Pour de nombreux secteurs économiques, mais plus particulièrement dans celui de la location de courte durée, la période des vacances scolaires estivales est celle dans laquelle les professionnels fondent énormément d’espoir. Chaque année, le début de l’été représente, de ce fait, le moment idéal pour aider tous les gestionnaires et conciergeries, dont vous faites certainement partie si vous lisez ceci, à préparer la haute saison qui démarre. Dans cet article, nous vous proposons une sorte de checklist de toutes les choses auxquelles penser pour gagner du temps durant les deux à trois mois qui suivent et qui s’annoncent logiquement plus chargés pour votre activité. De la gestion des logements à celle des voyageurs en passant par des exemples d'outils pour sécuriser les lieux et donc votre gagne-pain, nous allons vous donner les moyens d’éviter un certain nombre d’erreurs et de traverser ce moment sans grande difficulté. En suivant ces quelques conseils, il y a de grandes chances que vous puissiez en tirer profit au maximum et de manière beaucoup plus sereine.
Si l’on en croit les prévisions Atout France, qui est une agence en lien avec l’État chargée du développement touristique de notre beau pays, l’été s’annonce sous les meilleurs auspices. Forte d’un hiver avec une fréquentation stable voire en hausse, que ce soit par des voyageurs français (qui ont d’ailleurs choisi, en majorité, des courts séjours) ou internationaux (les recettes générées par ces derniers ont augmenté de façon significative), l’année 2024 semble être partie pour profiter d’une haute saison estivale faste en ce qui concerne les réservations touristiques, notamment dans des hébergements en location saisonnière. Les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris y sont évidemment pour quelque chose. Outre la région parisienne, les JO voient plusieurs de ses épreuves organisées dans d’autres villes. L’ensemble de notre territoire est donc impacté par la compétition, ce qui permet à de nombreux propriétaires ou conciergeries comme vous, de profiter d'une augmentation significative des demandes de séjours dans leurs logements. Celle-ci s’ajoutant à la croissance des réservations habituellement constatée à cette période. Vous avez donc doublement intérêt à vous préparer le mieux possible à cet afflux de locataires juilletistes, bien sûr, mais aussi estivants, de manière générale (la France étant toujours considérée comme l’une des premières destinations touristiques mondiales).
En étant à la tête d'une conciergerie, il est évident que vous devez faire preuve d’une organisation sans faille, surtout pour faire face à une période de forte demande, comme celle qui nous préoccupe dans cette publication. Celle-ci passe par la mise en place de procédures de travail bien définies, qui auront pour effet de :
Examinons plus en détails, les différentes étapes d’un processus métier bien établi pour préparer la haute saison, mais pas seulement, évidemment.
Il est indispensable que vous puissiez compter sur un système pratique et fiable qui vous donne les moyens de suivre touts vos plannings de réservations très facilement :
Cela, peu importe le nombre de plateformes sur lesquelles vous avez diffusé des annonces (Airbnb, Booking.com, Abritel et tant d’autres). Il est absolument nécessaire de centraliser un maximum d’informations sur ces réservations (dates de séjours, prix, tous les échanges avec les locataires, etc.) sur un même calendrier. Vous évitez, ainsi, d’aller les vérifier sur chacun des sites, les un après les autres et de répéter certaines opérations, plusieurs fois. Outre le gain de temps considérable dont vous allez profiter, vous minimisez grandement le risque de devoir faire face à d’éventuelles doubles réservations, crainte de tous les gestionnaires.
On peut relier cette étape de gestion des réservations, à celle qui consiste à ajuster vos prix en fonction de plusieurs facteurs :
L'idéal étant, pour cela, d’avoir recours à une stratégie de tarification dynamique bien étudiée.
C’est ce qui va conditionner les bonnes relations que vous aurez avec eux, tout au long de leur expérience. Par l’envoi de messages successifs et à différents moments de leur parcours (de la réservation au retour chez eux), ils doivent sentir que vous avez tout mis en œuvre pour les accompagner du mieux possible pendant la totalité de leur séjour. Voici, à titre d’exemples, les différentes informations et toutes les marques d’attention que vous pouvez leur faire parvenir :
La communication passe aussi par l’élaboration d’un livret d'accueil complet, dans lequel chacun de vos locataires peut retrouver un grand nombre de renseignements utiles à leur séjour.
Vous devez, là encore (et si vous voulez améliorer votre gestion et bien vous préparer à la haute saison), mettre en place une procédure qui soit la plus pratique pour vous et qui vous fasse perdre le moins de temps possible. Il ne faut évidemment pas que votre façon de faire mette en difficulté les locataires au moment de l’arrivée dans le logement. Vous pouvez bien sûr, choisir un accueil et une remise des clés en personne, ce qui suppose d’avoir fait passer des informations sur les horaires d’arrivées aux voyageurs (via le fameux message envoyé la veille, évoqué précédemment).
Bien que plus humaine aux yeux de certains hôtes, cette manière de procéder ne semble pas être la plus pratique, en période de forte affluence. Il faut que vous puissiez être présents à chaque rendez-vous, ou missionner quelqu'un pour le faire à votre place, le cas échéant. Cela demande un engagement et une disponibilité, parfois difficiles à honorer. Même si vous avez trouvé un moyen de regrouper les informations de séjour sur un seul support qui soit consultable par vos collaborateurs étant appelés à accueillir les occupants, ces derniers peuvent avoir du mal à respecter les heures préconisées (à cause de bouchons sur la route, par exemple).
Pour une gestion toujours plus fluide et pratique pour tout le monde, nous vous conseillons plutôt de mettre en avant une politique d’arrivée autonome.
Après avoir envoyé un livret d’accueil digital par mail ou autres, à vos futurs locataires (contenant tous les infos qu’ils ont besoin d’avoir pour rejoindre les lieux sans encombre), vous avez la possibilité de mettre en place un moyen, pour eux, d’entrer dans l’hébergement sans que qui que ce soit ait l’obligation de se déplacer pour le faire. Il existe des systèmes, comme :
Mais nous y reviendrons plus bas.
Afin d’accueillir les voyageurs dans les meilleures conditions, il est primordial que vos hébergements soient toujours impeccables et équipés comme il se doit. Cela passe évidemment par un ménage méticuleux entre chaque séjour, mais également par la mise à disposition de consommables et linge de maison, rendant la vie et l’installation des locataires tellement plus facile (draps, serviettes, papier toilette, etc.). Concernant la sécurité des lieux, des occupants et du voisinage, il est obligatoire d'installer certaines choses (détecteur de fumée et alarme ou barrière, en cas de villa avec piscine, par exemple). Il est aussi fortement recommandé d’en utiliser d’autres (serrure intelligente, capteur de nuisances sonores, détecteur de mouvement et autres). Pour une organisation optimale, Il est donc important d'établir une procédure de travail claire concernant tout cela. En l'occurrence, pour pouvoir faire passer, de façon automatique et sans avoir à les répéter (c’est hyperchronophage), les informations à toutes les personnes amenées à entrer dans les lieux à un moment ou à un autre :
N’hésitez pas à vous renseigner davantage sur ce que vous pouvez faire de plus pour optimiser votre rentabilité.
Il y a plusieurs technologies dédiées aux professionnels de la location de courte durée tels que vous l’êtes, qui vont vous permettre de respecter les procédures précédemment citées beaucoup plus facilement. L’automatisation passe par l’utilisation, entre autres, des solutions suivantes.
Quel que soit celui que vous choisissez parmi ceux proposés sur le marché, cet outil vous donne accès à un nombre de fonctionnalités basiques, telles que :
Tout est pensé pour réduire au minimum vos tâches manuelles, qui peuvent être sources d'erreurs et vous faire perdre un temps considérable.
La fonction principale d’un channel manager est de synchroniser toutes les réservations qui émanent des différentes plateformes sur lesquelles vos logements sont proposés. Il fait clairement le lien entre ces sites (Airbnb, Booking, etc.) et le PMS (qui ont pour certains d’entre eux, un channel manager déjà intégré). Un gestionnaire de canaux (en bon français) digne de ce nom, permet :
Plutôt que de devoir organiser des remises de clés intempestives qui peuvent, par la perte ou la dégradation de l'une ou plusieurs d’entre elles, vous porter préjudice, pourquoi ne pas les éliminer carrément de l’équation ? Vous pouvez très bien vous servir des technologies modernes, il en existe plusieurs sur le marché, comme les serrures Nuki, par exemple. Il s'agit d’un système d’ouverture intelligente qui permet aux voyageurs d’entrer dans l’hébergement à l'aide d’une application connectée ou d’un code qui en déverrouille la porte. L'intérêt pour vous, en tant que gestionnaire, est que vous pouvez, à distance, générer les codes ou les autorisations nécessaires à l’ouverture des lieux pour qui vous voulez (voyageurs, équipiers et intervenants). S’il est intégré à votre PMS/channel manager, cela peut même se faire automatiquement pour les locataires, dès la validation de leur réservation.
Pour terminer cet article, comment ne pas évoquer la protection et le contrôle de vos logements. En installant un capteur, comme notre boitier Minut, vous avez accès à des fonctionnalités, telles que :
Cela permet de préserver les propriétés de l’organisation de fêtes non autorisées susceptibles de gêner le voisinage. À chaque niveau sonore trop important détecté, les occupants et vous-même êtes prévenus de la situation. Vous pouvez, de ce fait, prendre les décisions qui s’imposent pour faire cesser les débordements ou laisser nos opérateurs gérer la communication avec vos bruyants locataires, à votre place. À noter que notre API Minut permet de connecter tous vos logements équipés de notre solution à votre PMS.
Encore un moyen, parmi tous ceux déjà cités, de faciliter votre gestion et de gagner un temps précieux pour vous aider à préparer la haute saison dans les meilleures conditions.
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