Cómo Elegir un Sistema de Gestión de Llaves en 2024: Una Guía Integral para Administradores de Propiedades
En este artículo, exploramos la importancia de la gestión de llaves y las consideraciones para elegir el sistema adecuado.
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July 31, 2024
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Imagina un escenario en el que una llave desaparece y nadie de tu equipo dice tener una copia. La pregunta inmediata que surge es: ¿por qué pasó esto? Sin un Sistema de Gestión de Llaves, encontrar la respuesta puede ser un desafío. Si tu negocio de administración de propiedades maneja más de una docena de llaves, probablemente necesites un Sistema de Gestión de Llaves para facilitar tus operaciones diarias. Organizar eficientemente las llaves de tus propiedades de alquiler es una tarea crucial. Un inventario de llaves bien organizado no solo te ahorra tiempo, sino que también te libera del estrés de lidiar con llaves perdidas o de perseguir a personas que se olvidaron de devolverlas a la oficina.
En este artículo, exploramos la importancia de la gestión de llaves y las consideraciones para elegir el sistema adecuado.
Principales Razones para Implementar un Sistema de Gestión de Llaves:
Seguimiento del inventario de llaves: es fácil controlar el estado de las llaves cuando todo está actualizado en una aplicación o sitio web.
Control de acceso específico a las llaves: otorgar acceso a personas o grupos específicos.
Capacidades de acceso único: así como puedes otorgar acceso a una propiedad, también puedes restringirlo y eliminar a una persona de la lista de acceso inmediatamente.
Simplificación de las visitas a la propiedad: sin necesidad de instalar una caja de seguridad problemática (estas pequeñas cajas de llaves están siendo prohibidas en cada vez más ciudades).
Mayor responsabilidad: saber quién tiene la llave en todo momento.
Mitos Relacionados con los Sistemas de Gestión de Llaves
Solo para Empresas Grandes:
Muchos profesionales a menudo asumen que los Sistemas de Gestión de Llaves están diseñados exclusivamente para grandes empresas, creyendo que las pequeñas y medianas empresas no pueden utilizarlos eficazmente. ¡Esta suposición es un error! Gestionar llaves con éxito puede ser un desafío, sin importar la cantidad, incluso si son solo unas pocas, digamos 40-50 llaves. Pueden surgir circunstancias imprevistas, haciendo imposible predecir los desafíos potenciales. La realidad es que un acto simple, como que alguien se lleve llaves de la oficina sin aviso, puede tener consecuencias significativas. ¡Imagínate darte cuenta de que falta una llave justo cuando estás a punto de recogerla para entregarla a un huésped o inquilino! Esto puede causar retrasos y conflictos entre el personal, perjudicar la reputación del negocio, causar confusión y pérdida de productividad.
Desmontando el mito de los Sistemas de Gestión de Llaves manuales:
Un mito prevalente sobre la seguridad de las llaves es que la gestión manual usando Excel o registros en papel es más confiable que los sistemas automatizados. Aunque los métodos manuales pueden parecer confiables, son propensos a errores humanos y pueden poner en peligro la seguridad. En cambio, registrar una llave con un Software de Gestión de Llaves toma solo un segundo: ¡un simple toque del llavero en la parte trasera de tu teléfono, mucho más rápido que navegar en una hoja de Excel!
Consideraciones al Elegir un Sistema de Gestión de Llaves:
Automatización vs gestión manual:
Los sistemas automatizados reducen los errores humanos y mejoran la eficiencia, pero también cuestan más.
Rastreabilidad y transparencia:
Tecnologías como NFC proporcionan seguimiento de datos de llaves en segundos, accesible solo a usuarios específicos. Busca sistemas que ofrezcan un panel de control fácil de visualizar que muestre el estado de las llaves de un vistazo, que se pueda descargar o imprimir para fines de informes.
Presupuesto, número de llaves y configuración actual:
Considera tu presupuesto y volumen de llaves para una solución adecuada, ya sea un almacenamiento electrónico complejo o un sistema de seguimiento en línea económico. Si no estás seguro de cómo organizar las llaves en tu oficina, lee este artículo.
KeyNest Pro: Una Solución Moderna para los Administradores de Propiedades de Hoy
KeyNest Pro es la única solución PropTech de Gestión de Llaves basada en una aplicación en el mercado, y mantiene a tu personal informado sobre dónde están las llaves, quién las tiene y cuándo deben ser devueltas.
Pros:
Integración perfecta con los armarios de llaves existentes; no se requiere hardware adicional.
Incorporación sencilla con los llaveros KeyNest; sin costos de instalación.
Precios flexibles según el número de usuarios, permitiendo escalabilidad.
Funciones de gestión remota de llaves para un control completo.
Servicio al cliente 24/7; soporte telefónico y por chat disponible.
Prueba gratuita para probar antes de comprometerse.
Alertas por SMS para devoluciones oportunas de llaves.
Disponibilidad global para administradores de propiedades en todo el mundo.
Contras:
Versión de navegador ligeramente más lenta.
No se proporcionan armarios de llaves; los usuarios deben utilizar su propio sistema de almacenamiento de llaves.
¿Qué características y funcionalidades específicas ofrece KeyNest Pro para la gestión remota de llaves?
Seguimiento en tiempo real: KeyNest Pro permite a los administradores de propiedades rastrear la ubicación de las llaves en tiempo real a través de su plataforma basada en una aplicación. Esta característica permite a los administradores monitorear los movimientos de las llaves, saber quién las tiene y cuándo deben ser devueltas.
Control de acceso remoto: Los administradores de propiedades pueden otorgar o revocar acceso a las llaves de forma remota utilizando la aplicación de KeyNest Pro. Esta funcionalidad proporciona flexibilidad y seguridad, permitiendo a los administradores gestionar los permisos de acceso incluso cuando no están en el sitio.
Alertas por SMS: KeyNest Pro envía alertas por SMS para recordar a los usuarios que devuelvan las llaves a tiempo. Esta característica ayuda a garantizar devoluciones oportunas de las llaves y minimiza las interrupciones en las operaciones.
Integración sin problemas: KeyNest Pro ofrece una integración sin problemas con los armarios de llaves existentes sin necesidad de hardware adicional. Los administradores de propiedades pueden incorporar fácilmente KeyNest Pro en sus sistemas actuales de almacenamiento de llaves, eliminando la necesidad de costosas actualizaciones o reemplazos.
Llaveros KeyNest: KeyNest Pro proporciona llaveros KeyNest para los miembros del personal, simplificando el proceso de incorporación y reduciendo los costos de instalación. Estos llaveros facilitan el acceso al sistema KeyNest Pro y aseguran operaciones fluidas.
¿Cómo asegura KeyNest Pro una integración sin problemas con los armarios de llaves existentes sin necesidad de hardware adicional?
El armario de llaves actual puede mantenerse tal como está, gracias a los característicos llaveros verdes de KeyNest. Los llaveros se colocan en cada llave del armario y permiten un escaneo y seguimiento de llaves fácil, mientras se sigue utilizando el mismo sistema de almacenamiento de llaves.
