One of the great advantages of starting a vacation rental business is the relatively low barrier to entry. One complication, though, is staying on top of short-term rental regulations, which can have multiple layers of laws and ordinances.
This is doubly complicated if you operate multiple units across more than one state, country, city, or town, as each can have its own set of zoning ordinances, responsibilities, and residential rules, ranging from waste management and noise levels to occupancy limits.
In this article, we discuss what areas of short-term rental law you should understand, we provide examples of the ways licensing laws vary across regions, and we look at the penalties you could face if you don’t follow the correct procedures.
You’ll also learn what steps to follow to stay compliant and see actionable advice on how to manage your properties and processes so you can avoid any legal issues.
This includes insights on what software to use to automate tasks so you can protect your business and reduce your workload.
Short-term rentals (STRs) are usually considered to be furnished houses or apartments that are rented for short periods of time, normally less than 30 days. But STRs aren’t always houses or apartments, and guests sometimes stay longer than a month.
For example, in waterway-strewn Amsterdam, STRs are referred to as “holiday rentals,” they can be homes or houseboats, and they’re distinguished from bed and breakfasts (B&Bs), which have their own set of regulations (though they don’t include having to offer breakfast).
Meanwhile, it’s common for digital nomads, renters who work remotely from various travel locations, to stay at STRs for several months at a time.
Due to the huge growth of the STR industry over the last decade or so, and because of the potential for STRs to impact local economies, affect long-term housing availability, and bring about safety and nuisance concerns, regulations have quickly come into being across a range of jurisdictions.
These jurisdictions don’t just include countries and states, but also counties, cities, and towns. And they may relate to a range of issues, including zoning restrictions, occupancy limits, noise levels, and safety standards.
So, being compliant is to understand your local STR regulations—and keep abreast of how these evolve since STR regulations often undergo regular updates.
As a vacation rental property manager, this could be crucial to not just your service standards, but to your ability to retain legal permission to operate in a given area, which we look at next.
You may need a number of licenses and permits to operate your STR business. For example, in most jurisdictions in the US, businesses require a general business license. On top of that, you may need to apply for multiple short-term rental licenses—but not necessarily.
For example, in Florida:
As you can see, the complexities of registering and licensing your STR business vary significantly by location. But once you’ve completed the process of legitimizing your operations, renewing certificates and permits in the future should be much easier.
Plus, it pays to follow the correct procedures.
The fallout from operating a short-term rental business without the formal permits and licenses will depend on your local laws and regulations. Here are some examples of what to expect:
To ensure you’re in keeping with the law, and to avoid a costly payout, you should follow a few best practices, which we discuss below.
Short-term rental regulations often aren’t only a question of your business practices, but also the local rules and guidelines of multiple jurisdictions.
Nevertheless, with a methodical approach to compliance, and by following the five steps described below, you can protect your business, property owners, and guests from experiencing any issues.
As discussed, depending on where your operations are based, you may have several hoops to go through to be compliant.
Here’s a list of some key areas you should look into when researching the STR regulations for your business, including some which we’ve already touched on:
With your research in the areas mentioned above done, you should gather the necessary certification and complete any related application fees. However, licenses aren’t always a requirement—for example, in London, UK, no special permission is needed as long as you don’t rent for more than 90 nights in a calendar year.
Where permits are required, take a leaf out of the Virginia Beach rulebook (see below) by making them visible to potential guests, showing them on the premises and your direct booking website. This will instill confidence in guests and showcase your professionalism.
By now, you should be aware of what safety regulations you'll have to follow. For example, your short-term rental properties may require fire extinguishers, clearly signed emergency exits, or hand railings. You might also have to establish maximum guest limits, install noise detectors, or fence pools.
Be sure to clearly communicate to guests what measures you’ve implemented, how they can play a role in their own safety, and what they can do to avoid causing disturbances. One way to do this is with pre-stay messaging.
It might not be a legal requirement for you to record all your completed tasks and interactions, but doing so can protect you in the case of disputes with guests, prove your team has carried out key safety checks, and provide a history of cigarette smoke monitoring, indoor monitoring, and outdoor noise monitoring.
Where possible, automate this process with short-term rental technology so keeping records doesn’t mean any additional manual tasks for you or your team. This ensures your internal processes are efficient and scalable (we look at examples of how to automate record-keeping in the following section).
Whether it’s a revised local zoning ordinance, an update to rental registration procedures, or a new bylaw on parking restrictions, local and state laws can change. So, you need to stay informed and be prepared to reassess your compliance efforts over time.
By attending official gatherings like city council meetings, you can not only keep abreast of the latest developments, but also have your voice heard and potentially play an active role in shaping local regulations and guidelines by voting on proposed policies.
The following actionable tips will help you follow the steps described above, keep up to date with the latest developments in local law, and manage your guests to minimize the chance of them breaking the rules.
Einer lokalen Gruppe von Kollegen beizutreten ist wahrscheinlich die hilfreichste Maßnahme, die Sie ergreifen können, um die Probleme zu verstehen, mit denen STR-Immobilienverwalter in Ihrer Nähe konfrontiert sind, und zu lernen, wie Sie Herausforderungen wie die Beantragung von Lizenzen oder die Einhaltung der Regeln in Bereichen wie Müllabfuhr, Lärmbelästigung und Parken lösen können.
Wenn Sie dies während Ihrer Recherchephase tun, können Sie herausfinden, mit welchem Rechtsexperten Sie sprechen müssen oder welche Gesetzesänderungen als Nächstes zu erwarten sind.
Sie können Fragen an Personen stellen, die Ihre Probleme bereits gelöst haben, und das hilft Ihnen, über alle Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben.
Viele Gerichtsbarkeiten haben im Rahmen ihrer Zonenverordnungen strenge Vorschriften über den akzeptablen Geräuschpegel von Ferienunterkünften getroffen. Aber selbst dort, wo diese nicht vorhanden sind, könnten in den Gesetzen der Bundesstaaten Lärmbelästigungsgesetze gelten, die übermäßigen Lärm als Vergehen betrachten.
Ebenso wichtig ist jedoch der Schutz Ihrer Hausbesitzer vor Beschwerden von Nachbarn, was schnell eskalieren und zu anhaltenden Spannungen führen und sogar die Polizei einbeziehen kann.
Vor diesem Hintergrund sollten Sie die Installation in Betracht ziehen Minutas datenschutzsicheres Lärmüberwachungssystem. Dadurch erhalten Sie automatische Warnmeldungen, wenn der Lärm Ihre voreingestellten Grenzwerte überschreitet, und es werden automatisch Nachrichten an Gäste gesendet, in denen sie aufgefordert werden, den Lärm auf ein Minimum zu reduzieren.
Das Minut-Standalone-Gerät ist jedoch nicht nur ein Geräuschmonitor, sondern auch ein Anwesenheitsmonitor, ein Zigarettenrauchmelderund eine Komplettlösung für die Sicherheit zu Hause mit folgenden Funktionen:
Mit Echtzeitinformationen zu Lärm, Belegung und Sicherheit in Ihrem gesamten Immobilienportfolio können Sie sich mehr Sorgen machen, über alle auftretenden Probleme auf dem Laufenden gehalten werden und die lokalen und staatlichen Vorschriften zum STR-Geräuschpegel einhalten.
Eine effektive Kommunikation mit den Gästen mit klaren Hinweisen, Ratschlägen und Anweisungen hilft dir dabei, die Vorschriften zur kurzfristigen Vermietung in Bezug auf Lärm, Parken, Haustiere, Müllabfuhr und Sicherheit einzuhalten.
Das Problem, mit dem Sie möglicherweise konfrontiert sind, besteht jedoch darin, all diese Nachrichten über mehrere Aufenthalte und über 20 Wohneinheiten hinweg zu verwalten, wobei jede ihre eigenen speziellen Anforderungen und Spezifikationen hat.
Sie können dies mit einer STR-Software beheben, die in Ihr PMS und Ihre Online-Reisebüros (OTAs) integriert ist.
Mit Minut können Sie beispielsweise Nachrichtenvorlagen erstellen, die Buchungsdaten aus Ihrem Hausverwaltungssystem (PMS) und OTAs verwenden, um jede Nachricht automatisch mit aufenthaltspezifischen Informationen wie Haus- und Gastnamen sowie An- und Abreisedaten auszufüllen.
Außerdem kannst du diese geplanten Nachrichten verwenden, um Informationen zu Hausregeln und lokalen Vorschriften sowie einen Link zu deinem digitalen Reiseführer hinzuzufügen, in dem du weitere Informationen und Empfehlungen für ihren Aufenthalt geben kannst.
Hier ist ein typischer Workflow für Gastnachrichten, den du verwenden kannst, um das Gasterlebnis zu verbessern, manuelle Nachrichten zu minimieren und den Gast über alle Regeln und Vorschriften auf dem Laufenden zu halten:
Wenn du Gästen direkt über ein OTA Nachrichten schickst, ist es für dich normalerweise einfach, die Kommunikation zu verfolgen und allgemeine Buchungsinformationen aufzuzeichnen. Es kann aber auch nützlich sein, das Verhalten der Gäste aufzuzeichnen, falls es eine Beschwerde gibt oder wenn Inhalte beschädigt werden. Wenn du Direktbuchungen entgegennimmst, benötigst du ebenfalls deine eigene Methode, um alle Details eines Aufenthalts aufzuzeichnen.
Spezialisierte Software für Ferienwohnungen hilft Ihnen dabei, Aufzeichnungen zu führen und darauf zuzugreifen — hier sind drei Beispiele dafür:
Durch die Automatisierung wichtiger Bereiche Ihrer Verwaltungsprozesse, der Gästekommunikation und der Aufgabenverfolgung können Sie problemlos ein Protokoll der Ereignisse in Ihrem gesamten STR-Portfolio führen, um die Integrität Ihrer Geschäftspraktiken zu schützen und im Falle eines Unfalls oder einer Streitigkeit als Beweismittel zu verwenden.
Leider gibt es keine Patentlösung für die Verwaltung der verschiedenen Gesetze und Vorschriften, die Ihre Aufgaben als Verwalter von Kurzzeitmietobjekten ausmachen.
Aber indem Sie sich mit anderen Immobilienverwaltern in Ihrer Nähe in Verbindung setzen, sich an lokale Hausbesitzerverbände wenden und die Unterstützung automatisierter Lösungen für Lärmüberwachung und Aufzeichnungen nutzen, können Sie die Vorschriften einhalten und sogar Ihre manuellen Aufgaben reduzieren.
Um dies effektiv zu tun, sollten Sie nicht nur recherchieren, welche Lizenzen und Genehmigungen Sie benötigen, sondern auch Bereiche wie Lärm- und Lärmschutzrichtlinien, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien, Bauvorschriften, Barrierefreiheitsgesetze und Parkbeschränkungen.
Wenn Sie dann effektiv mit den Gästen kommunizieren und spezielle Software verwenden, um das Verhalten zu überwachen und Nachrichten zu planen, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Unterkünfte gut betreut werden und Ihre Praktiken den neuesten Vorschriften entsprechen.
