En location saisonnière, l’été est, en général, le moment de l’année le plus faste en ce qui concerne les demandes et les réservations dans de nombreuses régions. Cet afflux massif de voyageurs oblige les gestionnaires et les conciergeries à faire preuve d’une organisation sans faille pour toutes les missions inhérentes à cette activité, et ce, dès le commencement de cette période. Si tel est votre cas, nous vous proposons, en ce début du mois de juillet, de faire un point sur les moyens qui sont à votre disposition pour faciliter votre gestion au maximum. Dans un premier temps, nous allons revenir sur tout ce qu’il est possible de mettre en place, en termes d’automatisation, pour vous soulager. Ensuite, nous verrons quelles pistes sont à explorer pour trouver du renfort opérationnel en haute saison, même à la dernière minute. Enfin, nous vous montrerons qu’il existe des outils pour alléger autant que possible certaines tâches liées, notamment, à la communication avec vos locataires, surtout lorsqu’il s’agit de les rappeler à l’ordre en cas de nuisances sonores.
Voilà un excellent moyen de rationaliser et surtout de soulager ses opérations propres à l’exploitation de logements en location saisonnière. C’est encore plus vrai lorsque l’on entre en période estivale et que l’on s’attend à accueillir un nombre beaucoup plus important de locataires (c’est tout le mal que l’on vous souhaite, en tout cas). Afin de pouvoir choisir avec precision les outils technologiques dont vous avez besoin pour vous faciliter la vie et appréhender cette folle saison plus sereinement, il est indispensable de déterminer des procédures de travail claires qui mettent en exergue toutes les tâches à effectuer pour chacune de vos propriétés. Ces processus peuvent être les suivants :
Il existe donc des solutions pour automatiser tous ces points et être le mieux préparé possible à la haute saison.
Si vous êtes gestionnaire ou à la tête d'une conciergerie, même avec un minimum d’expérience, vous devez sans doute vous servir d’outils de ce type. Ils sont indispensables, car ils vous font gagner un temps considérable dont vous aurez nécessairement besoin pour pouvoir vous occuper efficacement de tous vos biens, en particulier durant l’été. En effet, un PMS vous permet de :
Un channel manager est ce qui fait le lien entre les multiples plateformes sur lesquelles vos propriétés sont présentes (Airbnb, Abritel, Booking.com, etc.) et votre PMS. Il synchronise :
Pour en savoir plus, découvrez un des channel managers les plus populaires du marché : SuperHote.
Héberger des locataires successifs peut être la source de risques potentiels pour eux, mais également pour le logement et le voisinage :
Il existe évidemment des solutions pour minimiser tout cela, comme :
Notre solution Minut vous offre, quant à elle, un panel très complet de fonctionnalités, qui favorise la protection et la surveillance de vos logements, telles que :
Toutes ces fonctions sont un rempart à la moindre activité suspecte dans vos logements et en particulier, contre les fêtes non autorisées. Les beaux jours étant plus propices à l’organisation de celles-ci, elles sont véritablement la hantise du voisinage des locations Airbnb, ce qui peut avoir des conséquences désatreuse sur votre activité. Il serait dommage de devoir la stopper dans un logement, car les résidents de votre immeuble , rue ou quartier se sont plaints de débordements récurrents émanant des lieux. Notre outil est donc un moyen de nous laisser gérer ce genre de situations sans avoir à vous rendre sur place personnellement, une aubaine en cette période chargée qu’est l’été.
L’accueil des personnes qui vont séjourner chez vous fait partie des tâches les plus chronophages. Il est donc essentiel de mettre en place la façon, que vous considérez la plus efficace, d’accueillir vos locataires. Cela peut passer par le fait de faire appel à un tiers (co-hôte ou autre). Il peut être également très judicieux de mettre en place une solution d’arrivée autonome dans vos logements. Vous avez l’opportunité, de ce fait, de choisir d’envoyer toutes les informations nécessaires à la prise de possession de vos logements via un livret d’accueil digital, transmis par mail ou via la messagerie de la plateforme, dès la confirmation de la réservation, d’une part. D’autre part, vous pouvez donner le moyen aux voyageurs d’entrer sur les lieux, sans avoir besoin de vous déplacer (ou de demander à quelqu’un de le faire, à votre place) :
Bref, c’est à vous qu’il revient de décider si vous souhaitez mettre en place des arrivées autonomes ou pas.
Dans le cas où vous préférez privilégier un accueil et une remise de clé en personne, nous allons voir, maintenant, comment prévoir des renforts opérationnels humains pour vos meublés en location saisonnière, même pour cet été.
Vous avez évidemment la possibilité de demander (très gentiment) à des amis ou de la famille de vous dépanner et d’aller accueillir vos locataires à votre place. Il n'est pas rare non plus, qu’un voisin (qui n’a pas été dérangé par des locataires trop bruyants ou irrespectueux) puisse vous aider sur ce plan, de temps en temps. Cependant, force est de constater que ces solutions ne sont, en règle générale, que peu pérennes. En tant que gestionnaire professionnel, vous devez pouvoir compter sur du personnel de secours qui ne se concentre que sur cette tâche. L’idéal est donc de savoir où chercher pour vous adjoindre les services de collaborateurs plus fiables (car rémunérés). Nous évoquons le check-in (et check-out), mais c’est la même chose si vous êtes à la recherche d’agents d’entretien supplémentaires pour effectuer un nettoyage des logements plus fréquent au vu de la bonne saison qui s’annonce, en termes de nombre de voyageurs reçus entre vos murs.
La plateforme américaine vous propose, en effet, de vous mettre en relation avec des co-hôtes expérimentés de votre région. Ce sont des hommes et des femmes qui sont enregistrés sur Airbnb en tant que tels, car ils ont déjà accueilli des voyageurs au moins 10 fois (dans leur propre logement ou en tant que membre d’une équipe travaillant pour un ou plusieurs hôtes). Ils bénéficient, par ailleurs, d’une évaluation de la part des locataires de 4,8 étoiles sur 5, minimum. Tout cela en fait des collaborateurs capables de venir vous aider à gérer de nombreuses tâches comme les arrivées, les départs et le ménage, mais pas que. Vous pouvez, selon vos besoins du moment, leur demander de :
En tapant les adresses des logements concernés sur Airbnb, vous pourrez contacter les co-hôtes de votre choix, éventuellement disponibles à proximité. Il ne vous reste plus qu’à définir avec elle ou lui, les conditions de votre partenariat. Pour en savoir plus, vous pouvez vous rendre sur la page Airbnb vous permettant de trouver un co-hôte.
Il existe, en effet, pléthore de sites qui peuvent vous mettre en relation avec des personnes capables d’effectuer certaines missions pour vous dans vos hébergements et notamment, du ménage. On peut citer, d’abord, les plateformes spécialisées dans la recherche et l’offre d’emploi :
Ensuite, il y a les agences de nettoyage e de services à la personne, telles que :
Vous pouvez vous rapprocher de nombreuses plateformes , type services entre voisins :
Enfin, les réseaux sociaux ne sont pas en reste, puisque vous pouvez éventuellement trouver votre bonheur sur Facebook ou LinkedIn, pourquoi pas ?
De nombreux jeunes gens sont en recherche d’un emploi d’été, tous les ans. Voici donc un autre vivier d’équipier à exploiter (le vivier, pas les étudiants). Ils peuvent représenter une main- d'œuvre hyperdisponible, car ils cherchent, pour la plupart d’entre elles et eux, un moyen de gagner le plus d’argent possible sur un laps de temps très court (les vacances scolaires). Que ce soit pour de la remise de clés, de l’accueil ou du ménage, c’est une piste intéressante à creuser. À l'heure où nous publions, il est peut-être un peu tard pour déposer des annonces dans les universités proches de vos biens. Vous avez, néanmoins, la possibilité de passer par les réseaux sociaux déjà cités plus haut (linkedIn, Facebook via les groupes) ou bien de proposer vos offres d’emploi sur des sites dédiés aux boulots étudiants, comme :
Pour faire écho, en quelque sorte, à la présentation de produits dans un des paragraphes précédents, nous voulions vous présenter une des dernières fonctionnalités apparues dans notre offre Minut : Call Assist. Alors que vous pouviez déjà être notifié ( et les locataires aussi) du moindre dépassement de niveau sonore autorisé grâce à notre technologie, l’avantage de Call Assit est que, désormais, vous pouvez déléguer la relation voyageurs à une équipe de professionnels spécialement formés pour résoudre les problèmes liés au bruit, qui n’auront pas pu être stoppés par notre solution basique. Dès que le boîtier détecte des nuisances sonores, nos opérateurs prennent immédiatement contact avec les voyageurs pour faire cesser cela et éviter que la situation ne s’aggrave. Il est bon de noter que le service Call Assist peut intervenir 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cela vous permet de vous reposer complètement sur nous, même pour la gestion de cas extrêmes. Grâce à Call Assist, vous avez là une occasion de :
Vous l’avez constaté, vous avez plusieurs moyens d’organiser un renfort opérationnel en haute saison digne de ce nom. Minut sera, toujours à vos côtés pour faciliter la protection et la surveillance de vos logements en location de courte durée.
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