En louant un bien immobilier en location saisonnière, les gestionnaires de biens s'exposent au non-respect des règles ou à des accidents qui peuvent affecter la rentabilité, les relations avec les propriétaires et même compromettre l'activité de l'entreprise. Les dépôts de garantie pour les locations à court terme peuvent aider à limiter ces risques. Quel montant fixer, comment gérer le processus de paiement et comment communiquer avec les locataires ?
Une erreur dans vos processus ou dans vos calculs peut faire chuter votre taux d'occupation et générer de mauvaises évaluations.
Dans cet article, vous découvrirez :
Les cautions versées dans le cadre d'une location de vacances constituent une garantie financière en cas de dommages causés par les locataires durant leur séjour. Si le séjour se déroule sans encombre, vous pourrez rembourser ce paiement initial* peu après le check-out, après avoir réalisé un état des lieux de sortie.
Toutefois, en cas de dégâts ou dommages, vous pouvez conserver tout ou partie du dépôt de garantie pour couvrir les frais de réparation ou de remplacement. Néanmoins, tous les types de dégradations ne sont pas couverts par les dépôts de garantie.
Par exemple, des dégâts mineurs (comme une assiette ou un verre cassé) se produisent inévitablement de temps. L'usure générale du logement est inévitable (comme des marques de frottement, de petites taches ou des rayures sur les meubles). Ces coûts sont généralement inclus dans les tarifs de la nuitée et/ou dans les polices d'assurance.
En revanche, des dégâts plus importants, comme un mobilier endommagé, un miroir brisé ou un appareil électrique cassé, peuvent justifier une retenue du dépôt de garantie.
Il est parfois difficile de déterminer dans quelles circonstances il convient de retenir un dépôt de garantie. L'accident est-il dû à une négligence ou bien s'agit-il d'un incident qui aurait pu arriver à n'importe qui ? Les dégâts causés sont-ils suffisamment graves pour risquer de mécontenter un client ?
Cela peut représenter un défi de taille : vous devez garantir les bénéfices de votre entreprise tout en offrant une expérience positive à vos clients. Découvrez comment les principales plateformes de réservation gèrent leurs processus de dépôt de garantie et de caution.
Les casses ne sont normalement pas couvertes par les dépôts de garantie et doivent donc être prises en compte dans votre business plan. Source
*Notez que certains dépôts de garantie, comme ceux effectués par le biais d'une pré-autorisation de la carte de crédit, ne requièrent pas de paiement initial et ne sont donc techniquement pas considérés comme des dépôts de garantie.
Il existe différentes manières de gérer les cautions, les remboursements et les réclamations en fonction de la plateforme de réservation utilisée. Vous trouverez ci-dessous les principales informations à connaître pour les trois plus grandes plateformes de réservation : Airbnb, Booking.com et Vrbo.
Airbnb ne prend pas en charge les dépôts de garantie. Si un séjour occasionne des dégradations dans la propriété ou les biens qu'elle contient, l’hôte Airbnb ou le gestionnaire professionnel peut faire une demande de remboursement dans les 14 jours suivant le départ des hôtes en utilisant le Centre de résolution d'Airbnb.
Vous pourriez alors être amené à fournir des preuves à l'appui de votre demande, telles que des photos des dégâts... Mais aussi des preuves de tabagisme ou d'excès de bruit et d'occupation excessive du logement. Minut vous permet d'obtenir toutes ces données.
Toutefois, il est possible demander un dépôt de garantie pour vos réservations Airbnb en utilisant des logiciels spécialisés et connectés via une API, comme Autohost ou Superhog.
À la différence d'Airbnb, Booking.com vous permet de gérer les dépôts de garantie directement avec les clients, selon vos propres conditions.
Comme l'explique la plateforme elle-même, "vous définissez comment et quand vous percevez ce montant et vous gérez l'argent vous-même. Vous devez collecter et restituer le montant selon les paramètres que vous avez définis au moment de la réservation."
Vous pouvez également utiliser le programme de gestion des dommages de Booking.com. Elle permet à la plateforme de faciliter le paiement des dommages et de gérer les communications avec les clients, sans frais.
Le programme de gestion des dommages de Booking.com vous permet de ne pas avoir à gérer des communications parfois délicates avec vos clients. Source
Le programme de gestion des dommages de Vrbo est similaire à celui de Booking.com. Vrbo gère les dépôts de garantie pour vous en fonction de vos paramètres personnalisés :
"Vous pouvez fixer le montant du dépôt de garantie que votre client devra payer s'il cause des dommages à votre propriété. Vous aurez jusqu'à 14 jours après le départ d'un client pour faire une réclamation. Nous débiterons alors ce montant en votre nom sur la carte de crédit du voyageur utilisée pour la réservation".
Les dépôts de garantie peuvent avoir un impact significatif sur vos activités et sur vos relations avec vos clients. Avant de mettre en place un processus de gestion de ces dépôts (découvrez les différentes méthodes ci-dessous), vous devez être bien informé pour peser le pour et le contre.
Les dépôts de garantie sont une protection financière pour votre entreprise et vous évitent d'avoir à puiser dans d'autres sources de financement.
En montrant au propriétaire de logement que vous disposez d'un processus bien établi pour les dépôts de garantie, vous faites preuve de professionnalisme et vous renforcez leur confiance en vos services.
Pour les locataires, savoir qu’ils peuvent potentiellement perdre de l’argent les encourage à adopter un comportement positif.
Les locataires seront plus enclins à respecter les règles de la maison, par exemple les restrictions concernant les invités supplémentaires ou les instructions relatives à l'utilisation de certains équipements.
Comme il s'agit d'une charge remboursable qui peut réduire vos coûts, les dépôts de garantie peuvent indirectement vous aider à maintenir des tarifs de nuitée peu élevés.
Demander un dépôt de garantie ajoute une étape supplémentaire au processus de réservation, ce qui pourrait décourager certains de vos clients. Cela peut avoir une incidence sur votre taux d'occupation, car les voyageurs préféreront opter pour une expérience de réservation plus simple ailleurs.
La rétention d’une caution peut entraîner des litiges et des remises en cause de ce qui constitue des dommages par rapport à l'usure normale du logement. Ainsi, cela peut donner lieu à des critiques négatives, qui nuiront à votre image de marque.
En l'absence d'un processus automatisé, le suivi des paiements, la conservation des fonds, l'inspection des biens et le traitement des retours ou des demandes d'indemnisation peuvent augmenter votre charge de travail.
Après avoir payé la caution, certains clients peuvent penser qu'ils ne sont pas obligés de respecter la propriété. Cela peut augmenter le risque de dommages très coûteux, pouvant même dépasser le montant de la caution.
Il existe d'autres moyens de protéger votre propriété sans avoir à exiger un dépôt de garantie. Vous pouvez utiliser, par exemple, des outils spécialisés dans la surveillance des logements sans risque pour la vie privée, comme Minut. Des assurances pour les logements, comme Safely, peuvent aussi couvrir les dommages sans que vous ayez à facturer les clients.
Les dépôts de garantie offrent une certaine protection financière, mais n'empêchent pas les comportements à risque ou le non-respect des règles.. Source
Fixer le bon montant de dépôt de garantie, c'est trouver le juste milieu pour protéger votre bien sans dissuader les clients potentiels. Voici deux principaux points à prendre en considération : la nature de votre bien par rapport au marché local et les différentes méthodes de fixation des prix.
La taille, la valeur et les équipements de vos biens jouent un rôle important pour fixer le montant de la caution - une petite maison confortable ne nécessitera pas une caution aussi importante qu'une grande villa de luxe avec sept chambres.
Cependant, la localisation est également un facteur, tout comme le marché local. Si le montant votre caution est beaucoup plus élevé que celui d'autres locations similaires dans la région, vous risquez de passer à côté de certaines réservations.
Ainsi, lorsque vous déterminez le montant de votre dépôt de garantie, renseignez-vous sur les logements identiques dans votre quartier et voyez quelle est la fourchette habituelle. Votre dépôt de garantie doit se situer dans cette fourchette.
En optant pour un montant fixe pour le dépôt de garantie, vous définissez un prix fixe, quelle que soit la durée du séjour de l'hôte ou le montant qu'il paie par nuit. Si vous gérez plusieurs propriétés ou si vous acceptez des séjours d'une seule nuit, le fait d'avoir un montant de dépôt fixe peut rendre le processus plus facile à gérer.
Pour de nombreuses locations de courte durée, une caution allant de 250 à 500 dollars est habituelle. Toutefois, comme évoqué plus haut, ce montant dépend du marché local et du type de bien.
À titre d'exemple, les locations courtes durée pour une villa avec cinq chambres en Provence imposent souvent une caution allant de 1 000 à 2 000 dollars. D'autres ne demandent aucune caution, mais imposent automatiquement une amende aux locataires qui ne respectent pas les règles de la maison en matière de tabagisme, de nettoyage et de traitement des ordures.
Si vous optez pour une caution calculée en pourcentage, celle-ci sera liée au coût total de la réservation. Ce pourcentage se situe généralement entre 10 et 25 %.
Par exemple, si vous louez une maison en bord de mer pour 6 000 dollars par semaine et que le dépôt de garantie s'élève à 15 % du coût de la réservation, le dépôt s'élèvera à 900 dollars. Cette méthode est ajustée en fonction du prix, ce qui la rend plus équitable dans certains cas, mais moins adaptée aux séjours de moyenne durée, de plusieurs semaines ou de plusieurs mois.
Lorsque vous gérez des réservations en direct pour vos locations de vacances, recueillir les dépôts de garantie de manière efficace et sécurisée est essentiel. Découvrez ci-dessous quelques éléments clés à prendre en compte, des solutions pratiques que vous pouvez adopter pour vos propres processus commerciaux, ainsi que leurs avantages et inconvénients.
Commencez par être explicite et clair sur votre politique en matière de dépôt de garantie. Indiquez toutes les informations dans le contrat de location, le règlement intérieur ou la description de l'annonce. Indiquez le montant, la date d'échéance et les conditions de remboursement total ou partiel. La transparence permet d'instaurer un climat de confiance et de minimiser les risques de litige.
Vos contrats de location doivent indiquer clairement les conditions de gestion des dépôts de garantie.
Rencontrer les clients en personne pour recueillir le dépôt de garantie est une bonne solution, en particulier pour les petites propriétés ou si vous habitez à proximité. Cette approche permet d'apporter une touche personnelle dans la relation client et vous donne l'occasion de faire visiter en personne la propriété au client. Vous pouvez accepter des espèces, un chèque ou utiliser un service de paiement mobile sur place. N'oubliez pas de fournir au client un reçu, par souci de transparence.
Toutefois, cette solution présente certains inconvénients :
Les virements bancaires automatisés vous évitent, ainsi qu'au client, les inconvénients d'un encaissement en main propre. Indiquez aux clients où ils doivent transférer leur caution - des services comme Zelle ou Wise pour les visiteurs étrangers sont une bonne option - et terminez le processus d'enregistrement en ligne dès qu'un paiement est effectué.
La seule difficulté réside dans le fait que la gestion des virements bancaires ajoute une étape supplémentaire au processus de réservation ou de check-in, tant pour vous que pour votre client.
Il est nécessaire de disposer d'une messagerie efficace, que vous pouvez personnaliser, programmer et automatiser à l'aide de solutions de messagerie pour locations de courte durée, comme la fonctionnalité Guest Connect de Minut.
Intégrez le processus de collecte des dépôts de garantie dans votre flux de messages automatisés pour les check-in. Source
Une pré-autorisation de carte de crédit consiste à bloquer un montant déterminé sur la carte de crédit du client. Celui-ci ne sera débité que s'il y a une demande de dommages-intérêts.
Il s'agit d'un processus entièrement automatisé pour les deux parties, qui garantit que les fonds soient disponibles en cas de besoin : À l'expiration de la période de retenue, le montant pré-autorisé sera restitué au titulaire de la carte.
Contactez votre prestataire de services de paiement pour mettre en place cette procédure et informez vos clients de la procédure et de la durée de la retenue de la caution. Bon à savoir : la plupart des retenues étant limitées à 14 jours, cette solution n'est normalement pas adaptée aux séjours de longue durée.
La méthode de paiement et de remboursement consiste à débiter le dépôt de garantie de la carte de crédit du client au moment de la réservation et à le lui rembourser après son séjour, après avoir vérifié l’état des lieux.
Cela permet de s'assurer que la caution soit perçue en amont, mais exige que vous la remboursiez rapidement afin de maintenir la confiance et la satisfaction du client. Indiquez clairement les conditions dans lesquelles le montant total sera remboursé et le délai de remboursement.
Il existe différents outils et plateformes permettant de rationaliser la gestion des réservations et des check-in. Ils proposent des fonctionnalités spécialisées dans la gestion des dépôts de garantie. Ces solutions logicielles se connectent à vos plateformes de réservation et/ou à votre système de gestion immobilière (PMS) afin d'automatiser des processus qui pourraient s'avérer complexes. Voici un aperçu rapide de certains d'entre eux :
Les dépôts de garantie assurent une protection financière à votre entreprise, mais ils ne constituent pas une solution complète : vos propriétés et les biens qu'elles renferment restent vulnérables aux comportements à risque.
Les dommages causés par une fête non autorisée, le tabagisme ou le non-respect des réglementations locales relatives aux limites d'occupation et aux niveaux de bruit peuvent dépasser de loin le montant de votre dépôt de garantie et même entraîner la révocation de votre licence d'exploitation.
Un capteur autonome pour la protection des locations de vacances peut vous aider à réduire ces risques. Voici comment fonctionne Minut :
La solution tout-en-un de Minut pour la protection des propriétés de location de vacances, vous assure une visibilité sur l'ensemble de votre portefeuille, des processus automatisés pour gérer la communication avec les clients et un enregistrement des événements en cas d'incident.
Minut est une solution évolutive pour la protection des logements et de locations de courte durée.
Vous avez décidé de mettre en place des dépôts de garantie dans le cadre de votre processus de réservation et de check-in ? Alors vous aurez besoin de mettre en place un process efficace pour gérer la collecte, les retours et les messages destinés aux clients.
Sans méthode optimisée de gestion des cautions, vous risquez de dissuader certains clients de réserver chez vous, d'alourdir votre charge administrative et d'avoir du mal à faire évoluer votre activité. Grâce à des méthodes comme l'autorisation préalable de carte de crédit, les paiements par débit, le remboursement et la messagerie automatisée, vous disposerez d'un processus efficace sans augmenter votre charge de travail.
Il est toutefois important d'être clair et transparent quant à la procédure que vous mettez en place, ainsi que sur votre politique en matière de conservation partielle ou totale des dépôts.
Pour mieux protéger votre entreprise, pourquoi ne pas envisager une solution de surveillance du bruit tout-en-un comme Minut, qui automatise les alertes et la messagerie des invités ? Une fois cette solution mise en place :
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