Los alquileres vacacionales son vulnerables al incumplimiento de las normas y a los accidentes que pueden comprometer sus márgenes de beneficio, las relaciones con los propietarios e incluso poner en peligro su negocio. Los depósitos de garantía de alquiler a corto plazo ayudan a mitigar esos riesgos, pero necesitas saber qué importe fijar, cómo gestionar el proceso de pago y cómo comunicarte con los huéspedes.
Cualquier error en sus procesos o cálculos podría provocar una caída en las tasas de ocupación y malas críticas.
Este artículo aborda estas mismas preocupaciones. Aprenderás:
Los depósitos de seguridad de los alquileres vacacionales actúan como garantía financiera por los daños causados por los huéspedes durante su estancia. Siempre que no haya problemas, normalmente reembolsarás este pago por adelantado* poco después de la salida, una vez que la propiedad haya sido inspeccionada o se haya completado la facturación.
Sin embargo, si hay daños, puede retener parte o la totalidad del depósito para cubrir los costos de reparación o reemplazo. Sin embargo, los depósitos de seguridad no cubren todos los tipos de daños.
Por ejemplo, es inevitable que de vez en cuando se produzcan pequeñas roturas (como la rotura de un plato o un vaso) y el desgaste general es inevitable (piense en marcas de rozaduras, pequeñas manchas y arañazos), por lo que estos costos normalmente se incluyen en las tarifas por noche y/o en la póliza de seguro.
Por otro lado, los daños más graves, como muebles dañados, un espejo de pared roto o un aparato eléctrico roto, podrían ser motivo suficiente para retener el depósito de seguridad.
Saber cuándo retener un depósito de garantía o cuándo no puede ser una decisión difícil: ¿el accidente se debió a un descuido o fue el tipo de incidente que le puede pasar a cualquiera? ¿El daño causado es lo suficientemente grave como para molestar al huésped?
Esto puede ser un buen equilibrio si buscas proteger los márgenes de beneficio de tu empresa y, al mismo tiempo, ofrecer una experiencia positiva a los huéspedes. A continuación, analizamos cómo las principales plataformas de reservas gestionan el proceso de depósito de seguridad.
*Tenga en cuenta que, en la práctica, algunos depósitos de seguridad, como los que utilizan la preautorización de tarjetas de crédito, no requieren un pago por adelantado y, por lo tanto, técnicamente no son depósitos.
Hay diferentes formas de gestionar los depósitos, los reembolsos y las reclamaciones en función de con quién se realice la reserva. A continuación, verás la información clave que necesitas saber sobre las tres plataformas de reservas más importantes: Airbnb, Booking.com y Vrbo.
Airbnb en sí no gestiona los depósitos de seguridad. Si una estancia provoca daños en la propiedad o en su contenido, puedes solicitar el reembolso en un plazo de 14 días a partir de la salida utilizando Centro de resoluciones de Airbnb.
En este caso, es posible que tengas que proporcionar alguna evidencia que respalde tu reclamación, como fotos de los daños con un registro histórico de tabaquismo o ruido y ocupación excesivos, algo que puedes hacer con Minut.
Sin embargo, tú poder aplica un depósito de seguridad a tus reservas de Airbnb a través de un software especializado conectado a la API, como Autohost y Superhog.
A diferencia de Airbnb, Booking.com te permite gestionar los depósitos de seguridad directamente con los huéspedes según tus propias condiciones.
Como explica la propia plataforma, «Tú defines cómo y cuándo recaudas esta cantidad y administras el dinero tú mismo. Debes cobrar y devolver el importe según la configuración que definiste en el momento de la reserva».
Alternativamente, puede usar Programa de daños de Booking.com, lo que permite a la plataforma facilitar el pago de los daños y gestionar las comunicaciones con los huéspedes sin coste alguno.
Al igual que el programa de daños de Booking.com, Vrbo gestiona los depósitos de seguridad para ti en función de tu configuración personalizada:
«Puedes establecer un depósito para cubrir posibles desperfectos del que tu huésped será responsable si causa daños a tu propiedad. Tendrás hasta 14 días después de que el huésped se vaya para presentar una reclamación. Cargaremos este importe en tu nombre a la tarjeta de crédito del viajero utilizada para la reserva».
Los depósitos por daños pueden tener un impacto significativo en sus operaciones y en las relaciones con los huéspedes, por lo que antes de implementar un proceso para administrarlos (describimos los diferentes métodos a continuación), debe tener en claro sus ventajas e inconvenientes.
Establecer el depósito de seguridad correcto es cuestión de encontrar el punto óptimo que proteja tu propiedad sin asustar a los posibles huéspedes. Aquí analizamos los dos puntos principales a tener en cuenta: la naturaleza de su propiedad en relación con el mercado local y los diferentes métodos de fijación de precios.
El tamaño, el valor y las comodidades de sus propiedades juegan un papel importante a la hora de determinar el monto del depósito: una casa pequeña y acogedora no necesitará un depósito tan grande como una extensa villa de lujo de siete dormitorios.
Sin embargo, la ubicación también es un factor, al igual que su mercado local. Si tu depósito es mucho mayor que el de otras propiedades de alquiler similares con las que compites, podrías perder algunas reservas.
Por lo tanto, cuando fije su depósito, investigue los STR similares en su vecindario y vea cuál es el rango típico. Tu depósito de garantía debe estar dentro de ese rango.
Optar por un depósito con tasa fija significa que estableces un importe estándar independientemente de la duración de la estancia del huésped o de lo que pague por noche. Especialmente si administras varias propiedades o aceptas estadías de una sola noche, tener un monto de depósito constante puede facilitar el proceso.
Para muchos alquileres, lo habitual es un depósito que oscila entre 250 y 500 dólares. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, depende del mercado local y del tipo de propiedad.
Por ejemplo, los alquileres a corto plazo de cinco habitaciones en Outer Banks, Carolina del Norte, suelen requerir un depósito de entre 1000 y 2000 dólares. Otros no cobran ningún depósito, pero multan automáticamente a los huéspedes por no seguir las normas de la casa sobre fumar, limpiar y tirar basura.
Si optas por un depósito basado en porcentajes, estás vinculando el importe del depósito al coste total de la reserva. Suele oscilar entre el 10% y el 25%.
Por ejemplo, si alquilas una casa en la playa por 6.000$ a la semana y el depósito de garantía es del 15% del coste de la reserva, el depósito ascenderá a 900$. Este método se ajusta al precio, por lo que es más justo en algunos casos, pero menos adecuado para estancias a medio plazo de varias semanas o meses.
Cuando gestionas las reservas directas de tus alquileres vacacionales, es fundamental capturar los depósitos de seguridad de forma eficiente y segura. Estas son algunas consideraciones clave, los enfoques prácticos que puede adoptar para sus propios procesos empresariales y sus ventajas y desventajas.
Empieza por ser explícito y claro acerca de tu política de depósitos de seguridad. Incluye todos los detalles en el contrato de alquiler, las reglas de la casa o las descripciones del anuncio. Indique cuánto, cuándo vence y en qué condiciones se reembolsará total o parcialmente. La transparencia genera confianza y minimiza la posibilidad de que surja una disputa en el futuro.
Reunirse con los huéspedes en persona para cobrar el depósito de seguridad puede ser un método sencillo, especialmente para propiedades más pequeñas o si vives cerca. Este enfoque permite un toque personal y la oportunidad de caminar juntos por la propiedad. Puede aceptar efectivo, un cheque o utilizar un servicio de pago móvil en el acto. Solo recuerda presentar un recibo por motivos de transparencia.
Sin embargo, el cobro de depósitos en persona tiene algunos inconvenientes:
Las transferencias bancarias automatizadas te ahorran a ti y al huésped la molestia de tener que recoger el dinero en persona. Indique a los huéspedes dónde deben transferir el depósito (servicios como Zelle o Wise para visitantes extranjeros son una buena opción) y complete el proceso de registro en línea tan pronto como se complete el pago.
El único problema es que la gestión de las transferencias bancarias añade un paso más al proceso de reserva o registro tanto para ti como para tu huésped.
Se necesita una mensajería eficiente, que pueda modelar, programar y automatizar mediante soluciones de mensajería STR como Guest Connect de Minut.
La preautorización de la tarjeta de crédito implica retener una cantidad específica en la tarjeta de crédito del huésped, que no se cobra a menos que se presente una reclamación por daños.
Este es un proceso altamente automatizado para ambas partes y garantiza que los fondos estén disponibles si es necesario: una vez que vence el período de retención, el monto preautorizado se devuelve al crédito disponible del titular de la tarjeta.
Ponte en contacto con tu procesador de pagos para configurarlo e informa a los huéspedes sobre el proceso y la duración de la reserva. Ten en cuenta que, dado que la mayoría de las reservas tienen un límite de hasta 14 días, esta no suele ser una solución adecuada para estancias más largas.
El método de cobro y reembolso implica cargar el depósito de seguridad a la tarjeta de crédito del huésped en el momento de hacer la reserva y reembolsarlo después de la estancia y una inspección del alojamiento.
Esto garantiza que el depósito se cobre por adelantado, pero requiere que lo reembolses con prontitud para mantener la confianza y la satisfacción. Ten en claro las condiciones en las que se reembolsará el importe total y el plazo para el reembolso, que debe permitir que se lleve a cabo dicha inspección.
Hay varias herramientas y plataformas que puede utilizar para agilizar la gestión de reservas y registros con funciones especializadas para gestionar los depósitos de seguridad. Estas soluciones de software se conectan con sus plataformas de reservas y/o su sistema de administración de propiedades (PMS) para automatizar procesos que de otro modo serían potencialmente complejos. He aquí un breve resumen de algunas de ellas:
Los depósitos de seguridad brindan cierta protección financiera a su empresa, pero no son una solución completa y sus propiedades y su contenido siguen siendo vulnerables a comportamientos riesgosos.
Los daños causados por una fiesta rebelde, por fumar o por ignorar las ordenanzas locales sobre los límites de ocupación del STR y los niveles de ruido podrían superar con creces el importe de su depósito de seguridad e incluso correr el riesgo de que se revoque su licencia de operación.
Con un sensor independiente para proteger los alquileres vacacionales, puede mitigar esos riesgos. Así es como funciona con Minut:
Con la solución integral de Minut para la protección de propiedades de alquiler vacacional, obtendrá visibilidad de toda su cartera, procesos automatizados para gestionar la comunicación con los huéspedes y un registro de los eventos cuando se produzca un incidente.
Si decides implementar los depósitos de seguridad como parte del proceso de reserva y registro, necesitas una forma eficiente de gestionar la recogida, las devoluciones y los mensajes de los huéspedes.
Sin una forma simplificada de gestionar los depósitos, podrías impedir que algunos huéspedes reservaran contigo, aumentar la carga administrativa y tener dificultades para ampliar tus operaciones. Sin embargo, con métodos como la preautorización de tarjetas de crédito, los pagos con cargo y reembolso y la mensajería automática a los huéspedes, puedes disponer de un proceso eficiente que no aumente tu carga de trabajo manual.
Sin embargo, es importante ser claro y transparente sobre cualquier proceso que implementes, así como sobre tu política sobre cuándo un depósito debe retenerse parcial o totalmente.
Para proteger aún más su empresa, debería considerar una solución integral de monitoreo del ruido, como Minut, que automatiza las alertas y los mensajes de los huéspedes. Con esto en su lugar:
