Gérer des locations de vacances signifie qu'il y a de la concurrence à chaque coin de rue et que chaque détail compte. C'est pourquoi vous êtes souvent pris dans un cycle ininterrompu de tâches qui requièrent votre attention 24 heures sur 24, vous empêchant de travailler au développement de votre entreprise.
Si vous gérez déjà plusieurs propriétés, vous savez qu'il faut s'assurer que chacune d'entre elles est prête pour le prochain séjour, jongler avec les check-in et répondre aux questions des voyageurs auxquelles vous avez déjà répondu.
L'automatisation du check-in des locations de vacances vous libère pour créer des expériences plus enrichissantes pour les voyageurs et être plus productif dans le temps dont vous disposez.
Dans ce guide, vous apprendrez comment démarrer avec l'automatisation du check-in des locations de vacances. Ces 7 astuces vous aideront à passer des tâches répétitives aux aspects stratégiques et créatifs de la gestion immobilière, ce qui vous permettra de commercialiser vos services avec succès et d'augmenter votre inventaire.
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Découvrez nos meilleures recommandations sur la façon d'automatiser le check-in pour votre entreprise de location de vacances. Nous inclurons des exemples concrets de check-in efficace, des recommandations de logiciels et la façon d'encourager les réservations répétées en protégeant votre propriété. Si vous êtes un hôte Airbnb expérimenté et cherchez à devenir une conciergerie, nous vous conseillons vraiment de suivre ces précieux conseils.
En choisissant le bon logiciel de location de vacances, vous simplifierez vos processus de check-in. Par exemple, la plupart des plateformes de location de vacances gèrent automatiquement les réservations, envoient des confirmations, planifient l'entretien et accélèrent les communications avec les voyageurs.
Avant de choisir votre logiciel, vous devez identifier les besoins spécifiques de votre entreprise de location de vacances. Tenez compte de facteurs tels que
Une fois que vous connaissez vos freins à la rationalisation du processus, rédigez une liste des fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin dans un logiciel de location de vacances.
Il peut s'agir de la gestion des réservations, de la gestion des canaux, du traitement des paiements, de la communication avec les voyageurs, du suivi de la maintenance et de l'analyse. Il est également essentiel de s'assurer que le logiciel propose des intégrations avec d'autres outils que vous utilisez, qu'il offre une excellente assistance à la clientèle et que son interface est facile à utiliser.
Voici trois exemples de systèmes de gestion immobilière (PMS) que vous pourriez utiliser :
De nombreux voyageurs souhaitent procéder au check-in sans avoir à se déplacer, en particulier s'ils parcourent de longues distances ou s'ils arrivent en pleine nuit. Le check-in sans contact vous donne, à vous et à vos voyageurs, plus de flexibilité et réduit considérablement le temps que vous passez à vérifier physiquement l'arrivée des personnes, ce qui est essentiel pour gérer votre location de vacances à distance.
Songez à mettre en place des systèmes d'entrée sans clé, des boîtes à clé ou des serrures intelligentes, permettant aux voyageurs de se faire check-in à leur convenance sans attendre un échange physique de clés.
Il est important d'installer un système d'entrée sans clé fiable et sécurisé et de fournir des instructions claires aux voyageurs sur la façon de l'utiliser. Veillez également à disposer d'un plan de secours en cas de problème technique et maintenez une communication régulière avec les voyageurs pour répondre à leurs préoccupations lors du check-in.
Conseil de pro : utilisez la fonction de messagerie programmée de Minut, Guest Connect, pour partager votre règlement intérieur le jour du check-in, ainsi que des informations sur l'aire de stationnement, l'accès à la propriété et les mots de passe Wifi.
Les voyageurs s'attendent à des réponses rapides aux demandes de renseignements et aux problèmes. Les systèmes de messagerie automatisés, généralement intégrés au logiciel de location de vacances, peuvent envoyer des réponses instantanées aux questions les plus courantes et fournir des informations essentielles. Par exemple, les confirmations de réservation, les instructions avant l'arrivée, les détails du check-in et les recommandations locales. De plus, vous pouvez personnaliser ces échanges pour que les voyageurs se sentent valorisés et enthousiastes à l'idée de leur séjour.
C'est également une bonne idée d'utiliser des "chatbots" sur votre site web ou vos plateformes de location pour répondre aux questions fréquemment posées en temps réel, et d'utiliser les plateformes de médias sociaux et les outils de messagerie tels que Whatsapp.
Si vous utilisez Minut, vous pouvez envoyer automatiquement des instructions de check-in après la confirmation d'une réservation. Vous pouvez également programmer l'envoi d'un message aux voyageurs pour leur rappeler de sortir les poubelles le jour de la collecte et de procéder au recyclage conformément aux directives locales. Les voyageurs se sentent ainsi valorisés et accompagnés tout au long de leur séjour, ce qui permet d'éviter les plaintes des voisins.
Conseil de pro : indiquez votre règle de communication dans votre confirmation de réservation et dans vos messages de bienvenue, en précisant les heures de disponibilité pour les réponses instantanées et les délais prévus pour les autres demandes.
Une expérience sans faille pour les voyageurs commence dès la première interaction et se poursuit après le check-in. Comme dit plus haut, il est crucial d'automatiser les messages de bienvenue, de fournir des instructions détaillées sur les équipements de la propriété et de s'assurer que les voyageurs ont facilement accès aux informations de contact s'ils ont besoin d'aide.
Si vous voulez aller plus loin, rédigez un livre d'accueil numérique complet qui comprend des instructions de check-in, des informations sur la propriété, des recommandations locales et des conseils de dépannage pour les problèmes courants, et rendez-le accessible par e-mail ou via une application dédiée. Un panier de bienvenue rempli de friandises ou de coupons en rapport avec les centres d'intérêt de vos voyageurs est également une attention sympathique.
Vous devrez également proposer des équipements de qualité dans chaque pièce et à l'extérieur : Pensez à l'ameublement, à la vaisselle et au linge de maison, ainsi qu'aux condiments, au thé, au café et aux articles de toilette.
En outre, vous devez maintenir un environnement impeccable et confortable. Cela signifie qu'il faut s'assurer que la propriété reste propre, bien entretenue et bien protégée. Avec un moniteur de bruit tout-en-un pour les locations de vacances, vous pouvez garantir des séjours plus que paisibles. Minut protège vos maisons de vacances contre la fumée de cigarette, détecte les bris de fenêtre et les mouvements, et inclut une alarme de sécurité.
Cela améliore l'expérience des voyageurs et convainc les propriétaires que vous pouvez assurer la sécurité de leurs biens. De plus, cela permet de s'assurer que les voyageurs réguliers ont la même expérience, sans faille, à chaque fois.
L'automatisation ne se limite pas à faciliter la communication avec les voyageurs. Par exemple, automatiser le filtrage des voyageurs peut vous aider à maintenir des normes élevées pour votre propriété et à réduire le risque d'avoir des voyageurs problématiques. Cela peut également vous aider à accélérer votre procédure de check-in, puisque vous êtes plus susceptible de faire confiance aux nouveaux voyageurs ainsi qu'à aux habitués.
Examinons de plus près d'autres technologies d'automatisation que vous pouvez utiliser pour permettre un "check-in" sans encombre.
Il s'agit notamment d'une technologie domestique intelligente pour votre location de vacances qui surveille les dommages ou les accès non autorisés. Par exemple, Minut protège vos propriétés du bruit, des fêtes, de la fumée, des effractions et des risques environnementaux, en envoyant des messages aux voyageurs en cas de problème et en assurant la sécurité de votre entreprise. Les voyageurs potentiels savent ainsi que vous accordez la priorité à la propreté et au bon état des lieux, ce qui peut les inciter à réserver.
L'automatisation du paiement garantit que toutes les transactions sont traitées de manière efficace et sécurisée, afin que vous puissiez démarrer avec un check-in serein. Automatisez le traitement des paiements afin de gérer les réservations, les dépôts de garantie et les remboursements sans intervention manuelle.
Les outils de tarification dynamique tels que Beyond Pricing, PriceLabs et Wheelhouse ajustent automatiquement vos tarifs de location en fonction de la demande du marché, de la saisonnalité et des événements locaux. Cela vous aide à maximiser vos revenus tout en restant compétitif.
Avoir un site web convivial qui encourage les réservations directes peut réduire de manière importante votre dépendance aux plateformes tierces et augmenter vos marges bénéficiaires. Mais vous pouvez faire plus. Il suffit de s'assurer que votre site Internet est optimisé pour le référencement, qu'il est adapté aux mobiles et qu'il dispose d'un système de réservation facile à utiliser.
Voici comment automatiser le check-in des locations de vacances via votre site de réservation directe :
Un "channel manager" vous permet de référencer votre bien sur plusieurs plateformes de réservation tout en vous assurant que vos disponibilités et vos tarifs sont synchronisés sur l'ensemble des sites. Cela permet d'éviter les doubles réservations et de gagner du temps sur les mises à jour manuelles.
Pour tirer le meilleur parti de votre channel manager, assurez-vous qu'il s'intègre à votre PMS et/ou à vos plateformes de réservation.
Sur le marché français, on peut citer parmi les channel manager les plus populaires : Avantio, Smily, RentalReady, Guesty, Smoobu, Beds24, Lodgify, Superhote
Vous pouvez automatiser le check-in des locations de vacances, améliorer l'expérience des voyageurs et gagner du temps en utilisant les bons outils. Par exemple, un logiciel de location de vacances facilite la gestion automatique de vos annonces sur tous les canaux, en contrôlant les prix et la disponibilité.
De plus, lorsque vous tirez parti de la technologie de location courte durée comme Minut, vous pouvez améliorer l'expérience de check-in pour les voyageurs et la rationaliser pour vos opérations. Assurez la sécurité de vos locations de vacances en détectant les fêtes, le bruit et la fumée de cigarette, et réduisez votre charge de travail grâce à des messages programmés et des alertes automatisées.
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