Liste de contrôle lors d'un déménagement  : guide du gestionnaire immobilier

Imaginez ceci : vos résidents déménagent et vous accueillez des locataires dans leur nouvelle maison. Une heure après leur arrivée, ils vous envoient un texto pour vous plaindre qu'il y a une ampoule cassée dans la salle de bain, que la chambre est trop humide et que le salon sent la fumée de cigarette.

L'envoi de quelqu'un pour remédier au problème nuit à la confiance de vos résidents et allonge encore plus un processus de renouvellement déjà long. Mais cela aurait pu être évité grâce à une liste de contrôle complète pour le déménagement.

Dans cet article, nous vous proposons un guide complet des points à vérifier lorsque vos résidents déménagent afin de maintenir des normes élevées de propreté et d'entretien, ainsi que des conseils d'un expert en gestion immobilière. 

Nous explorons également une solution qui vous permet d'être plus proactif dans la prévention des dommages matériels sur l'ensemble de votre portefeuille.

Qu'est-ce qu'une liste de contrôle pour un déménagement ?

Une liste de contrôle pour le déménagement est un document détaillé qui vous permet d'évaluer l'état d'un bien locatif lorsque les locataires mettent fin à leur bail. Vous pouvez l'utiliser pour vérifier que chaque pièce répond à un ensemble objectif de normes de propreté et d'entretien. Vous pouvez ensuite l'envoyer aux nouveaux locataires pour qu'ils confirment qu'ils sont d'accord avec votre déclaration quant à l'état de la propriété.

La liste de contrôle peut être utilisée pour régler les litiges concernant les dommages avec les locataires et elle peut être importante en médiation ou devant les tribunaux.

Pourquoi une liste de contrôle pour le déménagement est-elle importante pour les gestionnaires immobiliers ?

Une bonne liste de contrôle pour le déménagement vous permet de gagner du temps, en particulier lorsque vous formez de nouveaux employés. En créant une liste objective des étapes à suivre, vous pouvez estimer le temps nécessaire pour retourner une unité avec plus de précision.

Qui plus est, comme l'explique Ricki Vallana Bowden, gestionnaire immobilier chez Elmington, explique : « Vous pouvez minimiser les périodes d'inoccupation en identifiant rapidement les réparations ou le nettoyage à effectuer avant le prochain jour du déménagement de votre résident. »

Une liste de contrôle pour le déménagement est conçue pour s'assurer que les locataires quittent la propriété dans le même état qu'au moment du déballage. Il faut s'attendre à un niveau d'usure raisonnable, mais une liste de contrôle peut vous aider à éviter des problèmes tels que la fumée de cigarette et les taches sur les murs qui affectent la valeur et l'état de préparation de la propriété.

En intégrant une liste de contrôle cosignée à votre contrat de location, vous pouvez réduire le risque que vos résidents ne soient pas d'accord avec vous au sujet des déductions pour les dépôts de garantie. Ensuite, si vous ne parvenez pas à un accord, une liste de contrôle vous fournit des preuves solides de l'état de la propriété, ce qui vous aidera à résoudre les litiges.

23 éléments à inclure dans votre liste de contrôle pour le déménagement

Assurez-vous de vérifier ces éléments et zones souvent négligés lorsque vous vous déplacez d'une pièce à l'autre.

Chambres

1. Inspectez les effets personnels restants
   Vérifiez tous les placards, les tiroirs et le dessous du lit pour voir s'il n'y a pas d'objets personnels oubliés.

2. Évaluer la propreté des sols et des tapis
   Inspectez les planchers de bois franc ou de carrelage pour détecter les fissures ou les trous et recherchez les taches et les brûlures sur les tapis.

3. Vérifiez les murs et les plafonds
   Recherchez les éraflures, les trous et les marques sur les murs, ainsi que les clous ou les épingles pour les cadres photo.

4. Inspectez les fenêtres et les portes
   Assurez-vous que toutes les fenêtres s'ouvrent et se ferment correctement. Vérifiez que tous les verrous fonctionnent. Faites attention aux marques sur les cadres de portes (elles sont courantes lorsque l'entreprise de déménagement fabrique des meubles).

5. Testez les prises électriques et les luminaires
   Vérifiez que toutes les prises électriques fonctionnent. Assurez-vous que les luminaires fonctionnent et remplacez toute ampoule grillée, faible ou non adaptée.

Salles de bain

6. Inspectez la plomberie
   Tirez la chasse d'eau des toilettes et faites fonctionner tous les éviers et les baignoires pour vous assurer qu'il n'y a pas de bouchons ou de fuites.

7. Vérifiez les effets personnels restants
   Vérifiez que les armoires à pharmacie, les tiroirs et les étagères ne contiennent pas d'articles de toilette tels que des serviettes en papier et du savon pour les mains.

8. Évaluer la propreté des appareils
   Assurez-vous que les toilettes, le lavabo, la douche et la baignoire sont propres et ne présentent ni marques ni taches.

9. Vérifiez la présence de moisissure
   Regardez attentivement autour de la douche, de la baignoire et du lavabo pour détecter toute décoloration ou taches. Utilisez Minut pour fournir des informations en continu analyse du risque de moisissure.

10. Inspectez les carreaux et le coulis
    Recherchez des fissures ou des éclats dans le carrelage. Assurez-vous que le coulis entre les carreaux est propre et en bon état.

11. Vérifiez les rétroviseurs et la ventilation
    Assurez-vous que les rétroviseurs sont propres et qu'ils ne sont pas endommagés. Vérifiez que les ventilateurs fonctionnent correctement pour éviter l'accumulation d'humidité ou d'odeurs.

Cuisine

12. Inspectez les effets personnels restants
    Vérifiez que tous les meubles et tiroirs ne contiennent pas d'objets laissés par les déménageurs.‍
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13. Evaluez les four
    Retirez les grilles ou les protections à l'intérieur du four pour vérifier s'il y a des morceaux d'aliments brûlés qui pourraient être cachés. S'il y a une hotte aspirante, retirez le filtre et assurez-vous qu'il n'est pas plein de graisse.

12. Vérifiez les plans de travail et les éviers
    Assurez-vous que tous les éviers se vident correctement.

15. Inspectez les armoires et les tiroirs
    Vérifiez qu'il n'y a pas de dommages ou d'usure. Assurez-vous que les tiroirs glissent librement vers l'intérieur et vers l'extérieur.
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16. Testez les prises électriques et les luminaires
    Testez toutes les prises de courant pour vous assurer qu'elles fonctionnent et fournissent la bonne puissance.

salon

17. Inspectez les effets personnels restants
    Vérifiez derrière les meubles et à l'intérieur des étagères ou des tiroirs s'il n'y a pas d'objets personnels laissés pendant le déménagement.
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18. Évaluer la propreté des sols et des tapis
    Vérifiez que les planchers de bois franc ou de carrelage ne présentent pas de fissures ou de trous. Vérifiez qu'il n'y a pas de taches, de dommages ou de brûlures sur les tapis.
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19. Vérifiez les murs et les plafonds
    Recherchez les éraflures, les trous et les marques sur les murs. Vérifiez la présence de clous ou de trous d'épingle dans les cadres photo et de trous dans les supports muraux du téléviseur.
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20. Inspectez les fenêtres et les portes
    Assurez-vous que toutes les fenêtres s'ouvrent et se ferment correctement. Vérifiez le bon fonctionnement des charnières et des poignées de porte et faites attention aux marques sur les cadres des portes.
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21. Testez les prises électriques et les luminaires
    Vérifiez que toutes les prises électriques fonctionnent et que les luminaires fonctionnent.

Couloirs et entrées

22. Vérifiez les détecteurs de fumée
    Vérifiez que tous les détecteurs de fumée sont en état de marche. Notez qu'avec Détecteurs de fumée de cigarettes Minut vous recevez des notifications sur votre téléphone concernant le niveau de batterie et les manipulations.
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23. Vérifiez les chaudières et les unités CVC
    Utilisez Minut pour surveiller facilement la température et l'humidité.

Comment mettre en forme votre liste de contrôle pour le déménagement

Une liste de contrôle de déménagement bien formatée accélérera votre inspection et fournira un cadre convivial pour enregistrer tout problème. Voici un exemple de format de tableau simple pour l'inspection d'une chambre à coucher :

C'est également une bonne idée d'intégrer les sections suivantes à votre liste de contrôle :

Inventaire

Une vérification de l'inventaire est essentielle pour évaluer correctement le contenu d'un bien au moment du déménagement. Il doit répertorier tous les articles fournis avec la location et l'état de chacun d'eux au moment de l'emménagement.

Nettoyage

Pour aider les locataires à comprendre l'état dans lequel la propriété doit être laissée, essayez de fournir des instructions de nettoyage détaillées au moment de l'emménagement. Assurez-vous que vos directives couvrent toutes les zones de la propriété et proposent des instructions spécifiques pour le nettoyage en profondeur des objets tels que les tapis ou les fours.

Les bonnes pratiques et les erreurs à éviter

Lorsque vous gérez un portefeuille important, de petits problèmes peuvent s'aggraver sans que vous vous en rendiez compte. Voici quelques bonnes pratiques et erreurs courantes pour éviter que cela ne se produise :

Des stratégies éprouvées

• Fournissez à vos résidents une copie de la liste de contrôle avant qu'ils ne déménagent. Cela signifie qu'ils comprennent ce que l'on attend d'eux et peuvent les aider à préparer la propriété, ce qui vous fera gagner du temps à long terme.
• Proposez de faire une inspection avant le déménagement afin d'identifier les problèmes que les locataires peuvent résoudre eux-mêmes avant de déménager.
• Prenez des photos de tout ce qui se trouve dans l'appartement au moment de l'emménagement et du déménagement. Comme le souligne Ricki Vallana Bowden, « Vous devez utiliser des horodatages. Parfois, vous n'avez pas remarqué de problème au début, mais plus tard dans le processus de virage, vous avez découvert quelque chose de sale ou cassé. »
• Si l'inspection finale n'est pas effectuée par un tiers, il est conseillé d'offrir au locataire la possibilité d'y assister. De cette façon, vous pouvez discuter de tous les problèmes et les vérifier à ce moment-là.
• Utilisez la liste de contrôle comme outil de communication. Les locataires sont conscients des déductions de dépôt, donc en les fournissant à l'avance, ils pourront s'y référer et venir vous voir pour toute question.

Erreurs courantes à éviter

• Le fait de ne pas avoir de notes détaillées, de photos ou de chaînes de courriels auxquelles se référer peut rendre les litiges concernant les déductions de dépôt plus difficiles à résoudre.
• Le fait de précipiter l'inspection et de ne pas prendre le temps nécessaire pour effectuer une inspection minutieuse peut entraîner l'absence de problèmes. De même, le fait de dire prématurément aux locataires qu'ils récupéreront la totalité de leur dépôt avant que vous n'ayez officiellement approuvé la liste de contrôle pour le déménagement peut entraîner des litiges par la suite,
• L'application de normes différentes à différentes propriétés peut entraîner de la confusion et des litiges. Il est également difficile pour vous de mener des inspections.

Prévenir les problèmes de propriété de manière proactive

Une liste de contrôle pour le déménagement est un excellent moyen de prouver que des dommages ont été causés à votre propriété, mais elle ne permet pas de prévenir ces dommages.

Prenons l'exemple de la fumée de cigarette. Comme le décrit Ricki : « Il est presque impossible de prouver la présence d'une odeur dans un appartement lors d'un déménagement. Le résident a peut-être nettoyé tous ses murs, remplacé tous ses stores et changé le filtre à air, mais l'odeur de fumée persistante nécessite tout de même un traitement important. »

Protégez vos biens immobiliers en utilisant Minut, qui est livré avec détection de cigarettes ainsi que surveillance du bruit et surveillance de l'occupation. Cette surveillance constante mais discrète vous permet d'éviter que les problèmes ne s'aggravent avant qu'ils n'affectent votre propriété ou vos résidents.

Comment ça marche ? Minut analyse la fumée, le bruit, l'occupation et les changements de température, puis vous et vos résidents recevez des notifications automatiques en cas de changement.