Lista di controllo da traslocare per le ispezioni degli affitti: guida per i gestori di proprietà

Immagina questo: i tuoi residenti si trasferiscono e tu dai il benvenuto agli inquilini nella loro nuova casa. Un'ora dopo il loro arrivo, ti inviano un messaggio lamentandosi che c'è una lampadina rotta in bagno, la camera da letto è troppo umida e il soggiorno puzza di fumo di sigaretta.

Inviare qualcuno per risolvere il problema danneggia la fiducia dei residenti e rende ancora più lungo un processo di turnover già esteso. Ma questo avrebbe potuto essere evitato con una lista di controllo completa per il trasloco.

In questo articolo, offriamo una guida completa dei punti da verificare quando i residenti si trasferiscono per mantenere elevati standard di pulizia e manutenzione e includiamo i suggerimenti di un esperto di gestione della proprietà. 

Esploriamo anche una soluzione che ti consenta di essere più proattivo nella prevenzione dei danni alla proprietà in tutto il tuo portafoglio.

Cos'è una lista di controllo per il trasloco?

Una checklist per il trasloco è un documento dettagliato che consente di valutare le condizioni di un immobile in affitto quando gli inquilini terminano il contratto di locazione. Puoi usarlo per verificare che ogni stanza soddisfi una serie oggettiva di standard di pulizia e manutenzione. Quindi puoi inviarlo ai nuovi inquilini affinché confermino che sono d'accordo con la tua rappresentazione delle condizioni della proprietà.

La lista di controllo può essere utilizzata per risolvere le controversie relative ai danni con gli inquilini e può essere importante in sede di mediazione o in tribunale.

Perché una lista di controllo per il trasloco è importante per i gestori di proprietà?

Un'ottima lista di controllo per il trasloco ti aiuta a risparmiare tempo, in particolare durante la formazione di nuovo personale. Creando un elenco oggettivo di passaggi da seguire, puoi stimare il tempo necessario per consegnare un'unità in modo più accurato.

Inoltre, come Ricki Vallana Bowden, gestore di proprietà presso Elmington, afferma: «È possibile ridurre al minimo i periodi di vacanza identificando rapidamente le riparazioni o le pulizie che devono essere eseguite prima del prossimo giorno di trasloco dei residenti».

Una lista di controllo per il trasloco è progettata per assicurarsi che gli inquilini lascino la proprietà nelle stesse condizioni in cui erano stati disimballati. È prevedibile un livello di usura ragionevole, ma una lista di controllo può aiutarti a evitare problemi come il fumo di sigaretta e le macchie sulle pareti che influiscono sul valore e sulla prontezza della proprietà.

Con una lista di controllo co-firmata come parte del contratto di locazione, puoi ridurre la possibilità che i tuoi residenti non siano d'accordo con te sulle detrazioni del deposito cauzionale. Quindi, se non riuscite a raggiungere un accordo, una lista di controllo fornisce prove concrete dello stato della proprietà, aiutandovi a risolvere le controversie.

23 elementi da includere nella tua lista di controllo per il trasloco

Assicurati di controllare questi elementi e aree spesso trascurati mentre ti sposti da una stanza all'altra.

Camere da letto

1. Ispeziona gli effetti personali rimanenti
   Controlla tutti gli armadi, i cassetti e sotto il letto per eventuali oggetti personali lasciati.

2. Valuta la pulizia di pavimenti e tappeti
   Ispeziona i pavimenti in legno o piastrelle per individuare eventuali crepe o buchi e cerca macchie e bruciature nei tappeti.

3. Controlla pareti e soffitti
   Cerca graffi, buchi e segni sulle pareti, oltre a chiodi o spilli per cornici.

4. Ispeziona porte e finestre
   Assicurati che tutte le finestre si aprano e si chiudano correttamente. Verifica che tutte le serrature funzionino. Fai attenzione ai segni sui telai delle porte (sono comuni quando l'impresa di traslochi trasporta i mobili).

5. Testare prese elettriche e apparecchi di illuminazione
   Verificare che tutte le prese elettriche funzionino. Assicurati che le lampade siano funzionanti e sostituisci le lampadine bruciate, deboli o non corrispondenti.

Bagni

6. Ispeziona l'impianto idraulico
   Sciacquare i servizi igienici e far funzionare tutti i lavandini e le vasche per assicurarsi che non vi siano intasamenti o perdite.

7. Verifica la presenza di oggetti personali rimanenti
   Ricontrolla gli armadietti dei medicinali, i cassetti e gli scaffali per articoli da toeletta come asciugamani di carta e sapone per le mani.

8. Valuta la pulizia degli infissi
   Assicurati che il WC, il lavandino, la doccia e la vasca siano puliti e non presentino segni o macchie.

9. Verifica la presenza di muffe e funghi
   Dai un'occhiata da vicino alla doccia, alla vasca e al lavandino per eventuali scolorimenti o macchie. Usa Minut per fornire in modo continuativo analisi del rischio di muffa.

10. Ispeziona piastrelle e malta
    Cerca crepe o scheggiature nella piastrellatura. Assicurarsi che la malta tra le piastrelle sia pulita e in buone condizioni.

11. Controllare gli specchietti e la ventilazione
    Assicurati che gli specchietti siano puliti e non danneggiati. Verificate che le ventole di ventilazione funzionino correttamente per evitare l'accumulo di umidità o odori.

Cucina

12. Ispeziona gli effetti personali rimanenti
    Controlla tutti gli armadi e i cassetti per eventuali oggetti lasciati dai traslochi.‍
    ‍
13. Valuta il forno
    Estrarre i ripiani o le protezioni all'interno del forno per verificare la presenza di pezzi di cibo bruciati che potrebbero essere nascosti. Se c'è una cappa aspirante, rimuovi il filtro e assicurati che non sia pieno di residui di grasso.

12. Controlla controsoffitti e lavelli
    Assicurati che tutti i lavandini si scarichino correttamente.

15. Ispeziona armadi e cassetti
    Verificare eventuali danni e usura. Assicurati che i cassetti scivolino dentro e fuori liberamente.
    ‍
16. Testare prese elettriche e apparecchi di illuminazione
    Prova tutte le prese di corrente per assicurarti che funzionino e forniscano la giusta potenza.

Soggiorno

17. Ispeziona gli effetti personali rimanenti
    Controlla dietro i mobili e all'interno di eventuali ripiani o cassetti la presenza di oggetti personali lasciati durante il trasloco.
    ‍
18. Valuta la pulizia di pavimenti e tappeti
    Controlla che i pavimenti in legno o piastrelle non presentino crepe o buchi. Cerca macchie, danni o bruciature sui tappeti.
    ‍
19. Controlla pareti e soffitti
    Cerca graffi, buchi e segni sulle pareti. Controlla la presenza di chiodi o fori nelle cornici e nei supporti da parete per TV.
    ‍
20. Ispeziona porte e finestre
    Assicurati che tutte le finestre si aprano e si chiudano correttamente. Controlla la funzionalità delle cerniere e delle maniglie delle porte e fai attenzione ai segni sui telai delle porte.
    ‍
21. Testare prese elettriche e apparecchi di illuminazione
    Verificare che tutte le prese elettriche funzionino e che le lampade funzionino.

Corridoi e ingressi

22. Controllare i rilevatori di fumo
    Verificare che tutti i rilevatori di fumo funzionino correttamente. Nota che con Rilevatori di fumo per sigarette Minut ricevi notifiche sul tuo telefono sui livelli della batteria e sulle manomissioni.
    ‍
23. Controllare caldaie e unità HVAC
    Usa Minut per tenere d'occhio temperatura e umidità con facilità.

Come formattare la lista di controllo per il trasloco

Una lista di controllo per il trasloco ben formattata velocizzerà l'ispezione e fornirà un framework intuitivo per registrare eventuali problemi. Ecco un esempio di un semplice formato di tabella per l'ispezione di una camera da letto:

È anche una buona idea integrare le seguenti sezioni nella tua lista di controllo:

Inventario

Un controllo dell'inventario è essenziale per valutare correttamente il contenuto di un immobile al momento del trasloco. Dovrebbe elencare tutti gli articoli forniti con il noleggio e le condizioni di ciascuno di essi al momento del trasloco.

Pulizia

Per aiutare gli inquilini a capire in che condizioni la proprietà deve essere lasciata, prova a fornire istruzioni dettagliate per la pulizia al momento del trasloco. Assicurati che le tue linee guida coprano ogni area della proprietà e offrano istruzioni specifiche per la pulizia profonda di oggetti come tappeti o forni.

Buone pratiche ed errori da evitare

Quando gestisci un portafoglio di grandi dimensioni, i piccoli problemi possono aggravarsi senza che tu te ne accorga. Ecco alcune best practice e gli errori più comuni per evitare che ciò accada:

Strategie consolidate

• Fornisci ai tuoi residenti una copia della lista di controllo prima che se ne vadano. Ciò significa che capiscono cosa ci si aspetta da loro e possono aiutarli a preparare la proprietà, facendoti risparmiare tempo a lungo termine.
• Offritevi di fare un'ispezione prima del trasloco per identificare eventuali problemi che gli affittuari possono risolvere da soli prima di trasferirsi.
• Scatta foto di tutto l'appartamento al momento del trasloco e del trasloco. Come sottolinea Ricki Vallana Bowden, «Dovresti usare i timestamp. A volte all'inizio non hai notato alcun problema, ma più avanti nel processo di turno hai scoperto qualcosa di sporco o rotto».
• Se l'ispezione finale non viene effettuata da una terza parte, è una buona idea offrire al noleggiatore l'opportunità di partecipare. In questo modo puoi discutere di eventuali problemi e verificarli sul momento.
• Usa la lista di controllo come strumento di comunicazione. Gli affittuari sono consapevoli delle detrazioni sul deposito, quindi fornirle in anticipo assicura che possano fare riferimento ad essa e rivolgersi a te per qualsiasi domanda.

Errori comuni da evitare

• Non avere note dettagliate, foto o catene di email a cui fare riferimento può rendere più difficili la risoluzione delle controversie sulle detrazioni dei depositi.
• Affrettare l'ispezione e non dedicare il tempo necessario per essere accurati può portare a problemi mancanti. Allo stesso modo, dire prematuramente agli inquilini che riceveranno l'intero deposito prima che tu abbia ufficialmente approvato la lista di controllo per il trasloco può causare controversie in seguito,
• L'applicazione di standard diversi a proprietà diverse può creare confusione e controversie. Inoltre, rende difficile lo svolgimento delle ispezioni.

Prevenzione proattiva dei problemi relativi alla proprietà

Una lista di controllo per il trasloco è un ottimo modo per dimostrare che si è verificato un danno alla tua proprietà, ma non è molto utile per prevenire che si verifichino danni in primo luogo.

Prendiamo ad esempio il fumo di sigaretta. Come descrive Ricki, «'È quasi impossibile dimostrare l'esistenza di un odore in un appartamento durante il trasloco. Il residente può aver pulito tutte le pareti, sostituito tutte le persiane e cambiato il filtro dell'aria, ma l'odore persistente di fumo richiede ancora un trattamento significativo».

Proteggi i tuoi immobili utilizzando Minut, dotato di rilevamento di sigarette così come monitoraggio del rumore e monitoraggio dell'occupazione. Questo monitoraggio costante ma discreto consente di evitare che i problemi si aggravino prima che abbiano un impatto sulla proprietà o sui residenti.

Come funziona? Minut analizza fumo, rumore, occupazione e variazioni di temperatura, poi tu e i tuoi residenti ricevete notifiche automatiche quando qualcosa cambia.