Sus huéspedes esperan que esté atento durante toda su estancia y que responda a todas sus necesidades. También quieren ser independientes, que se sientan especiales y es posible que también deseen infringir algunas de las reglas de la casa.
Es toda una lista de expectativas y posibles problemas que debes poder abordar y, al mismo tiempo, gestionar tu equipo interno y aumentar tu cartera de alquileres de corta duración (STR).
Como resultado, la comunicación con los huéspedes es una de las áreas más desafiantes dentro de cualquier negocio de alquileres vacacionales, por lo que necesitas una estrategia clara y escalable.
En este artículo, verás:
Con las siguientes estrategias, plantillas y herramientas de software sugeridas, podrá:
Si sigues las mejores prácticas y evitas los errores más comunes, puedes mantener a tus huéspedes comprometidos e independientes, y así minimizar tanto las cancelaciones como las preguntas.
Estas son algunas cosas esenciales que se deben y no se deben hacer para comunicarse con los huéspedes de alquileres vacacionales:
Si sigues estas recomendaciones, puedes crear una experiencia positiva para tus huéspedes y mantener la eficiencia operativa a medida que amplías tu cartera.
La creación de un flujo de mensajes automatizado agiliza la comunicación con tus huéspedes y garantiza que tengas la menor cantidad de tareas manuales posible. Mientras tanto, los huéspedes siempre reciben la información que necesitan para aprovechar al máximo su estancia.
A continuación, verás cómo crear y automatizar la mensajería de los huéspedes durante la duración de cada estancia.
He aquí un ejemplo:
Con Guest Connect de Minut, puedes crear plantillas personalizadas que incluyan códigos cortos para obtener información como los nombres de los huéspedes y las instrucciones de registro.
⇨ Confirmación de reserva
Hola {{guest_name}},
¡Gracias por elegir {{home_name}} para tu estancia! Se confirma tu reserva entre el {{checkin_date} y el {{checkout_date}}. Pronto te enviaremos más información, pero no dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta.
[Área local] tiene mucho que ofrecer, desde lugares pintorescos como [Local Attraction] hasta fantásticos restaurantes en [Local Restaurant]. Eche un vistazo a nuestra guía digital para obtener ideas sobre qué hacer y algunas de nuestras joyas locales favoritas [Enlace].
Allí también encontrarás nuestras normas internas, que incluyen detalles sobre nuestras horas de silencio, nuestra política de no fumar e instrucciones para algunos de los electrodomésticos. Además, ten en cuenta que utilizamos Minut para proteger la privacidad en materia de ruido, ocupación y monitoreo del humo del cigarrillo.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
⇨ Tres días antes de la entrada
Hola {{guest_name}},
Ya casi es la hora del inicio de tu viaje, así que aquí tienes algunos detalles clave para tu llegada. El registro comienza a partir de la [hora estándar de entrada] el {{checkin_date} y aquí tienes todo lo que necesitas para adaptarte:
Dirección: {{home_address}}
Estacionamiento: {{parking_details}}
Código de acceso: {{home_access_code}}
Instrucciones para registrarse: {{checkin_instructions}}
Red WiFi y contraseña: {{WIFI_network}}/{{WIFI_code}}
Puedes encontrar toda esta información y más en nuestra guía digital [Enlace], pero si necesitas algo, ¡no dudes en contactarnos!
Disfrute de su viaje,
[Tu nombre]
⇨ Día después de la entrada
Hola {{guest_name}},
¡Espero que hayas tenido una primera noche tranquila! ¿Ha sido todo de su agrado? Háganos saber si tiene alguna pregunta o solicitud para que pueda instalarse de inmediato y disfrutar del resto de su estancia.
Si está buscando un lugar para comer fuera esta noche, visite [Área local], ya que allí encontrará muchas opciones excelentes para todo tipo de gustos.
Que pases un buen rato,
[Tu nombre]
⇨ Día antes de la salida
Hola {{guest_name}},
¡Esperamos que haya tenido una estancia estupenda! Para asegurarnos de que mañana todo vaya bien, aquí tienes un recordatorio de cómo gestionar el proceso de salida:
Hora de salida: [Hora de salida estándar]
[Cualquier otra instrucción específica, como lavar los platos, tirar la basura y ajustar el termostato]
Es una cerradura sin llave, así que cierra firmemente la puerta detrás de ti cuando salgas.
¡Gracias! Como siempre, háganos saber si tiene alguna pregunta:)
Lo mejor,
[Tu nombre]
⇨ Dos días después de la salida
Estimado/a {{guest_name}}:
¡Gracias por elegir {{home_name}}! Esperamos que haya tenido una estancia divertida y relajante. Le agradeceríamos que compartiera sus experiencias dejándonos una reseña de cinco estrellas [Enlace a la plataforma de reseñas].
Si no estás seguro de qué decir, muchos de nuestros huéspedes mencionan el estado y la limpieza de la propiedad, lo comunicativos que hemos sido o la tranquila zona local con sus encantadores restaurantes.
Habéis sido unos huéspedes fantásticos y nos encantaría volver a ser vuestros anfitriones. Como muestra de nuestro agradecimiento, nos complace ofrecerle un descuento del 15% en su próxima estancia con nosotros. Solo tienes que ir a nuestro sitio web [enlace] y utilizar el código WELCOME BACK.
Mis mejores deseos,
[Tu nombre]
Las funciones de programación de Minut son extremadamente fáciles de usar. La plataforma se conecta con su sistema de administración de propiedades (PMS) y extrae datos clave para garantizar que todas las fechas y detalles de cada estadía sean correctos.
Esto te permite crear reglas personalizadas para la comunicación con los huéspedes, que se escalan a medida que aumentas tu inventario y el número de reservas.
Como habrás notado en las plantillas anteriores, una excelente manera de reducir las llamadas y los mensajes entrantes de los huéspedes es proporcionarles una guía digital. Se trata de un recurso integral que puedes adaptar con el tiempo para que los huéspedes puedan ser autosuficientes durante toda su estancia.
Debes usar tu guía digital para compartir toda la información clave de tus mensajes programados, las reglas de tu casa y las recomendaciones locales.
Su guía debe tener su marca, ser fácil de personalizar, fácil de compartir y de acceso rápido. Además, al crear su guía, recuerde lo que se debe y no se debe hacer anteriormente: por lo tanto, presente la información de manera clara y concisa, y anticipe las posibles preguntas.
He aquí un vistazo a lo que puedes incluir en tu guía de alquileres vacacionales:
Puedes responder de forma preventiva a las preguntas sobre el aparcamiento, el acceso a la propiedad y la conexión WiFi con mensajes programados y una guía, pero es posible que también tengas que ponerte en contacto con los huéspedes si hay mucho ruido.
Puede automatizar este proceso monitorizando los niveles de ruido con el dispositivo independiente de Minut. Si el ruido supera los umbrales personalizados de horas normales o de silencio, se activa un mensaje preestablecido y se envía a los huéspedes.
Por ejemplo, Minut usa su integración con Airbnb para automatizar estos mensajes de advertencia de ruido activados a través de la aplicación Airbnb. Esto acelera mucho tu tiempo de respuesta a los problemas de ruido y reduce el consumo de tus recursos internos, especialmente durante la noche.
Este es un ejemplo de un mensaje de advertencia de ruido que podrías automatizar para un huésped de Airbnb:
Inevitablemente, algunos huéspedes ignorarán la información programada y la guía, mientras que otros están demasiado acostumbrados a recibir la atención personalizada de una recepción abierta las 24 horas. Como resultado, a medida que amplíe su cartera, es posible que su equipo tenga dificultades para seguir respondiendo a las necesidades de los huéspedes, incluso con la mensajería automática y los activadores instalados.
Estos huéspedes pueden sentirse frustrados si no respondes a sus mensajes en tan solo unos minutos o no puedes responder a sus llamadas. Del mismo modo, tu equipo podría tardar en gestionar un problema, como el de una persona no autorizada.
Para resolver este problema, puedes subcontratar la gestión de huéspedes a un equipo disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que comprenda tu marca, tenga acceso a los detalles de tu propiedad, reciba alertas de tu tecnología de monitoreo y esté preparado para gestionar de forma proactiva problemas como el ruido excesivo, la ocupación o el tabaquismo.
Por ejemplo, Minut ofrece Asistencia de llamadas y Asistencia de guardia, cuyos equipos capacitados gestionan la comunicación con los huéspedes y, si es necesario, visitan la propiedad en persona para resolver rápidamente cualquier problema antes de que se agrave.
Con estas soluciones escalables de gestión de huéspedes, puedes mitigar el riesgo de que se celebre una fiesta, se produzcan daños a la propiedad o se moleste a los vecinos sin aumentar la plantilla de tu equipo. Además, puedes proteger a tu equipo de gestión para que no tenga que entrar en una situación que pueda provocar una confrontación.
Obtenga más información: «Potentes automatizaciones que nos permiten llegar a los huéspedes».
Desde que HUSWELL comenzó a utilizar los sensores Minut, su cartera ha crecido hasta alcanzar más de 700 propiedades.
Lea el estudio de caso
Los huéspedes exigen mucho tiempo y recursos, por lo que, si no automatizas tu comunicación, tendrás dificultades para hacer crecer tu negocio.
En pocas palabras, la carga de responder a las preguntas más frecuentes sobre la llegada y el acceso, así como la necesidad de ponerse en contacto para gestionar los problemas a medida que surgen, crean ineficiencias operativas que las empresas de STR no pueden permitirse si pretenden escalar de manera eficaz.
La comunicación automatizada agiliza estos procesos, lo que te permite utilizar tu tiempo y tus recursos de forma más eficiente y, en última instancia, contribuye a una mayor satisfacción de los huéspedes y a un crecimiento sostenible.
Este es un resumen de cómo optimizar la comunicación con los huéspedes:
Al implementar todas estas estrategias, dispondrá de una solución integral para la comunicación con los huéspedes que los mantendrá contentos, ayudará a mantener relaciones positivas con sus vecinos y le permitirá hacer crecer su negocio de STR.
