Ferienwohnungen sind anfällig für Regelverstöße und Unfälle, die Ihre Gewinnmargen und die Beziehungen zu Hausbesitzern gefährden und sogar Ihr Geschäft gefährden können. Kurzfristige Mietkautionen tragen dazu bei, diese Risiken zu mindern. Sie müssen jedoch wissen, welchen Betrag Sie festlegen müssen, wie Sie den Zahlungsvorgang verwalten und wie Sie mit den Gästen kommunizieren.
Jegliche Fehler in Ihren Prozessen oder Berechnungen können zu einem Rückgang der Belegungsraten und zu schlechten Bewertungen führen.
Dieser Artikel befasst sich mit genau diesen Bedenken. Du wirst lernen:
Kautionen für Ferienwohnungen dienen als finanzielle Garantie für Schäden, die von Gästen während ihres Aufenthalts verursacht werden. Sofern keine Probleme auftreten, erstatten Sie diese Vorauszahlung* normalerweise kurz nach dem Check-out zurück, sobald die Unterkunft besichtigt oder der Umsatz abgeschlossen wurde.
Bei Schäden können Sie jedoch einen Teil oder die gesamte Kaution einbehalten, um die Reparatur- oder Ersatzkosten zu decken. Nicht alle Arten von Schäden werden jedoch durch Kautionen gedeckt.
Zum Beispiel kommt es von Zeit zu Zeit unvermeidlich zu kleineren Brüchen (wie zerbrochenem Geschirr oder Glas), und allgemeine Abnutzungserscheinungen sind unvermeidlich (denken Sie an Abnutzungsspuren, kleine Flecken und Kratzer). Daher werden diese Kosten normalerweise in Ihren Übernachtungspreisen und/oder Ihrer Versicherungspolice berücksichtigt.
Auf der anderen Seite könnten schwerwiegendere Schäden, wie beschädigte Möbel, ein kaputter Wandspiegel oder ein kaputtes Elektrogerät, Grund genug sein, um die Kaution einzubehalten.
Zu wissen, wann eine Kaution einzubehalten ist oder wann nicht, kann eine schwierige Entscheidung sein — wurde der Unfall durch Unachtsamkeit verursacht oder war es die Art von Vorfall, der jedem passieren konnte? Ist der entstandene Schaden schwerwiegend genug, um einen Gast möglicherweise zu verärgern?
Dies kann ein guter Balanceakt sein, wenn Sie versuchen, die Gewinnmargen Ihres Unternehmens zu schützen und gleichzeitig ein positives Gasterlebnis zu bieten. Im Folgenden schauen wir uns an, wie die wichtigsten Buchungsplattformen den Kautionsprozess verwalten.
*Beachten Sie, dass in der Praxis für einige Kautionen — z. B. solche, die eine Kreditkartenvorautorisierung verwenden — keine Vorauszahlung erforderlich ist und es sich daher technisch gesehen nicht um Einzahlungen handelt.
Je nachdem, über wen Ihre Buchung erfolgt, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Einzahlungen, Rückerstattungen und Forderungen zu verwalten. Im Folgenden findest du die wichtigsten Informationen, die du für die drei größten Buchungsplattformen wissen musst: Airbnb, Booking.com und Vrbo.
Airbnb selbst verwaltet keine Kautionen. Wenn ein Aufenthalt zu Schäden an der Unterkunft oder deren Inhalt führt, kannst du innerhalb von 14 Tagen nach dem Check-out eine Rückerstattung beantragen Das Lösungszentrum von Airbnb.
In diesem Szenario müssen Sie möglicherweise einige Belege für Ihren Anspruch vorlegen, z. B. Fotos des Schadens mit einem historischen Protokoll über Rauchen, übermäßigen Lärm und Belegung. Dies können Sie mit Minut tun.
Aber du Dose überweisen Sie Ihre Airbnb-Buchungen mit einer speziellen API-verbundenen Software wie Autohost und Superhog mit einer Kaution.
Im Gegensatz zu Airbnb können Sie bei Booking.com Kautionen direkt bei Gästen zu Ihren eigenen Bedingungen verwalten.
Wie die Plattform selbst erklärt: „Du definierst, wie und wann du diesen Betrag einziehst und verwaltest das Geld selbst. Sie müssen den Betrag gemäß den Einstellungen, die Sie zum Zeitpunkt der Buchung festgelegt haben, einziehen und zurückgeben.“
Alternativ können Sie verwenden Das Schadensprogramm von Booking.com, was es der Plattform ermöglicht, die Schadenszahlung zu erleichtern und die Kommunikation mit den Gästen kostenlos zu verwalten.
Ähnlich dem Schadensprogramm von Booking.com Vrbo verwaltet Sicherheitseinlagen für Sie basierend auf Ihren individuellen Einstellungen:
„Sie können eine Schadenskaution festlegen, für die Ihr Gast verantwortlich ist, wenn er Schäden an Ihrem Eigentum verursacht. Du hast bis zu 14 Tage Zeit, nachdem ein Gast ausgecheckt hat, um einen Anspruch geltend zu machen. Wir belasten die Kreditkarte des Reisenden, die für die Buchung verwendet wurde, in deinem Namen mit diesem Betrag.“
Schadenskautionen können erhebliche Auswirkungen auf Ihren Betrieb und Ihre Gastbeziehungen haben. Bevor Sie also einen Prozess zur Verwaltung dieser Schäden implementieren (wir beschreiben die verschiedenen Methoden unten), sollten Sie sich über deren Vor- und Nachteile im Klaren sein.
Bei der Festlegung der richtigen Kaution müssen Sie den optimalen Ort finden, der Ihr Eigentum schützt, ohne potenzielle Gäste abzuschrecken. Hier betrachten wir die beiden wichtigsten Gesichtspunkte: Die Art Ihrer Immobilie in Bezug auf den lokalen Markt und die verschiedenen Preisfestsetzungsmethoden.
Die Größe, der Wert und die Ausstattung Ihrer Immobilien spielen eine große Rolle bei der Festlegung der Höhe der Kaution — ein gemütliches kleines Haus benötigt keine so hohe Kaution wie eine weitläufige Luxusvilla mit sieben Schlafzimmern.
Der Standort ist jedoch ebenso ein Faktor wie Ihr lokaler Markt. Wenn Ihre Anzahlung viel höher ist als bei anderen ähnlichen Mietobjekten, mit denen Sie konkurrieren, könnten Sie einige Buchungen verpassen.
Also, wenn du deine Einzahlung festlegst, suche nach ähnlichen STRs in deiner Nachbarschaft und sieh dir an, was die typische Spanne ist. Ihre Kaution sollte innerhalb dieses Bereichs liegen.
Wenn Sie sich für eine Festzahlung entscheiden, legen Sie einen Standardbetrag fest, unabhängig davon, wie lange der Gast bleibt oder wie viel er pro Nacht zahlt. Vor allem, wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten oder Aufenthalte mit nur einer Übernachtung akzeptieren, kann ein gleichbleibender Einzahlungsbetrag die Abwicklung des Vorgangs vereinfachen.
Für viele Anmietungen ist eine Kaution zwischen 250 und 500 US-Dollar typisch. Wie bereits erwähnt, hängt dies jedoch vom lokalen Markt und der Art der Immobilie ab.
Beispielsweise ist für Kurzzeitvermietungen mit fünf Schlafzimmern in Outer Banks, North Carolina, häufig eine Kaution zwischen 1000 und 2.000 USD erforderlich. Andere verlangen überhaupt keine Kaution, verhängen aber automatisch eine Geldstrafe gegen Gäste, die sich nicht an die Hausregeln bezüglich Rauchen, Putzen und Müllentsorgung halten.
Wenn Sie sich für eine prozentuale Anzahlung entscheiden, binden Sie den Einzahlungsbetrag an die gesamten Reservierungskosten. Dies liegt normalerweise irgendwo zwischen 10% und 25%.
Wenn Sie beispielsweise ein Strandhaus für 6.000 USD pro Woche mieten und die Kaution 15% der Reservierungskosten beträgt, beläuft sich die Kaution auf 900 USD. Diese Methode passt sich dem Preis an, wodurch sie in einigen Fällen fairer ist, aber für mittelfristige Aufenthalte von mehreren Wochen oder Monaten weniger geeignet ist.
Wenn Sie Direktbuchungen für Ihre Ferienwohnungen verwalten, ist eine effiziente und sichere Erfassung von Kautionen unerlässlich. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Überlegungen, praktische Ansätze, die Sie für Ihre eigenen Geschäftsprozesse verfolgen können, sowie deren Vor- und Nachteile.
Beginnen Sie damit, Ihre Kautionsrichtlinien explizit und klar darzulegen. Füge alle Details in deinem Mietvertrag, deiner Hausordnung oder der Beschreibung deines Inserats ein. Geben Sie an, wie viel, wann es fällig ist und unter welchen Bedingungen es ganz oder teilweise zurückerstattet wird. Transparenz schafft Vertrauen und minimiert die Wahrscheinlichkeit eines Rechtsstreits im weiteren Verlauf.
Gäste persönlich zu treffen, um die Kaution abzuholen, kann eine einfache Methode sein, insbesondere bei kleineren Unterkünften oder wenn Sie in der Nähe wohnen. Dieser Ansatz ermöglicht eine persönliche Note und die Möglichkeit, gemeinsam durch das Anwesen zu gehen. Sie können vor Ort Bargeld oder Schecks akzeptieren oder einen mobilen Zahlungsservice nutzen. Denken Sie nur daran, aus Gründen der Transparenz eine Quittung vorzulegen.
Das persönliche Einsammeln von Einlagen hat jedoch einige Nachteile:
Automatisierte Banküberweisungen ersparen Ihnen und dem Gast die lästige persönliche Abholung. Geben Sie den Gästen an, wohin sie die Anzahlung überweisen sollen — Services wie Zelle oder Wise für ausländische Besucher sind eine gute Option — und schließen Sie den Online-Check-in-Vorgang ab, sobald eine Zahlung abgeschlossen ist.
Das einzige Problem ist, dass die Verwaltung von Banküberweisungen den Buchungs- oder Check-in-Prozess sowohl für Sie als auch für Ihren Gast um einen zusätzlichen Schritt erweitert.
Effizientes Messaging ist erforderlich, das Sie mithilfe von STR-Messaging-Lösungen wie Vorlagen erstellen, planen und automatisieren können Minuts Gastzugang.
Bei der Vorautorisierung Ihrer Kreditkarte wird ein bestimmter Betrag auf der Kreditkarte des Gastes einbehalten, der nicht belastet wird, es sei denn, es besteht ein Schadensersatzanspruch.
Dies ist ein hochautomatisierter Prozess für beide Parteien und stellt sicher, dass bei Bedarf Geld verfügbar ist: Nach Ablauf der Haltefrist wird der vorautorisierte Betrag wieder dem verfügbaren Guthaben des Karteninhabers gutgeschrieben.
Arbeiten Sie mit Ihrem Zahlungsabwickler zusammen, um dies einzurichten, und informieren Sie die Gäste über den Vorgang und die Dauer der Wartezeit. Denke aber daran, dass die meisten Reservierungen ein Limit von bis zu 14 Tagen haben und dies normalerweise keine geeignete Lösung für längere Aufenthalte ist.
Bei der Zahlungs- und Rückerstattungsmethode wird die Kreditkarte des Gastes zum Zeitpunkt der Buchung mit der Kaution belastet und diese nach dem Aufenthalt und einer Inspektion der Unterkunft zurückerstattet.
Dadurch wird sichergestellt, dass die Anzahlung im Voraus eingezogen wird, Sie müssen sie jedoch umgehend zurückerstatten, um das Vertrauen und die Zufriedenheit zu wahren. Machen Sie sich klar, unter welchen Bedingungen der volle Betrag zurückerstattet wird, und legen Sie den Zeitrahmen für die Rückerstattung fest, der die Überprüfung ermöglichen muss.
Es gibt verschiedene Tools und Plattformen, mit denen Sie die Buchungs- und Check-in-Verwaltung mit speziellen Funktionen für die Bearbeitung von Kautionen optimieren können. Diese Softwarelösungen stellen eine Verbindung zu Ihren Buchungsplattformen und/oder Ihrem Immobilienverwaltungssystem (PMS) her, um ansonsten potenziell komplexe Prozesse zu automatisieren. Hier ist ein kurzer Überblick über einige von ihnen:
Sicherheitseinlagen bieten Ihrem Unternehmen einen gewissen finanziellen Schutz, sind jedoch keine vollständige Lösung, und Ihre Immobilien und deren Inhalte sind immer noch anfällig für riskantes Verhalten.
Der Schaden, der durch eine widerspenstige Party, Rauchen oder lokale Verordnungen zur Belegungsbegrenzung von STR und die Nichtbeachtung des Geräuschpegels verursacht wird, kann die Höhe Ihrer Kaution bei weitem übersteigen und sogar den Widerruf Ihrer Betriebserlaubnis riskieren.
Mit einem eigenständigen Sensor zum Schutz von Ferienwohnungen können Sie diese Risiken mindern. So funktioniert das mit Minut:
Mit der Komplettlösung von Minut für den Schutz von Ferienimmobilien erhalten Sie einen Überblick über Ihr gesamtes Portfolio, automatisierte Prozesse zur Verwaltung der Gästekommunikation und eine Aufzeichnung der Ereignisse, wenn ein Vorfall eintritt.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, im Rahmen Ihres Buchungs- und Check-in-Vorgangs eine Kaution zu hinterlegen, benötigen Sie eine effiziente Methode zur Verwaltung von Abholung, Rückgabe und Gastnachrichten.
Ohne eine optimierte Methode zur Verwaltung von Einzahlungen könnten Sie einige Gäste davon abhalten, bei Ihnen zu buchen, Ihren Verwaltungsaufwand erhöhen und Schwierigkeiten haben, Ihren Betrieb zu skalieren. Aber mit Methoden wie der Vorautorisierung von Kreditkarten, Zahlungen mit Abbuchung und Rückerstattung und automatisierter Gastnachricht können Sie einen effizienten Prozess einrichten, der Ihren manuellen Arbeitsaufwand nicht erhöht.
Es ist jedoch wichtig, dass Sie klar und transparent darlegen, welchen Prozess Sie implementieren, sowie Ihre Richtlinien, wann eine Einzahlung teilweise oder vollständig einbehalten werden soll.
Um Ihr Unternehmen weiter zu schützen, sollten Sie eine Komplettlösung zur Lärmüberwachung wie Minut in Betracht ziehen, die Benachrichtigungen und Gastnachrichten automatisiert. Wenn das an Ort und Stelle ist:
