Lista de verificação de mudança para inspeções de aluguel: guia do gerente de propriedades

Picture this: Your residents move out and you welcome tenants into their new home. An hour after they arrive, they send you a text complaining that there’s a broken lightbulb in the bathroom, the bedroom is too humid, and the living room smells of cigarette smoke. 

Sending someone out to rectify the problem damages your residents’ trust and makes an already extensive turnover process take even longer. But this could’ve been prevented with a comprehensive moving-out checklist.

In this article, we offer a full guide of points to check over when your residents move out to maintain high standards of cleanliness and maintenance, and include tips from a property management expert. 

We also explore a solution that allows you to be more proactive in preventing property damage across your entire portfolio.

What is a move-out checklist?

A move-out checklist is a detailed document that allows you to evaluate the condition of a rental property when tenants end their lease. You can use it to check that each room meets an objective set of standards for cleanliness and maintenance. Then you can send it to new tenants for them to confirm they agree with your representation of the property’s condition.  

The checklist can be used to settle disputes about damage with tenants and it may be important in mediation or court.

Why is a move-out checklist important for property managers?

A  great move-out checklist helps you save time particularly when you’re training new staff. By creating an objective list of steps to follow, you can estimate how long it takes to turn over a unit more accurately. 

What’s more, as Ricki Vallana Bowden, a property manager at Elmington, says,  “You can minimize vacancy periods by quickly identifying repairs or cleaning that needs to be done before your next resident moving day.” 

A move-out checklist is designed to make sure tenants leave the property in the same condition as when they were unpacking. A reasonable level of wear and tear is to be expected, but a checklist can help you avoid issues like cigarette smoke and wall stains that affect property value and readiness.

With a co-signed checklist as part of your lease agreement, you can reduce the chance of your residents disagreeing with you about security deposit deductions. Then if you can’t come to an agreement, a checklist provides you with solid evidence of the property's condition, supporting your case in resolving disputes.  

23 items to include in your move-out checklist

Be sure to check these often overlooked items and areas as you move from room to room. 

Bedrooms

1. Inspect for remaining personal belongings
   Check all closets, drawers, and under the bed for any personal items left behind.

2. Evaluate cleanliness of floors and carpets
   Inspect hardwood or tile floors for cracks or holes and look for stains and burns in carpets.

3. Check walls and ceilings
   Look for scuffs, holes, and marks on the walls, as well as nails or pins for picture frames.

4. Inspect windows and doors
   Ensure all windows open and close properly. Check that all locks function. Look out for marks on door frames (these are common when the moving company carries furniture out).

5. Test electrical outlets and light fixtures
   Verify that all the electrical outlets are working. Make sure light fixtures are operational and replace any burnt-out, dim, or mismatching bulbs.

Bathrooms

6. Inspect the plumbing
   Flush toilets and run all sinks and tubs to make sure there are no clogs or leaks.

7. Check for remaining personal belongings
   Double-check the medicine cabinets, drawers, and shelves for toiletries like paper towels and hand soap.

8. Evaluate cleanliness of fixtures
   Make sure the toilet, sink, shower, and bathtub are clean and don’t have any marks or stains.

9. Check for mold and mildew
   Take a close look around the shower, bathtub, and sink for any discoloration or spots. Use Minut to provide ongoing mold-risk analysis.

10. Inspect tiles and grout
    Look for cracks or chips in the tiling. Ensure the grout between tiles is clean and in good condition.

11. Check mirrors and ventilation
    Make sure any mirrors are clean and not damaged. Check that the ventilation fans work properly to prevent moisture or odor buildup.

Kitchen

12. Inspect for remaining personal belongings
    Check all the cabinets and drawers for any items left behind by movers.‍
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13. Evaluate the oven
    Pull out shelves or guards inside the oven to check for burnt pieces of food that might be hidden. If there’s an extractor hood, remove the filter and make sure it isn’t full of greasy build-up.

12. Check countertops and sinks
    Make sure all the sinks will drain properly.

15. Inspect cabinets and drawers
    Check for any damage and wear. Make sure drawers slide in and out freely. 
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16. Test electrical outlets and light fixtures
    Test all the power outlets to make sure they work and supply the right wattage.

Living room

17. Inspect for remaining personal belongings
    Check behind the furniture and inside any shelves or drawers for personal items left during the moving process.
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18. Evaluate cleanliness of floors and carpets
    Check hardwood or tile floors for cracks or holes. Look for stains, damage, or burns on the carpets.
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19. Check walls and ceilings
    Look for scuffs, holes, and marks on the walls. Check for nails or pinholes from picture frames and holes from TV wall mounts.
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20.  Inspect windows and doors
    Ensure all windows open and close properly. Check door hinges and handles for functionality, and look out for marks on door frames.
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21. Test electrical outlets and light fixtures
    Verify that all electrical outlets are working and light fixtures are working.

Hallways and entryways

22. Check smoke detectors
    Check that all smoke detectors are in working order. Note that with Minut cigarette smoke detectors you get notifications to your phone about battery levels and tampering.
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23. Check boilers and HVAC units
    Use Minut to keep an eye on temperature and humidity with ease. 

How to format your move-out checklist

A well-formatted move-out checklist will speed up your inspection and provide a user-friendly framework to record any problems. Here’s an example of a simple table format for a bedroom inspection:

Também é uma boa ideia integrar as seguintes seções à sua lista de verificação:

Inventário

Uma verificação de inventário é essencial para avaliar adequadamente o conteúdo de uma propriedade na mudança. Ele deve listar todos os itens que vieram com o aluguel e as condições de cada um deles no momento da mudança.

Limpeza

Para ajudar os inquilinos a entender as condições em que a propriedade precisa ser deixada, tente fornecer instruções detalhadas de limpeza na mudança. Certifique-se de que suas diretrizes cubram todas as áreas da propriedade e ofereçam instruções específicas para limpeza profunda de coisas como tapetes ou fornos.

Melhores práticas e erros a serem evitados

Quando você gerencia um grande portfólio, pequenos problemas podem se intensificar sem que você perceba. Aqui estão algumas práticas recomendadas e erros comuns para evitar que isso aconteça:

Estratégias comprovadas

• Forneça aos seus residentes uma cópia da lista de verificação antes que eles se mudem. Isso significa que eles entendem o que se espera deles e podem ajudá-los a preparar a propriedade, economizando seu tempo a longo prazo.
• Ofereça-se para fazer uma inspeção antes da mudança para identificar quaisquer problemas que os locatários possam resolver sozinhos antes de se mudarem.
• Tire fotos de tudo no apartamento ao entrar e sair. Como destaca Ricki Vallana Bowden, “Você deve usar carimbos de data/hora. Pode haver um momento em que você não tenha notado um problema no início, mas, mais tarde, no processo de turno, descobriu algo que estava sujo ou quebrado.”
• Se a inspeção final não estiver sendo realizada por terceiros, é uma boa ideia oferecer ao locatário a oportunidade de comparecer. Dessa forma, você pode discutir quaisquer problemas e verificá-los no momento.
• Use a lista de verificação como uma ferramenta de comunicação. Os locatários estão cientes das deduções de depósito, portanto, fornecê-las com antecedência garante que eles possam consultá-las e entrar em contato com você em caso de dúvidas.

Erros comuns a serem evitados

• Não ter notas detalhadas, fotos ou cadeias de e-mail para consultar pode dificultar a resolução de disputas sobre deduções de depósitos.
• Apressar a inspeção e não dedicar o tempo necessário para ser minuciosa pode levar à perda de problemas. Da mesma forma, informar prematuramente aos inquilinos que eles receberão o depósito integral antes de você assinar oficialmente a lista de verificação de mudança pode causar disputas posteriormente,
• A aplicação de padrões diferentes a propriedades diferentes pode causar confusão e disputas. Isso também dificulta a realização de inspeções.

Prevenção proativa de problemas de propriedade

Uma lista de verificação de mudança é uma ótima maneira de provar que ocorreram danos à sua propriedade, mas não ajuda muito a evitar que esses danos ocorram em primeiro lugar.

Veja a fumaça do cigarro como exemplo. Como descreve Ricki, “'É quase impossível provar que existe um cheiro em um apartamento durante a mudança. O morador pode ter limpado todas as paredes, substituído todas as persianas e trocado o filtro de ar, mas o cheiro persistente de fumaça ainda requer tratamento significativo.”

Proteja seu imóvel usando o Minut, que vem com o equipamento embutido detecção de cigarro bem como monitoramento de ruído e monitoramento de ocupação. Esse monitoramento constante, mas discreto, significa que você pode evitar que os problemas aumentem antes que eles afetem sua propriedade ou residentes.

Como isso funciona? O Minut escaneia fumaça, ruído, ocupação e mudanças de temperatura e, em seguida, você e seus residentes recebem notificações automáticas quando algo muda.