Uno dei grandi vantaggi dell'avvio di un'attività di affitto per le vacanze è la barriera all'ingresso relativamente bassa. Una complicazione, tuttavia, è rimanere al passo con le normative sugli affitti a breve termine, che possono avere più livelli di leggi e ordinanze.
Ciò è doppiamente complicato se si gestiscono più unità in più di uno stato, paese, città o paese, poiché ognuna può avere una propria serie di ordinanze di zonizzazione, responsabilità e regole residenziali, che vanno dalla gestione dei rifiuti e dai livelli di rumore ai limiti di occupazione.
In questo articolo, discutiamo quali aree della legge sugli affitti a breve termine dovresti comprendere, forniamo esempi dei modi in cui le leggi sulle licenze variano da una regione all'altra e esaminiamo le sanzioni che potresti incorrere se non segui le procedure corrette.
Scoprirai anche quali passaggi seguire per mantenere la conformità e riceverai consigli pratici su come gestire le tue proprietà e i tuoi processi in modo da evitare problemi legali.
Ciò include informazioni dettagliate sul software da utilizzare per automatizzare le attività in modo da proteggere l'azienda e ridurre il carico di lavoro.
Gli affitti a breve termine (STR) sono generalmente considerati case o appartamenti ammobiliati che vengono affittati per brevi periodi di tempo, normalmente inferiori a 30 giorni. Ma le STR non sono sempre case o appartamenti e gli ospiti a volte rimangono più di un mese.
Ad esempio, in corsi d'acqua Amsterdam, gli STR sono denominati «affitti per le vacanze», possono essere case o case galleggianti e si distinguono dai bed and breakfast (B&B), che hanno una propria serie di regolamenti (anche se non includono dover offrire la colazione).
Nel frattempo, è normale che i nomadi digitali, gli affittuari che lavorano a distanza da varie località di viaggio, soggiornino negli STR per diversi mesi alla volta.
A causa dell'enorme crescita del settore STR nell'ultimo decennio circa e del potenziale che gli STR hanno di avere un impatto sulle economie locali, sulla disponibilità di alloggi a lungo termine e causare problemi di sicurezza e fastidio, le normative sono rapidamente entrate in vigore in una serie di giurisdizioni.
Queste giurisdizioni non includono solo paesi e stati, ma anche contee, città e paesi. E possono riguardare una serie di problemi, tra cui le restrizioni urbanistiche, limiti di occupazione, livelli di rumorosità e standard di sicurezza.
Quindi, essere conformi significa comprendere le normative STR locali e tenersi aggiornati su come si evolvono poiché le normative STR sono spesso soggette a aggiornamenti regolari.
In qualità di gestore di case vacanza, questo potrebbe essere fondamentale non solo per i tuoi standard di servizio, ma anche per la tua capacità di conservare l'autorizzazione legale per operare in una determinata area, che esamineremo di seguito.
Potresti aver bisogno di una serie di licenze e permessi per gestire la tua attività STR. Ad esempio, nella maggior parte delle giurisdizioni degli Stati Uniti, le aziende richiedono una licenza commerciale generale. Inoltre, potrebbe essere necessario richiedere più licenze di noleggio a breve termine, ma non necessariamente.
Ad esempio, in Florida:
Come puoi vedere, le complessità legate alla registrazione e alla concessione in licenza della tua attività STR variano notevolmente in base alla località. Ma una volta completato il processo di legittimazione delle operazioni, il rinnovo di certificati e permessi in futuro dovrebbe essere molto più semplice.
Inoltre, vale la pena seguire le procedure corrette.
Le conseguenze della gestione di un'attività di noleggio a breve termine senza i permessi e le licenze formali dipenderanno dalle leggi e dai regolamenti locali. Ecco alcuni esempi di cosa aspettarsi:
Per assicurarti di rispettare la legge ed evitare un pagamento costoso, dovresti seguire alcune best practice, di cui parleremo di seguito.
Le normative sugli affitti a breve termine spesso non riguardano solo le pratiche commerciali, ma anche le regole e le linee guida locali di più giurisdizioni.
Tuttavia, con un approccio metodico alla conformità e seguendo i cinque passaggi descritti di seguito, puoi proteggere la tua attività, i proprietari di strutture e gli ospiti da eventuali problemi.
Come discusso, a seconda di dove hanno sede le tue operazioni, potresti dover affrontare diversi ostacoli per essere conforme.
Ecco un elenco di alcune aree chiave che dovresti esaminare quando cerchi le normative STR per la tua azienda, incluse alcune che abbiamo già accennato:
Una volta effettuata la ricerca nelle aree sopra menzionate, è necessario raccogliere la certificazione necessaria e completare le relative tasse di iscrizione. Tuttavia, le licenze non sono sempre un requisito, ad esempio in Londra, Regno Unito, non è necessario alcun permesso speciale purché non si affitti per più di 90 notti in un anno solare.
Dove sono richiesti i permessi, prendi una foglia dal Spiaggia della Virginia regolamento (vedi sotto) rendendoli visibili ai potenziali ospiti, mostrandoli nei locali e sul tuo sito web di prenotazione diretta. Questo infonderà fiducia negli ospiti e dimostrerà la tua professionalità.
A questo punto, dovresti essere consapevole delle norme di sicurezza che dovrai seguire. Ad esempio, le tue proprietà in affitto a breve termine potrebbero richiedere estintori, uscite di emergenza chiaramente segnalate o corrimano. Potrebbe inoltre essere necessario stabilire un limite massimo di ospiti e procedere all'installazione rilevatori di rumoreo piscine recintate.
Assicurati di comunicare chiaramente agli ospiti quali misure hai implementato, in che modo possono svolgere un ruolo nella loro sicurezza e cosa possono fare per evitare di causare disturbi. Un modo per farlo è con la messaggistica pre-soggiorno.
Potrebbe non essere obbligatorio per legge registrare tutte le attività e le interazioni completate, ma farlo può proteggerti in caso di controversie con gli ospiti, dimostrare che il tuo team ha effettuato i principali controlli di sicurezza e fornire una cronologia del monitoraggio del fumo di sigaretta, monitoraggio internoe monitoraggio del rumore esterno.
Ove possibile, automatizza questo processo con tecnologia di noleggio a breve termine quindi tenere registri non significa alcuna attività manuale aggiuntiva per te o il tuo team. Ciò garantisce che i processi interni siano efficienti e scalabili (vedremo esempi di come automatizzare la registrazione nella sezione seguente).
Che si tratti di un'ordinanza urbanistica locale rivista, di un aggiornamento delle procedure di registrazione degli affitti o di un nuovo regolamento sulle restrizioni di parcheggio, le leggi locali e statali possono cambiare. Quindi, devi rimanere informato ed essere pronto a rivalutare i tuoi sforzi di conformità nel tempo.
Partecipando a riunioni ufficiali come le riunioni del consiglio comunale, non solo puoi tenerti aggiornato sugli ultimi sviluppi, ma anche far sentire la tua voce e potenzialmente svolgere un ruolo attivo nella definizione dei regolamenti e delle linee guida locali votando sulle politiche proposte.
I seguenti suggerimenti pratici ti aiuteranno a seguire i passaggi sopra descritti, a tenerti aggiornato sugli ultimi sviluppi della legislazione locale e a gestire i tuoi ospiti per ridurre al minimo la possibilità che infrangano le regole.
Entrare a far parte di un gruppo locale di colleghi è probabilmente l'azione più utile che puoi intraprendere per comprendere i problemi che devono affrontare i gestori di proprietà STR nella tua zona e imparare a risolvere problemi come l'ottenimento di licenze o il rispetto delle regole su questioni come la raccolta dei rifiuti, l'inquinamento acustico e il parcheggio.
In questo modo durante la fase di ricerca, potresti scoprire il codice amministrativo o municipale locale, con quale esperto legale parlare o quali modifiche legislative anticipare in futuro.
Potrai porre domande alle persone che hanno già risolto i tuoi problemi e ti aiuterà a rimanere informato su eventuali modifiche.
Molte giurisdizioni hanno sentenze rigide sui livelli di rumore accettabili delle proprietà in affitto per le vacanze come parte delle loro ordinanze zonali. Ma anche laddove non siano presenti, potrebbero essere in vigore leggi sui disturbi all'interno della legge statale che considerano il rumore eccessivo un reato.
Altrettanto importante, tuttavia, è proteggere i proprietari di casa da reclami da parte dei vicini, che può degenerare rapidamente fino a creare tensioni continue e persino includere la polizia.
Con questo in mente, considera l'installazione Minut's sistema di monitoraggio del rumore sicuro per la privacy. Ciò fornisce avvisi automatici quando il rumore supera le soglie preimpostate e automatizza i messaggi agli ospiti che richiedono di mantenere il rumore al minimo.
Tuttavia, il dispositivo autonomo Minut non è solo un monitor del rumore, è anche un monitor di occupazione, un rilevatore di fumo di sigarettae una soluzione completa per la sicurezza domestica con funzionalità tra cui:
Grazie a informazioni in tempo reale sul rumore, sull'occupazione e sulla sicurezza dell'intero portafoglio immobiliare, puoi stare più tranquillo, essere informato di eventuali problemi man mano che si presentano e rimanere conforme alle normative locali e statali sui livelli di rumore STR.
Una comunicazione efficace con gli ospiti con indicazioni, consigli e istruzioni chiare ti aiuterà a rispettare le ordinanze sugli affitti a breve termine su rumore, parcheggio, animali domestici, raccolta dei rifiuti e sicurezza.
Il problema che potresti incontrare, tuttavia, è la gestione di tutti quei messaggi su più soggiorni e più di 20 unità abitative, ognuna con i propri requisiti e specifiche speciali.
Puoi risolvere questo problema con il software STR che si integra con il tuo PMS e le agenzie di viaggio online (OTA).
Ad esempio, con Minut, puoi creare modelli di messaggio che utilizzano i dati di prenotazione del tuo sistema di gestione della proprietà (PMS) e delle OTA per compilare automaticamente ogni messaggio con informazioni specifiche sul soggiorno, come i nomi di casa e degli ospiti e le date di check-in e check-out.
Inoltre, puoi utilizzare questi messaggi programmati per includere informazioni sulle regole della casa e sui regolamenti locali e un link alla tua guida digitale, dove puoi fornire ulteriori dettagli e consigli per il loro soggiorno.
Ecco un tipico flusso di messaggistica agli ospiti che puoi utilizzare per migliorare l'esperienza degli ospiti, ridurre al minimo i messaggi manuali e tenerli informati su eventuali regole e regolamenti:
Se invii messaggi agli ospiti direttamente all'interno di un'OTA, normalmente è facile tenere traccia delle comunicazioni e tenere un registro delle informazioni generali sulla prenotazione. Ma può anche essere utile tenere un registro del comportamento degli ospiti in caso di reclami o danni ai contenuti. Allo stesso modo, se accetti prenotazioni dirette, avrai bisogno di un metodo personalizzato per registrare tutti i dettagli di un soggiorno.
Un software specializzato per case vacanza ti aiuterà a conservare e accedere ai registri: ecco tre esempi di come:
Automatizzando le aree chiave dei processi di gestione, delle comunicazioni con gli ospiti e del monitoraggio delle attività, puoi facilmente mantenere un registro degli eventi in tutto il tuo portafoglio STR per proteggere l'integrità delle tue pratiche aziendali e utilizzarlo come prova in caso di incidente o controversia.
Purtroppo, non esiste una soluzione perfetta per gestire le varie leggi e regolamenti che costituiscono le tue responsabilità di gestore di immobili in affitto a breve termine.
Tuttavia, connettendoti con altri gestori di proprietà nella tua zona, contattando le associazioni locali dei proprietari di case e con il supporto di soluzioni automatizzate per il monitoraggio del rumore e la registrazione, puoi mantenere la conformità e persino ridurre le attività manuali.
Per farlo in modo efficace, dovresti ricercare non solo le licenze e i permessi di cui hai bisogno, ma anche aree come le politiche sul rumore e il disturbo, le linee guida per la salute e la sicurezza, i codici edilizi, le leggi sull'accessibilità e le restrizioni di parcheggio.
Quindi, comunicando in modo efficace con gli ospiti e utilizzando un software specializzato per monitorare il comportamento e programmare i messaggi, puoi stare tranquillo che le tue proprietà sono ben curate e che le tue pratiche sono conformi alle normative più recenti.
