Ihre Gäste erwarten, dass Sie während ihres gesamten Aufenthalts aufmerksam sind und auf alle ihre Bedürfnisse eingehen. Sie möchten auch unabhängig sein, damit sie sich besonders fühlen, und vielleicht möchten sie auch einige Ihrer Hausregeln brechen.
Das ist eine ganze Reihe von Erwartungen und potenziellen Problemen, mit denen Sie umgehen können müssen, während Sie gleichzeitig Ihr internes Team verwalten und Ihr Portfolio an kurzfristigen Mieten (STR) erweitern.
Daher ist die Kommunikation mit Gästen einer der schwierigsten Bereiche in jedem Ferienhausunternehmen. Aus diesem Grund benötigen Sie eine klare, skalierbare Strategie.
In diesem Artikel wirst du sehen:
Mit den folgenden Strategien, Vorlagen und empfohlenen Softwaretools können Sie:
Indem du dich an Best Practices hältst und häufige Fallstricke vermeidest, kannst du dafür sorgen, dass deine Gäste engagiert und unabhängig bleiben — und so sowohl Stornierungen als auch Fragen minimieren.
Hier sind einige wichtige Tipps und Verbote für die Kommunikation mit Ferienhausgästen:
Wenn Sie diese Vor- und Nachteile befolgen, können Sie Ihren Gästen ein positives Erlebnis bieten und gleichzeitig Ihr Portfolio erweitern, betrieblich effizient bleiben.
Die Erstellung eines automatisierten Nachrichtenflusses optimiert die Kommunikation mit Ihren Gästen und stellt sicher, dass Sie so wenig manuelle Aufgaben wie möglich erledigen müssen. In der Zwischenzeit erhalten die Gäste immer die Informationen, die sie benötigen, um das Beste aus ihrem Aufenthalt herauszuholen.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie erstellen und Automatisieren Sie Gastnachrichten für die Dauer jedes Aufenthalts.
Hier ist ein Beispiel:
Mit Guest Connect von Minut können Sie benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, die Shortcodes für Informationen wie Gastnamen und Anweisungen zum Check-in enthalten.
⇨ Buchungsbestätigung
Hallo {{guest_name}},
Vielen Dank, dass Sie sich für {{home_name}} für Ihren Aufenthalt entschieden haben! Ihre Buchung von {{checkin_date}} bis {{checkout_date}} ist bestätigt. Wir werden in Kürze weitere Informationen senden, aber bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden.
[Local Area] hat viel zu bieten, von malerischen Orten wie [Local Attraction] bis hin zu fantastischen Restaurants im [Local Restaurant]. Bitte werfen Sie einen Blick in unseren digitalen Reiseführer, um Ideen für Aktivitäten und einige unserer beliebtesten lokalen Juwelen zu finden [Link].
Dort finden Sie auch unsere Hausregeln, einschließlich Informationen zu unseren Ruhezeiten, unserem Rauchverbot und Anleitungen für einige Geräte. Bitte beachte auch, dass wir Minut verwenden, um sicherzugehen, dass Lärm, Belegung und Datenschutz gewährleistet sind Überwachung von Zigarettenrauch.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
⇨ Drei Tage vor dem Check-in
Hallo {{guest_name}},
Es ist fast Zeit für den Beginn Ihrer Reise. Hier sind einige wichtige Informationen für Ihre Ankunft. Der Check-in erfolgt ab der [Standard-Check-in-Zeit] am {{checkin_date}}. Hier finden Sie alles, was Sie zur Eingewöhnung benötigen:
Adresse: {{home_address}}
Parken: {{parking_details}}
Zugangscode: {{home_access_code}}
Anweisungen zum Check-in: {{checkin_instructions}}
WiFi-Netzwerk und Passwort: {{WiFi_Network}}/{{WiFi_code}}
All diese Informationen und mehr finden Sie in unserem digitalen Leitfaden [Link], aber wenn Sie etwas benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren!
Genieß deine Reise,
[Dein Name]
⇨ Tag nach dem Check-in
Hallo {{guest_name}},
Hoffe du hattest eine erholsame erste Nacht! War alles zu deiner Zufriedenheit? Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie Fragen oder Wünsche haben, damit Sie sich sofort einleben und den Rest Ihres Aufenthalts genießen können.
Wenn Sie heute Abend nach einem Ort suchen, an dem Sie essen können, schauen Sie sich [Local Area] an, da Sie dort viele großartige Optionen für jeden Geschmack finden.
Hab eine tolle Zeit,
[Dein Name]
⇨ Tag vor dem Check-out
Hallo {{guest_name}},
Wir hoffen, Sie hatten einen schönen Aufenthalt! Nur um sicherzustellen, dass morgen alles glatt läuft, hier eine Erinnerung daran, wie Sie den Check-out verwalten können:
Abreisezeit: [Standard-Abreisezeit]
[Alle anderen spezifischen Anweisungen wie Abwaschen, Müllentsorgung und Thermostateinstellungen]
Es ist ein schlüsselloses Schloss, also schließen Sie bitte einfach die Tür hinter sich fest, wenn Sie gehen.
Danke! Lass uns wie immer wissen, wenn du irgendwelche Fragen hast:)
Am besten,
[Dein Name]
⇨ Zwei Tage nach dem Check-out
Lieber {{guest_name}},
Danke, dass du dich für {{home_name}} entschieden hast! Wir hoffen, Sie hatten einen unterhaltsamen und erholsamen Aufenthalt. Wir würden uns freuen, wenn Sie Ihre Erfahrungen teilen und uns eine Fünf-Sterne-Bewertung hinterlassen könnten [Link zur Bewertungsplattform].
Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie sagen sollen, erwähnen viele unserer Gäste den Zustand und die Sauberkeit der Unterkunft, wie kommunikativ wir waren, oder die ruhige Gegend mit ihren bezaubernden Restaurants.
Sie waren fantastische Gäste und wir würden uns freuen, wieder Ihre Gastgeber zu sein. Als Zeichen unserer Wertschätzung freuen wir uns, Ihnen 15% Rabatt auf Ihren nächsten Aufenthalt bei uns anbieten zu können. Gehen Sie einfach auf unsere Website [Link] und verwenden Sie den Code WELCOME BACK.
Die besten Wünsche,
[Dein Name]
Die Planungsfunktionen von Minut sind extrem einfach zu bedienen. Die Plattform stellt eine Verbindung zu Ihrem Immobilienverwaltungssystem (PMS) her und ruft wichtige Daten ab, um sicherzustellen, dass alle Daten und Details für jeden Aufenthalt korrekt sind.
Auf diese Weise können Sie individuelle Regeln für Ihre Gastkommunikation erstellen, die skaliert werden, wenn Sie Ihr Inventar und die Anzahl der Buchungen erhöhen.
Wie du in den obigen Vorlagen bemerkt hast, kannst du eingehende Anrufe und Nachrichten von Gästen am besten reduzieren, indem du Gästen einen digitalen Reiseführer zur Verfügung stellst. Dies ist eine umfassende Ressource, die du im Laufe der Zeit anpassen kannst, sodass Gäste während ihres gesamten Aufenthalts unabhängig sein können.
Du solltest deinen digitalen Reiseführer verwenden, um alle wichtigen Informationen aus deinen geplanten Nachrichten, deinen Hausregeln und lokalen Empfehlungen weiterzugeben.
Ihr Reiseführer sollte ein Markenlogo haben, leicht anzupassen, einfach zu teilen und schnell zugänglich sein. Denken Sie bei der Erstellung Ihres Reiseführers auch an die oben genannten Vor- und Nachteile: Präsentieren Sie Ihre Informationen also klar und präzise und antizipieren Sie mögliche Fragen.
Hier sehen Sie, was Sie in Ihren Reiseführer für Ferienwohnungen aufnehmen können:
Sie können Fragen zu Parkplätzen, zum Zugang zur Unterkunft und zum WLAN mit planmäßigen Nachrichten und einem Reiseführer präventiv beantworten. Möglicherweise müssen Sie die Gäste jedoch auch kontaktieren, wenn es zu laut wird.
Sie können diesen Vorgang automatisieren, indem Sie den Geräuschpegel mit dem eigenständigen Gerät von Minut überwachen. Wenn der Lärm deine individuellen Grenzwerte für normale Zeiten oder Ruhezeiten überschreitet, wird eine voreingestellte Meldung ausgelöst und an die Gäste gesendet.
Zum Beispiel verwendet Minut seine Integration mit Airbnb um diese ausgelösten Lärmwarnmeldungen über die Airbnb-App zu automatisieren. Dadurch reagierst du viel schneller auf Lärmprobleme und deine internen Ressourcen werden weniger beansprucht — vor allem nachts.
Hier ist ein Beispiel für eine Lärmwarnmeldung, die du für einen Airbnb-Gast automatisieren könntest:
Es ist unvermeidlich, dass einige Gäste Ihre geplanten Informationen und Ihren Reiseführer ignorieren, während andere es einfach zu gewohnt sind, die persönliche Aufmerksamkeit einer 24-Stunden-Rezeption zu erfahren. Infolgedessen kann es vorkommen, dass Ihr Team bei der Erweiterung Ihres Portfolios Schwierigkeiten hat, auf Gäste einzugehen — selbst wenn automatische Nachrichten und Auslöser eingerichtet sind.
Diese Gäste können frustriert sein, wenn du nicht innerhalb weniger Minuten auf ihre Nachrichten antwortest oder ihre Anrufe nicht entgegennehmen kannst. Ebenso kann es sein, dass dein Team ein Problem wie eine nicht autorisierte Party nur langsam löst.
Um dieses Problem zu lösen, können Sie das Gästemanagement an ein rund um die Uhr geöffnetes Team auslagern, das Ihre Marke versteht, Zugriff auf Ihre Unterkunftsdetails hat, Warnmeldungen von Ihrer Überwachungstechnologie erhält und bereit ist, Probleme wie übermäßiger Lärm, Belegung oder Rauchen proaktiv zu lösen.
Zum Beispiel bietet Minut Rufen Sie Assist an und Wachassistent, dessen geschulte Teams Ihre Gästekommunikation verwalten und bei Bedarf die Unterkunft persönlich besuchen, um Probleme schnell zu lösen, bevor sie eskalieren.
Mit diesen skalierbaren Gästemanagement-Lösungen können Sie das Risiko einer Party, Sachschäden oder verärgerter Nachbarn minimieren, ohne die Mitarbeiterzahl Ihres Teams zu erhöhen. Außerdem können Sie Ihr Managementteam davor schützen, in eine potenziell konfrontative Situation geraten zu müssen.
Erfahre mehr: „Leistungsstarke Automatisierungen ermöglichen es uns, Gäste zu erreichen.“
Seit HUSWELL begonnen hat, Minut-Sensoren zu verwenden, ist das Portfolio auf über 700 Immobilien angewachsen.
Lesen Sie die Fallstudie
Gäste beanspruchen Ihre Zeit und Ressourcen extrem. Wenn Sie also Ihre Kommunikation nicht automatisieren, werden Sie Schwierigkeiten haben, Ihr Geschäft auszubauen.
Einfach ausgedrückt: Der Aufwand, häufig gestellte Fragen zu Ankunft und Zugang zu beantworten, sowie die Notwendigkeit, Probleme zu lösen, sobald sie auftreten, führen zu betrieblichen Ineffizienzen, die sich STR-Unternehmen nicht leisten können, wenn sie eine effektive Skalierung anstreben.
Automatisierte Kommunikation rationalisiert diese Prozesse, sodass Sie Ihre Zeit und Ressourcen effizienter nutzen können, was letztendlich zu einer höheren Gästezufriedenheit und einem nachhaltigen Wachstum beiträgt.
Hier finden Sie eine Zusammenfassung, wie Sie Ihre Gastkommunikation optimieren können:
Wenn Sie all diese Strategien umsetzen, erhalten Sie eine 360-Grad-Lösung für die Gästekommunikation, die Gäste glücklich macht, positive Beziehungen zu Ihren Nachbarn aufrechterhält und es Ihnen ermöglicht, Ihr STR-Geschäft auszubauen.
