Auszugscheckliste für Mietinspektionen: Leitfaden für Hausverwalter

Picture this: Your residents move out and you welcome tenants into their new home. An hour after they arrive, they send you a text complaining that there’s a broken lightbulb in the bathroom, the bedroom is too humid, and the living room smells of cigarette smoke. 

Sending someone out to rectify the problem damages your residents’ trust and makes an already extensive turnover process take even longer. But this could’ve been prevented with a comprehensive moving-out checklist.

In this article, we offer a full guide of points to check over when your residents move out to maintain high standards of cleanliness and maintenance, and include tips from a property management expert. 

We also explore a solution that allows you to be more proactive in preventing property damage across your entire portfolio.

What is a move-out checklist?

A move-out checklist is a detailed document that allows you to evaluate the condition of a rental property when tenants end their lease. You can use it to check that each room meets an objective set of standards for cleanliness and maintenance. Then you can send it to new tenants for them to confirm they agree with your representation of the property’s condition.  

The checklist can be used to settle disputes about damage with tenants and it may be important in mediation or court.

Why is a move-out checklist important for property managers?

A  great move-out checklist helps you save time particularly when you’re training new staff. By creating an objective list of steps to follow, you can estimate how long it takes to turn over a unit more accurately. 

What’s more, as Ricki Vallana Bowden, a property manager at Elmington, says,  “You can minimize vacancy periods by quickly identifying repairs or cleaning that needs to be done before your next resident moving day.” 

A move-out checklist is designed to make sure tenants leave the property in the same condition as when they were unpacking. A reasonable level of wear and tear is to be expected, but a checklist can help you avoid issues like cigarette smoke and wall stains that affect property value and readiness.

With a co-signed checklist as part of your lease agreement, you can reduce the chance of your residents disagreeing with you about security deposit deductions. Then if you can’t come to an agreement, a checklist provides you with solid evidence of the property's condition, supporting your case in resolving disputes.  

23 items to include in your move-out checklist

Be sure to check these often overlooked items and areas as you move from room to room. 

Bedrooms

1. Inspect for remaining personal belongings
   Check all closets, drawers, and under the bed for any personal items left behind.

2. Evaluate cleanliness of floors and carpets
   Inspect hardwood or tile floors for cracks or holes and look for stains and burns in carpets.

3. Check walls and ceilings
   Look for scuffs, holes, and marks on the walls, as well as nails or pins for picture frames.

4. Inspect windows and doors
   Ensure all windows open and close properly. Check that all locks function. Look out for marks on door frames (these are common when the moving company carries furniture out).

5. Test electrical outlets and light fixtures
   Verify that all the electrical outlets are working. Make sure light fixtures are operational and replace any burnt-out, dim, or mismatching bulbs.

Bathrooms

6. Inspect the plumbing
   Flush toilets and run all sinks and tubs to make sure there are no clogs or leaks.

7. Check for remaining personal belongings
   Double-check the medicine cabinets, drawers, and shelves for toiletries like paper towels and hand soap.

8. Evaluate cleanliness of fixtures
   Make sure the toilet, sink, shower, and bathtub are clean and don’t have any marks or stains.

9. Check for mold and mildew
   Take a close look around the shower, bathtub, and sink for any discoloration or spots. Use Minut to provide ongoing mold-risk analysis.

10. Inspect tiles and grout
    Look for cracks or chips in the tiling. Ensure the grout between tiles is clean and in good condition.

11. Check mirrors and ventilation
    Make sure any mirrors are clean and not damaged. Check that the ventilation fans work properly to prevent moisture or odor buildup.

Kitchen

12. Inspect for remaining personal belongings
    Check all the cabinets and drawers for any items left behind by movers.‍
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13. Evaluate the oven
    Pull out shelves or guards inside the oven to check for burnt pieces of food that might be hidden. If there’s an extractor hood, remove the filter and make sure it isn’t full of greasy build-up.

12. Check countertops and sinks
    Make sure all the sinks will drain properly.

15. Inspect cabinets and drawers
    Check for any damage and wear. Make sure drawers slide in and out freely. 
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16. Test electrical outlets and light fixtures
    Test all the power outlets to make sure they work and supply the right wattage.

Living room

17. Inspect for remaining personal belongings
    Check behind the furniture and inside any shelves or drawers for personal items left during the moving process.
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18. Evaluate cleanliness of floors and carpets
    Check hardwood or tile floors for cracks or holes. Look for stains, damage, or burns on the carpets.
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19. Check walls and ceilings
    Look for scuffs, holes, and marks on the walls. Check for nails or pinholes from picture frames and holes from TV wall mounts.
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20.  Inspect windows and doors
    Ensure all windows open and close properly. Check door hinges and handles for functionality, and look out for marks on door frames.
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21. Test electrical outlets and light fixtures
    Verify that all electrical outlets are working and light fixtures are working.

Hallways and entryways

22. Check smoke detectors
    Check that all smoke detectors are in working order. Note that with Minut cigarette smoke detectors you get notifications to your phone about battery levels and tampering.
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23. Check boilers and HVAC units
    Use Minut to keep an eye on temperature and humidity with ease. 

How to format your move-out checklist

A well-formatted move-out checklist will speed up your inspection and provide a user-friendly framework to record any problems. Here’s an example of a simple table format for a bedroom inspection:

Es ist auch eine gute Idee, die folgenden Abschnitte in Ihre Checkliste zu integrieren:

Inventar

Eine Inventarkontrolle ist unerlässlich, um den Inhalt einer Immobilie beim Auszug richtig beurteilen zu können. Es sollte alle Gegenstände auflisten, die im Mietpreis enthalten waren, sowie deren Zustand beim Einzug.

Reinigen

Um den Mietern zu helfen, den Zustand zu verstehen, in dem die Immobilie hinterlassen werden muss, sollten Sie versuchen, beim Einzug detaillierte Reinigungsanweisungen zu geben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien alle Bereiche der Immobilie abdecken und spezielle Anweisungen für die gründliche Reinigung von Gegenständen wie Teppichen oder Öfen enthalten.

Bewährte Verfahren und zu vermeidende Fehler

Wenn Sie ein großes Portfolio verwalten, können kleine Probleme eskalieren, ohne dass Sie es merken. Hier sind einige bewährte Methoden und häufige Fehler, um dies zu vermeiden:

Bewährte Strategien

• Stellen Sie Ihren Bewohnern eine Kopie der Checkliste zur Verfügung, bevor sie ausziehen. Das bedeutet, dass sie verstehen, was von ihnen erwartet wird, und ihnen helfen können, die Immobilie fertig zu stellen, was Ihnen auf lange Sicht Zeit spart.
• Bieten Sie an, vor dem Auszug eine Inspektion durchzuführen, um alle Probleme zu ermitteln, die die Mieter vor dem Auszug selbst beheben können.
• Machen Sie beim Ein- und Auszug Fotos von allem in der Wohnung. Wie Ricki Vallana Bowden betont: „Sie sollten Zeitstempel verwenden. Es kann vorkommen, dass Sie ein Problem zunächst nicht bemerkt haben, aber später im Spielverlauf haben Sie etwas entdeckt, das verschmutzt oder kaputt war.“
• Wenn die Endkontrolle nicht von einem Dritten durchgeführt wird, ist es eine gute Idee, dem Mieter die Möglichkeit zu bieten, daran teilzunehmen. Auf diese Weise können Sie alle Probleme besprechen und sie zu einem bestimmten Zeitpunkt überprüfen.
• Verwenden Sie die Checkliste als Kommunikationsinstrument. Mieter sind sich der Kautionsabzüge bewusst. Wenn Sie diese frühzeitig angeben, können sie sich darauf beziehen und sich bei Fragen an Sie wenden.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

• Wenn Sie keine detaillierten Notizen, Fotos oder E-Mail-Ketten haben, auf die Sie zurückgreifen können, können Streitigkeiten über Einzahlungsabzüge schwieriger gelöst werden.
• Wenn Sie die Inspektion überstürzen und sich nicht die Zeit nehmen, die für eine gründliche Prüfung erforderlich ist, können Probleme übersehen werden. Ebenso kann es später zu Streitigkeiten führen, wenn Sie den Mietern vorzeitig mitteilen, dass sie ihre volle Kaution zurückerhalten, bevor Sie die Checkliste für den Auszug offiziell unterzeichnet haben.
• Die Anwendung unterschiedlicher Standards auf verschiedene Immobilien kann zu Verwirrung und Streitigkeiten führen. Es macht es Ihnen auch schwer, Inspektionen durchzuführen.

Proaktive Vermeidung von Immobilienproblemen

Eine Auszugscheckliste ist eine gute Möglichkeit, um nachzuweisen, dass an Ihrem Eigentum ein Schaden entstanden ist, aber sie trägt nicht sehr viel dazu bei, zu verhindern, dass dieser Schaden überhaupt entsteht.

Nehmen wir als Beispiel Zigarettenrauch. Wie Ricki beschreibt: „Es ist fast unmöglich nachzuweisen, dass in einer Wohnung während des Auszugs ein Geruch herrscht. Der Bewohner hat vielleicht alle Wände gereinigt, alle Jalousien ausgetauscht und den Luftfilter gewechselt, aber der anhaltende Rauchgeruch muss immer noch gründlich behandelt werden.“

Schützen Sie Ihre Immobilien mit Minut, das mit eingebauten Geräten ausgestattet ist Zigarettenerkennung sowie Lärmüberwachung und Überwachung der Belegung. Durch diese ständige, aber diskrete Überwachung können Sie verhindern, dass Probleme eskalieren, bevor sie sich auf Ihr Eigentum oder Ihre Anwohner auswirken.

Wie funktioniert das? Minut scannt nach Rauch, Lärm, Belegung und Temperaturschwankungen und Sie und Ihre Anwohner erhalten dann automatische Benachrichtigungen, wenn sich etwas ändert.