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Dans ce secteur si dynamique qu’est la location saisonnière, le professionnalisme et la satisfaction client sont des aspects primordiaux. Pour preuve, il est un élément essentiel qui gagne en importance au fur et à mesure de l'accueil de voyageurs dans vos logements : le processus de pré check-in. Cet article va tenter d’explorer en détail, pourquoi toutes ces étapes juste avant l’arrivée de locataires dans votre hébergement sont désormais devenues indispensables pour augmenter vos chances de récolter d'excellents retours et commentaires après un séjour. Nous verrons également comment les automatiser pour être le plus efficace possible. Enfin, nous vous expliquerons que pour y arriver, il existe des solutions innovantes comme notre outil Minut qui révolutionnent cette phase capitale de la prise en charge des personnes ayant été séduites par votre bien. Laissez-vous guider, que vous soyez propriétaire ou gestionnaire, et vous saurez tout d’un pré check-in réussi !
À l'instar du pré check-in dans l’hôtellerie devenue monnaie courante, ce processus transforme l'arrivée des locataires d'une simple formalité en une expérience fluide et agréable. En fournissant des informations essentielles à l'avance, vous créez, en tant qu’hôte, un sentiment de préparation qui met immédiatement les voyageurs à l'aise. Il s’agit d’une première impression positive qui peut exercer une influence positive sur le séjour dans son entier.
Un pré check-in bien conçu vous permet de gagner un temps précieux le jour de l'arrivée. Les voyageurs peuvent fournir les informations nécessaires à l'avance, ce qui réduit les demandes et autres formalités (administratives, par exemple) sur place, le jour J. En tout cas, pour vous, cela signifie que vous pourrez gérer d'autres aspects de votre activité, bien plus importants pour votre développement, que la gestion de ces arrivées pouvant être chronophage, simplement par manque d’organisation.
Le pré check-in vous offre l'opportunité de personnaliser l'accueil de vos locataires en fonction des préférences et des besoins spécifiques de ces derniers. Cela renforce, ainsi, la qualité du service offert. Cette personnalisation peut aller de la préparation du logement selon leurs préférences, à la recommandation d'activités locales (à retrouver dans un livret d’accueil numérique, par exemple).
Cet accueil sur mesure pourrait d’ailleurs être considéré comme faisant partie des avantages de la location meublée pour vos locataires.
En collectant les informations importantes à l'avance, le risque de ratés, ou de malentendus lors de l’arrivée et de la prise de possession des lieux est considérablement réduit. De ce fait, vous assurez aux voyageurs un début de séjour sans accroc. Cela inclut la vérification des détails de réservation, des exigences spéciales et des informations de paiement.
Le pré check-in vous donne la possibilité de prévoir et de répondre aux besoins spécifiques de vos locataires, qu'il s'agisse d'équipements particuliers ou d'aménagements nécessaires. Par exemple, préparer un lit bébé, organiser un accès pour personnes à mobilité réduite, ou prévoir une petite attention pour un séjour en amoureux.
En obtenant des informations précises et complètes sur les voyageurs à l'avance, vous avez matière à effectuer les vérifications nécessaires et prendre des mesures en conséquence (nettoyage, protection et surveillance de votre logement). C’est particulièrement important dans le contexte actuel où la sécurité et la santé sont des préoccupations majeures pour tout le monde.
Lors du pré check-in, les informations recueillies permettent de bien préparer et planifier l'utilisation des ressources, que ce soit pour le personnel d'accueil, le nettoyage ou la maintenance des locations de courte durée. Cela offre une bonne opportunité de planification et de gestion efficace. Cela vous conduit à une gestion plus efficace et surtout rentable de votre propriété.
Nous vous recommandons vivement de vous inspirer du check-in en 10 étapes conçu à l'origine pour une activité hôtelière, mais facilement adaptable à la location saisonnière.
L'automatisation du pré check-in semble aujourd’hui très importante pour maximiser votre efficacité. Voici quelques moyens à votre disposition.
Des outils comme Smoobu, Guesty ou Hostaway offrent des fonctionnalités de pré check-in intégrées à leurs systèmes de gestion globale de vos propriétés. Ces plateformes permettent souvent une automatisation complète, tout au long du parcours voyageur, de la réservation initiale jusqu'au départ (et même au retour chez eux).
À ce propos, sachez qu’il y a de fortes chances que notre outil Minut puisse être intégré à votre PMS.
Des applications spécialisées (comme Wishbox ou GuestHug) se concentrent spécifiquement sur l'optimisation du processus de check-in et de pré check-in. Elles offrent généralement des interfaces conviviales tant pour vous en tant qu'hôte, que pour les clients.
L'utilisation des chatbots comme cela se fait beaucoup de nos jours, peut faciliter la collecte d'informations et la communication avec vos locataires avant leur arrivée. Ces systèmes peuvent être programmés pour répondre aux questions fréquentes et fournir des renseignements, en temps réel.
L'automatisation du pré check-in peut être directement intégrée aux systèmes de réservation existants, comme Airbnb ou Booking.com ou Abritel, pour une expérience des plus fluides. Cela permet une synchronisation des données entre différents sites, réduisant ainsi le risque d'erreurs.
Des dispositifs connectés, comme les serrures intelligentes, par exemple, peuvent être intégrés au processus de pré check-in pour une arrivée autonome. Ces solutions offrent une flexibilité accrue aux voyageurs et tendent à réduire encore un peu plus votre charge de travail, vous qui revêtez le costume d’hôte.
L’idéal étant de pouvoir vous servir d'outils innovants dans le domaine de l’accueil et de la communication avec les voyageurs en locations saisonnières. Des logiciels type PMS/Channel manager vous offre de nombreuses opportunités.
Une fonctionnalité de messagerie automatique qui vous permettra de communiquer efficacement avec vos locataires avant leur arrivée fait partie de la solution. Ces messages peuvent être personnalisés en fonction de divers critères :
Permettez-nous de vous proposer maintenant des exemples de messages automatiques à envoyer aux voyageurs.
« Bonjour [Nom du client],
Nous sommes ravis de confirmer votre réservation du [date d'arrivée] au [date de départ] dans notre propriété [nom de la propriété]. Nous vous enverrons plus d'informations sur le check-in dans les prochains jours. En attendant, n'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question.
À très bientôt ! »
« Cher/Chère [Nom du voyageur],
Votre séjour à [nom de la propriété] approche ! Pour nous aider à préparer au mieux votre arrivée, pourriez-vous nous confirmer les informations suivantes :
Nous sommes si impatients de vous accueillir !
Bien à vous, »
« Bonjour [Nom du client],
Nous espérons que vous êtes prêt(e) pour votre séjour à [nom de la propriété] ! Voici quelques informations utiles :
Nous nous permettons également de vous donner des renseignements sur le stationnement dans le quartier (numéro de place attribuée, nom du parking le plus proche, place libre dans la rue, etc.)
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’encore plus de précisions. Bon voyage ! »
« Cher/Chère [Nom du client],
Le grand jour est arrivé ! Nous espérons que votre voyage se déroule bien. Voici un petit rappel des informations essentielles :
Nous vous souhaitons un excellent séjour ! »
« Bienvenue à [nom de la propriété], [Nom du client] !
Nous espérons que vous vous êtes bien installé(e). N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de quoi que ce soit. Vous trouverez un guide complet de la maison et des recommandations locales bien en vue (sur la table de la cuisine, sous la télévision, dans le guéridon à l’entrée, etc.)
Profitez bien de votre séjour ! »
Un recensement facilité des renseignements nécessaires au check-in, telles que :
Nous vous recommandons d’utiliser une plateforme qui met en avant des protocoles de sécurité avancés pour protéger les données personnelles de vos locataires, assurant ainsi la conformité avec des réglementations comme le RGPD, entre autres.
Il faut également vous servir d’un système qui peut envoyer automatiquement les informations d'accès au logement, incluant :
Ces instructions peuvent être déployées de manière progressive, par exemple, en ne fournissant certains codes que quelques heures avant l'arrivée prévue, pour des raisons évidentes de sécurité.
Faites appel à un outil qui interagit parfaitement avec divers outils connectés, qui permettent :
Cette intégration permet une gestion proactive de votre hébergement, assurant que tout est parfait avant l'arrivée des voyageurs.
Une solution peut vous envoyer des messages importants pour l’accueil des occupants de votre logement, est une bonne solution :
Ces notifications aident, encore une fois, à coordonner tous les aspects de la gestion de votre hébergement, assurant une expérience sans accroc pour vos visiteurs.
Vous devez être en mesure de personnaliser l'expérience de pré check-in en fonction des préférences des clients :
Cette personnalisation contribue à créer une expérience unique et mémorable pour chaque client.
Une plateforme offrant des outils d'analyse apte à vous permettre d'optimiser continuellement votre processus de pré check-in, est très utile. Elle peut améliorer :
Ces analyses permettent aux hôtes d'affiner constamment leur approche du pré check-in pour maximiser leur efficacité opérationnelle.
Notre solution Minut est un outil novateur conçu pour simplifier et automatiser la gestion des locations saisonnières, en particulier en ce qui concerne le pré check-in. Nos fonctionnalités permettent d'améliorer l'expérience des propriétaires et des gestionnaires tout en garantissant une meilleure fluidité pour les locataires.
En premier lieu, nous facilitons l'intégration d'un check-in à distance. Grâce à notre capteur intelligent, vous pouvez surveiller l'occupation de votre logement en temps réel, garantissant que vos locataires respectent les horaires d'arrivée et de départ. Cela évite les interventions manuelles et rend le processus plus flexible, particulièrement utile en cas d’arrivée tardive. En complément, notre capteur est compatible avec la gestion des serrures connectées, permettant de délivrer des codes d'accès temporaires et personnalisés pour chaque séjour. Cette fonctionnalité élimine le besoin de remise physique des clés, rendant le check-in plus sécurisé et rapide.
De plus, nous vous assurons un suivi de la sécurité et du confort de vos hébergements avant et pendant le séjour des voyageurs. Notre détecteur surveille la qualité de l'air, la température, ainsi que les niveaux sonores garantissant que votre propriété est prête et confortable avant sa prise de possession par de futurs occupants. De plus, les alertes en cas de bruit excessif aident à prévenir les nuisances, vous offrant une tranquillité d’esprit et préservant les relations avec le voisinage.
Enfin, la solution permet d’automatiser la communication avec les voyageurs avant leur arrivée, en envoyant des instructions claires pour le check-in, les règles de la maison et les informations locales. Cela contribue à améliorer la transparence et à réduire les échanges inutiles.
Le pré check-in est donc une procédure indispensable si vous voulez obtenir entière satisfaction de la part de vos locataires, dans ce secteur à forte concurrence qu'est la location saisonnière. Pour arriver à tirer davantage votre épingle du jeu et proposer des logements toujours aptes à accueillir des voyageurs dans le respect des lieux et du voisinage, vous pouvez toujours compter sur Minut.
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