Le case vacanza sono vulnerabili alle violazioni delle regole e agli incidenti che possono compromettere i margini di profitto, i rapporti con i proprietari di casa e persino mettere a repentaglio la tua attività. I depositi cauzionali per gli affitti a breve termine aiutano a mitigare questi rischi, ma devi sapere quale importo fissare, come gestire la procedura di pagamento e come comunicare con gli ospiti.
Eventuali errori nei processi o nei calcoli potrebbero portare a un calo dei tassi di occupazione e a recensioni negative.
Questo articolo affronta proprio queste preoccupazioni. Imparerai:
I depositi cauzionali delle case vacanza fungono da garanzia finanziaria per i danni causati dagli ospiti durante il loro soggiorno. A condizione che non ci siano problemi, normalmente rimborserai questo pagamento anticipato* poco dopo il check-out, una volta che la proprietà è stata ispezionata o il fatturato è stato completato.
Tuttavia, in caso di danni, è possibile trattenere parte o tutto il deposito per coprire i costi di riparazione o sostituzione. Tuttavia, non tutti i tipi di danni sono coperti da depositi cauzionali.
Ad esempio, di tanto in tanto si verificano inevitabilmente piccole rotture (come un piatto o un bicchiere rotto) e l'usura generale è inevitabile (si pensi a segni di usura, piccole macchie e graffi), quindi questi costi sono normalmente presi in considerazione nelle tariffe giornaliere e/o nella polizza assicurativa.
D'altra parte, danni più gravi, come mobili danneggiati, uno specchio da parete rotto o un elettrodomestico rotto, potrebbero essere un motivo sufficiente per trattenere il deposito cauzionale.
Sapere quando o non trattenere un deposito cauzionale può essere una scelta difficile: l'incidente è stato causato da negligenza o era il tipo di incidente che poteva capitare a chiunque? Il danno arrecato è sufficientemente grave da giustificare il potenziale turbamento dell'ospite?
Questo può essere un buon equilibrio se cerchi di proteggere i margini di profitto della tua attività e allo stesso tempo offrire un'esperienza positiva agli ospiti. Di seguito vediamo come le principali piattaforme di prenotazione gestiscono il processo di deposito cauzionale.
*Nota che in pratica, alcuni depositi cauzionali, come quelli che utilizzano la preautorizzazione della carta di credito, non richiedono un pagamento anticipato e quindi tecnicamente non sono depositi.
Esistono diversi modi per gestire depositi, rimborsi e reclami a seconda del destinatario della prenotazione. Di seguito, vedrai le informazioni chiave che devi conoscere per le tre maggiori piattaforme di prenotazione: Airbnb, Booking.com e Vrbo.
Airbnb stesso non gestisce i depositi cauzionali. Se un soggiorno comporta danni alla proprietà o al suo contenuto, puoi effettuare una richiesta di rimborso entro 14 giorni dal check-out utilizzando Centro risoluzioni di Airbnb.
In questo scenario, potrebbe essere necessario fornire alcune prove a sostegno della richiesta, ad esempio foto del danno con un registro storico del fumo o rumore e occupazione eccessivi, cosa che puoi fare utilizzando Minut.
Tuttavia, tu lattina applica un deposito cauzionale alle tue prenotazioni Airbnb tramite software specializzati connessi tramite API come Autohost e Superhog.
A differenza di Airbnb, Booking.com ti consente di gestire i depositi cauzionali direttamente con gli ospiti alle tue condizioni.
Come spiega la piattaforma stessa, «Sei tu a definire come e quando riscuotere questo importo e gestisci tu stesso il denaro. È necessario riscuotere e restituire l'importo secondo le impostazioni definite al momento della prenotazione».
In alternativa, puoi usare Il programma di danneggiamento di Booking.com, che consente alla piattaforma di facilitare il pagamento dei danni e di gestire le comunicazioni con gli ospiti senza alcun costo.
Simile al programma di danneggiamento di Booking.com, Vrbo gestisce i depositi cauzionali per te in base alle tue impostazioni personalizzate:
«Puoi fissare un importo del deposito cauzionale di cui il tuo ospite sarà responsabile se causa danni alla tua proprietà. Avrai fino a 14 giorni dopo il check-out di un ospite per presentare un reclamo. Addebiteremo tale importo per tuo conto sulla carta di credito del viaggiatore utilizzata per la prenotazione.»
I depositi cauzionali possono avere un impatto significativo sulle tue operazioni e sulle relazioni con gli ospiti, quindi prima di implementare un processo per gestirli (descriviamo diversi metodi di seguito), dovresti essere chiaro sui loro vantaggi e svantaggi.
Stabilire il giusto deposito cauzionale significa trovare il punto giusto che protegga la tua proprietà senza spaventare i potenziali ospiti. Qui esaminiamo i due punti principali da considerare: la natura della tua proprietà in relazione al mercato locale e i diversi metodi di fissazione dei prezzi.
Le dimensioni, il valore e i servizi delle tue proprietà giocano un ruolo importante nel determinare l'importo del deposito: una piccola casa accogliente non avrà bisogno di un deposito così grande come una tentacolare villa di lusso con sette camere da letto.
Tuttavia, anche la posizione è un fattore, così come il mercato locale. Se il tuo deposito è molto più elevato rispetto ad altre proprietà in affitto simili con cui sei in concorrenza, potresti perdere alcune prenotazioni.
Quindi, quando imposti il deposito, cerca STR simili nel tuo quartiere e verifica qual è l'intervallo tipico. Il tuo deposito cauzionale dovrebbe rientrare in tale intervallo.
Scegliere un deposito a tasso fisso significa fissare un importo standard indipendentemente dalla durata del soggiorno dell'ospite o da quanto paga per notte. Soprattutto se gestisci più strutture o accetti soggiorni di una sola notte, avere un importo di deposito costante può rendere il processo più facile da gestire.
Per molti affitti, è tipico un deposito compreso tra $250 e $500. Tuttavia, come discusso sopra, dipende dal mercato locale e dal tipo di proprietà.
Ad esempio, gli affitti a breve termine con cinque camere da letto a Outer Banks, nella Carolina del Nord, richiedono spesso un deposito compreso tra $1000 e $2.000. Altri non accettano alcun deposito, ma automaticamente multano gli ospiti per non aver rispettato le regole della casa in materia di fumo, pulizia e smaltimento dei rifiuti.
Se opti per un deposito basato sulla percentuale, stai legando l'importo del deposito al costo totale della prenotazione. Di solito è compreso tra il 10% e il 25%.
Ad esempio, se stai affittando una casa sulla spiaggia per 6.000$ a settimana e il deposito cauzionale è pari al 15% del costo della prenotazione, il deposito ammonterà a 900$. Questo metodo si adatta al prezzo, rendendolo più equo in alcuni casi ma meno adatto per soggiorni di medio termine di diverse settimane o mesi.
Quando gestisci le prenotazioni dirette per le tue case vacanza, acquisire i depositi cauzionali in modo efficiente e sicuro è essenziale. Ecco alcune considerazioni chiave, approcci pratici che puoi adottare per i tuoi processi aziendali e i relativi vantaggi e svantaggi.
Inizia con l'essere esplicito e chiaro sulla tua politica di deposito cauzionale. Includi tutti i dettagli nel contratto di affitto, nel regolamento della casa o nelle descrizioni degli annunci. Indica quanto, quando è dovuto e a quali condizioni verrà rimborsato in tutto o in parte. La trasparenza crea fiducia e riduce al minimo la possibilità di una controversia in futuro.
Incontrare gli ospiti di persona per riscuotere il deposito cauzionale può essere un metodo semplice, soprattutto per le proprietà più piccole o se vivi nelle vicinanze. Questo approccio consente un tocco personale e l'opportunità di visitare insieme la proprietà. Puoi accettare contanti, un assegno o utilizzare un servizio di pagamento mobile sul posto. Ricordati solo di fornire una ricevuta per motivi di trasparenza.
Tuttavia, ci sono alcuni svantaggi nel riscuotere i depositi di persona:
I bonifici bancari automatici evitano a te e all'ospite il fastidio del ritiro di persona. Fornisci agli ospiti i dettagli su dove devono trasferire il deposito (servizi come Zelle o Wise per i visitatori stranieri sono una buona opzione) e completa la procedura di check-in online non appena il pagamento è completato.
L'unico problema è che la gestione dei bonifici bancari aggiunge un ulteriore passaggio al processo di prenotazione o check-in sia per te che per il tuo ospite.
È necessaria una messaggistica efficiente, che puoi modellare, pianificare e automatizzare utilizzando soluzioni di messaggistica STR come Guest Connect di Minut.
La preautorizzazione della carta di credito comporta il trattenimento di un determinato importo sulla carta di credito dell'ospite, che non viene addebitato a meno che non vi sia una richiesta di risarcimento danni.
Si tratta di un processo altamente automatizzato per entrambe le parti e garantisce la disponibilità dei fondi se necessario: dopo la scadenza del periodo di blocco, l'importo preautorizzato viene nuovamente rilasciato nel credito disponibile del titolare della carta.
Collabora con il tuo processore di pagamento per configurarlo e informa gli ospiti sulla procedura e sulla durata del blocco. Tieni presente che, poiché la maggior parte dei soggiorni ha un limite massimo di 14 giorni, questa non sarebbe normalmente una soluzione adatta per soggiorni più lunghi.
Il metodo di addebito e rimborso prevede l'addebito del deposito cauzionale sulla carta di credito dell'ospite al momento della prenotazione e il rimborso dopo il soggiorno e l'ispezione della proprietà.
Ciò garantisce che il deposito venga riscosso in anticipo, ma richiede di rimborsarlo tempestivamente per mantenere fiducia e soddisfazione. Chiarisci le condizioni alle quali verrà rimborsato l'intero importo e i tempi per il rimborso, che devono consentire lo svolgimento di tale ispezione.
Esistono vari strumenti e piattaforme che puoi utilizzare per semplificare la gestione delle prenotazioni e del check-in con funzionalità specializzate per la gestione dei depositi cauzionali. Queste soluzioni software si collegano alle piattaforme di prenotazione e/o al sistema di gestione delle proprietà (PMS) per automatizzare processi altrimenti potenzialmente complessi. Ecco una breve panoramica di alcuni di essi:
I depositi cauzionali forniscono una certa protezione finanziaria alla tua attività, ma non sono una soluzione completa e le tue proprietà e i loro contenuti sono ancora vulnerabili a comportamenti rischiosi.
I danni causati da una festa indisciplinata, dal fumo o dall'ignoranza delle ordinanze locali sui limiti di occupazione e sui livelli di rumore STR potrebbero superare di gran lunga l'importo del deposito cauzionale e persino rischiare la revoca della licenza di esercizio.
Con un sensore autonomo per la protezione delle case vacanza, puoi mitigare questi rischi. Ecco come funziona con Minut:
Con la soluzione all-in-one di Minut per la protezione delle proprietà in affitto per le vacanze, otterrai visibilità su tutto il tuo portafoglio, processi automatizzati per gestire le comunicazioni con gli ospiti e un registro degli eventi in caso di incidente.
Se scegli di implementare i depositi cauzionali come parte del processo di prenotazione e check-in, hai bisogno di un modo efficiente per gestire la raccolta, i resi e la messaggistica agli ospiti.
Senza un modo semplificato per gestire i depositi, potresti scoraggiare alcuni ospiti dal prenotare con te, aumentare il tuo onere amministrativo e avere difficoltà a scalare le tue operazioni. Tuttavia, con metodi come la preautorizzazione della carta di credito, i pagamenti con addebito e rimborso e la messaggistica automatica agli ospiti, puoi disporre di un processo efficiente che non aumenta il carico di lavoro manuale.
È importante, tuttavia, essere chiari e trasparenti su qualsiasi processo implementato, nonché sulla politica in merito ai tempi in cui un deposito deve essere trattenuto parzialmente o completamente.
Per proteggere ulteriormente la tua azienda, dovresti prendere in considerazione una soluzione completa di monitoraggio del rumore come Minut che automatizza gli avvisi e la messaggistica agli ospiti. Con questo in atto:
