Hai mai avuto un inquilino con una storia di fare rumore eccessivo a tarda notte, ma non aveva alcuna procedura per la documentazione quando esattamente quegli episodi sono accaduti e quali sono stati i risultati?
Dalle spese alle date delle ispezioni, una meticolosa tenuta dei registri è uno dei pilastri di una gestione efficace della proprietà, ed è particolarmente importante per tenere traccia delle violazioni del contratto di locazione. Documentare accuratamente gli incidenti e le violazioni delle regole è fondamentale per risolvere i conflitti in modo più rapido e agevole e contribuisce a garantire un ambiente più sicuro e armonioso per tutti i residenti. Anche se può sembrare un processo noioso che impantana la tua già impegnativa giornata come gestore di proprietà, è una delle cose che possono semplificarti il lavoro a lungo termine.
In questa guida, esploreremo tipi più comuni di violazioni del contratto di locazione e delineano un processo pratico e dettagliato puoi utilizzarli per documentarli in modo completo ed efficiente.
Contratti di locazione sono pensati per coprire tutti gli aspetti di una locazione, quindi le violazioni possono assumere molte forme diverse.
I più comuni includono:
Prevenzione proattiva è il modo migliore per ridurre le ripetute violazioni del contratto di locazione e dissuadere i trasgressori una tantum dal commettere più reati.
Alcuni approcci pratici da considerare includono:
Una registrazione accurata delle violazioni del contratto di locazione protegge la proprietà e la comunità in generale ed è essenziale per risolvere le controversie nel caso in cui si aggravino.
Puoi seguire questi passaggi per documentarli:
Quando si verifica una violazione delle regole, la prima cosa che devi fare è acquisire prove per i tuoi archivi. Scatta foto o video che mostrino chiaramente l'infrazione e/o le sue conseguenze. Ad esempio, se un inquilino ha animali domestici non autorizzati, scatta foto dell'animale o dei danni che potrebbe aver causato.
Le prove di violazioni, ad esempio il rumore eccessivo, possono essere più difficili da acquisire. Se Minut è installato nella proprietà in cui si è verificata l'infrazione, puoi rivedere il registro degli eventi di Minut per verificare esattamente quando è avvenuta la violazione. Ciò elimina la necessità di un intervento manuale, facilitando la raccolta delle prove di una violazione.
Mantieni un registro dedicato, digitale o fisico, per ogni violazione. Per ogni voce, includi la data, l'ora, il tipo di violazione ed eventuali prove a sostegno. Se Minut rileva eventuali problemi di rumore nella proprietà, esporta questi dati per conservarli nei tuoi registri.
Preparare un avviso scritto per informare l'inquilino della specifica clausola di locazione che ha violato. Avere un modello pronto può aiutare a velocizzare il processo.
Assicurati di includere:
Una comunicazione chiara in questa fase aiuta gli inquilini a comprendere la gravità della situazione e le aspettative di risoluzione. Può anche dissuaderli dal ripetere il reato.
Documenta tutte le comunicazioni dell'inquilino relative alla violazione. Eventuali ammissioni, promesse di comportamento corretto o obiezioni devono essere annotate. Questo record servirà come prova preziosa in caso di aggravamento della questione, specialmente nei casi in cui vi sia un'ammissione di colpa. Le comunicazioni scritte sono il modo migliore per tenere traccia dei commenti degli inquilini, quindi utilizza canali come e-mail, messaggistica istantanea o piattaforme tenant ove possibile.
Dopo aver emesso l'avviso, eseguire ispezioni di follow-up per verificare se l'inquilino ha risolto il problema che ha causato la violazione. Annota i risultati dell'ispezione nel registro delle violazioni. Se Minut è installato nella proprietà, il dispositivo invierà avvisi automatici in tempo reale nel caso in cui vengano rilevati nuovi problemi dopo l'avviso, quindi non sono necessari controlli manuali o di persona.
Usando soluzioni tecnologiche automatizzare parti del processo di documentazione ti aiuterà riduci il lavoro manuale, migliora la coerenza e la precisione e libera tempo per concentrarti su altre questioni prioritarie.
Se hai a che fare con fumo, rumore e violazioni dell'occupazione, Minut può aiutarti ad automatizzare la raccolta dei dati ed elimina la necessità di verificare manualmente eventuali infrazioni o miglioramenti recidivi. In caso di violazioni, come i continui ritardi nei pagamenti, l'utilizzo di software di gestione della proprietà, come Entrata, AppFolio o Yardi Breeze, può aiutare a semplificare l'intero processo di tracciamento dei pagamenti e di emissione di avvisi o avvisi.
Sebbene idealmente, tutti gli inquilini rispetterebbero le regole sulla proprietà e i contratti di locazione, le violazioni sono una realtà del lavoro di qualsiasi gestore di proprietà. Monitorare e documentare accuratamente le violazioni dei contratti di locazione ti aiuterà a prenderti cura delle proprietà che gestisci, a garantire uno spazio sicuro per la comunità più ampia e a risolvere i problemi in modo più efficiente.
Sfruttando soluzioni come Minut automatizzare attività come la raccolta e la registrazione delle prove ti aiuterà a ridurre gli interventi manuali e a velocizzare la tua pianificazione. Ciò ti consentirà di concentrarti su ciò che conta e di essere più efficiente nella tua quotidianità.
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