Como documentar evidências de violações de regras em edifícios multifamiliares

Você já teve um inquilino com uma história de fazendo barulho excessivo tarde da noite — mas não tinha nenhum procedimento para documentar quando exatamente esses episódios aconteceram e quais foram os resultados?

De despesas a datas de inspeção, a manutenção meticulosa de registros é um dos pilares da gestão eficaz da propriedade, e é particularmente importante ao rastrear violações de leasing. Documentar com precisão incidentes e violações de regras é fundamental para resolver conflitos com mais rapidez e facilidade e ajuda a garantir um ambiente mais seguro e harmonioso para todos os residentes. Embora possa parecer um processo tedioso que atrapalha seu dia já agitado como gerente de propriedade, é uma das coisas que podem facilitar seu trabalho a longo prazo.

Neste guia, exploraremos o tipos mais comuns de violações de arrendamento e descreva um processo prático, passo a passo você pode usar para documentá-los de forma completa e eficiente.

Violações comuns de arrendamento

Contratos de locação destinam-se a cobrir todos os aspectos de uma locação, portanto, as violações podem assumir várias formas diferentes.

Os mais comuns incluem:

• Distúrbios sonoros repetidos: Os inquilinos que frequentemente interrompem os horários de silêncio ou criam ruídos excessivos podem afetar a qualidade de vida dos vizinhos, muitas vezes levando a reclamações formais.
• Fumar em uma propriedade para não fumantes: Fumar pode criar riscos à saúde de outros residentes e é um risco de incêndio. Também pode resultar em odores desagradáveis que são difíceis e caros de remover.
• Pagamentos de aluguel consistentemente atrasados: Pagamentos atrasados podem afetar o fluxo de caixa de uma propriedade e causar problemas financeiros se eles se tornarem um padrão.
• Manter um animal de estimação não autorizado em uma propriedade sem animais de estimação: Animais de estimação não autorizados podem aumentar o desgaste da propriedade, causam danos e incomodam os vizinhos.
• Falha em manter a propriedade em bom estado: Espera-se que os inquilinos mantenham suas unidades em condições razoáveis. A negligência deteriora a propriedade e leva ao aumento dos custos de manutenção.
• Excedendo os limites de ocupação: Violar os limites de ocupação estabelecidos no contrato de locação pode sobrecarregar os recursos do edifício e impactar outros residentes.
• Sublocação sem permissão: A sublocação não autorizada pode apresentar riscos de segurança e violar os regulamentos de construção.
• Eliminação inadequada do lixo: O descarte descuidado de resíduos pode ser um risco à saúde de outros residentes, causar problemas de pragas e levar a multas.

Como evitar repetidas violações de regras

Prevenção proativa é a melhor maneira de reduzir as repetidas violações do contrato de locação e impedir que infratores ocasionais cometam mais ofensas.

Algumas abordagens práticas a serem consideradas incluem:

• Definir expectativas claras no início da locação: Certifique-se de que o contrato de locação indique claramente as consequências de cada violação e chame a atenção para esta seção do documento ao se reunir com novos inquilinos.
• Comunique políticas regularmente: Lembre os inquilinos das principais regras, especialmente em áreas compartilhadas e horários de silêncio.
• Forneça lembretes amigáveis: Coloque sinalização visível em espaços compartilhados e envie lembretes por e-mail ou plataformas de gerenciamento de propriedades.
• Incentive a denúncia de problemas: Crie um sistema de denúncia anônima para permitir que os inquilinos expressem suas preocupações.
• Instale a tecnologia de monitoramento: Dispositivos como Minuto monitor ruído, ocupação, e fumaça de cigarro e maconha, enviando alertas em tempo real quando um problema é detectado. Isso ajuda você a agir de forma proativa e diminuir qualquer situação potencialmente perigosa ou violadora de regras.

Passo a passo: como registrar e documentar violações de leasing

Registrar com precisão as violações do contrato de arrendamento protege a propriedade e a comunidade em geral e é essencial para resolver disputas caso elas se agravem.

Você pode seguir estas etapas para documentá-las:

1. Colete evidências físicas

Quando ocorre uma violação de regra, a primeira coisa que você precisa fazer é capturar evidências para seus registros. Tire fotos ou vídeos mostrando claramente a infração e/ou suas consequências. Por exemplo, se um inquilino tiver animais de estimação não autorizados, tire fotos do animal ou de quaisquer danos que ele possa ter causado.

A prova de violações, como ruído excessivo, pode ser mais difícil de capturar. Se Minuto está instalado na propriedade onde a infração ocorreu. Você pode revisar o registro de eventos do Minut para verificar exatamente quando a violação aconteceu. Isso elimina a necessidade de intervenção manual, facilitando a coleta de provas de uma violação.

2. Crie um registro de violações

Mantenha um registro dedicado, digital ou física, para cada violação. Para cada entrada, inclua a data, a hora, o tipo de violação e qualquer evidência de apoio. Se Minuto detecta qualquer problema de ruído na propriedade, exporte esses dados para manter seus registros.

3. Emitir um aviso de violação

Preparar uma notificação por escrito para informar o inquilino sobre a cláusula de locação específica que ele violou. Ter um modelo pronto pode ajudar a acelerar o processo.

Não se esqueça de incluir:

• O endereço da unidade de locação
• Nome (s) do inquilino
• A data do aviso
• Detalhes da violação do contrato de locação (com datas e horários)
• Uma referência à seção de locação foi violada
• Um prazo para corrigir o problema
• Consequências potenciais se o comportamento continuar

Uma comunicação clara nesse estágio ajuda os inquilinos a entender a gravidade da situação e as expectativas de resolução. Isso também pode impedi-los de repetir a ofensa.

4. Registre as respostas dos inquilinos

Documente todas as comunicações do inquilino relacionadas à violação. Quaisquer admissões, promessas de comportamento correto ou objeções devem ser anotadas. Esse registro servirá como evidência valiosa se o assunto piorar, especialmente nos casos em que houver uma admissão de culpa. As comunicações escritas são a melhor maneira de manter os comentários dos inquilinos como um registro, então use canais como e-mail, mensagens instantâneas ou plataformas de inquilinos sempre que possível.

5. Realizar inspeções de acompanhamento

Depois de emitir o aviso, realize inspeções de acompanhamento para verificar se o inquilino resolveu o problema que causou a violação. Anote os resultados da inspeção em seu registro de violações. Se o Minut estiver instalado na propriedade, o dispositivo enviará alertas automatizados em tempo real caso novos problemas sejam detectados desde o aviso, portanto, nenhuma verificação presencial ou manual é necessária.

6. Automatize processos sempre que possível

Usando soluções tecnológicas automatizar partes do processo de documentação ajudará você reduza o trabalho manual, melhore a consistência e a precisão e libere tempo para se concentrar em outros assuntos prioritários.

Se você está lidando com violações de tabagismo, ruído e ocupação, Minuto pode ajudá-lo a automatizar a coleta de dados e elimine a necessidade de verificar manualmente se há reincidências ou melhorias. Para violações, como pagamentos atrasados consistentes, o uso de software de gerenciamento de propriedades, como Entrata, AppFolio ou Yardi Breeze, pode ajudar a agilizar todo o processo de rastreamento de pagamentos e emissão de avisos ou avisos.

Garantir a documentação e a resolução eficazes de violações de locação

Embora, idealmente, todos os inquilinos cumpram as regras de propriedade e os contratos de locação, as violações são uma realidade do trabalho de qualquer gerente de propriedade. Rastrear e documentar minuciosamente as violações de arrendamento ajudarão você a cuidar das propriedades que administra, garantir um espaço seguro para a comunidade em geral e resolver problemas com mais eficiência.

Aproveitando soluções como Minuto automatizar tarefas como coleta e registro de evidências ajudará você a reduzir as intervenções manuais e a liberar sua agenda. Isso permitirá que você se concentre no que importa e seja mais eficiente no seu dia-a-dia.

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