• Einzelheiten des Mietverstoßes (mit Datum und Uhrzeit)
• Ein Verweis auf den Leasingbereich wurde verletzt
• Eine Frist zur Behebung des Problems
• Mögliche Folgen, wenn das Verhalten anhält

Eine klare Kommunikation in dieser Phase hilft den Mietern, den Ernst der Situation und die Erwartungen an eine Lösung zu verstehen. Es kann sie auch davon abhalten, die Straftat zu wiederholen.

4. Notieren Sie die Antworten der Mieter

Dokumentieren Sie alle Mitteilungen des Mieters im Zusammenhang mit dem Verstoß. Alle Eingeständnisse, Versprechen, Verhalten zu korrigieren, oder Einwände sollten zur Kenntnis genommen werden. Dieses Protokoll wird als wertvolles Beweismittel dienen, falls die Angelegenheit eskaliert, insbesondere in Fällen, in denen ein Verschulden eingestanden wird. Schriftliche Mitteilungen sind der beste Weg, um die Kommentare der Mieter aufzuzeichnen. Verwenden Sie daher nach Möglichkeit Kanäle wie E-Mail, Instant Messaging oder Mieterplattformen.

5. Folgeinspektionen durchführen

Nach Erteilung der Mitteilung führt Folgeinspektionen durch, um zu überprüfen, ob der Mieter das Problem gelöst hat, das den Verstoß verursacht hat. Notieren Sie sich die Prüfergebnisse in Ihrem Verstoßprotokoll. Wenn Minut in der Unterkunft installiert ist, sendet das Gerät automatische Warnmeldungen in Echtzeit aus, falls seit der Meldung neue Probleme festgestellt werden, sodass keine persönlichen oder manuellen Überprüfungen erforderlich sind.

6. Automatisieren Sie Prozesse, wo immer möglich

Verwenden technische Lösungen Teile des Dokumentationsprozesses zu automatisieren hilft dir Reduzieren Sie die manuelle Arbeit, verbessern Sie die Konsistenz und Genauigkeit und gewinnen Sie Zeit, um sich auf andere wichtige Angelegenheiten zu konzentrieren.

Wenn Sie mit Rauchen, Lärm und Belegungsverstößen zu tun haben, Minute kann Ihnen helfen, die Datenerfassung zu automatisieren und machen Sie es überflüssig, manuell nach wiederholten Verstößen oder Verbesserungen zu suchen. Bei Verstößen wie ständig verspäteten Zahlungen kann der Einsatz von Immobilienverwaltungssoftware wie Entrata, AppFolio oder Yardi Breeze dazu beitragen, den gesamten Prozess der Zahlungsverfolgung und der Ausgabe von Warnungen oder Hinweisen zu optimieren.

Sicherstellung einer effektiven Dokumentation und Behebung von Mietverstößen

Im Idealfall würden zwar alle Mieter die Immobilienregeln und Mietverträge einhalten, Verstöße gehören jedoch zur Realität der Arbeit eines Immobilienverwalters. Die gründliche Verfolgung und Dokumentation von Mietverstößen hilft Ihnen dabei, die von Ihnen verwalteten Immobilien zu pflegen, einen sicheren Ort für die gesamte Gemeinschaft zu gewährleisten und Probleme effizienter zu lösen.

Nutzung von Lösungen wie Minute Die Automatisierung von Aufgaben wie Beweiserhebung und Protokollierung hilft Ihnen dabei, manuelle Eingriffe zu reduzieren und Ihren Zeitplan zu entlasten. Auf diese Weise können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und Ihren Alltag effizienter gestalten.

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