Meilleurs outils de communication voyageurs : on fait le point

Parmi les tâches inhérentes à la gestion de logements en location de courte durée, on retrouve évidemment : l’accueil des locataires et la remise des clés, la préparation des hébergements entre chaque période d'occupation, l'état des lieux ou inventaire, et bien d’autres services. S’il y a, cependant, un point à ne vraiment pas négliger en tant que conciergerie Airbnb souhaitant fournir un accompagnement efficace et des prestations complètes aux propriétaires et investisseurs, c’est le fait de communiquer efficacement avec ceux et celles qui louent le bien.

En effet, être réactif et partager les informations au bon moment est crucial et participe d’une expérience réussie pour les personnes hébergées. Si vous utilisez un PMS ou un channel manager, vous savez que certains basiques, notamment des séquences d’e-mails automatiques, avant, pendant et après le séjour , y sont souvent intégrés. Néanmoins, il est bon de noter que vous servir d’outils dédiés vous permet d’aller beaucoup plus loin dans la manière d'appréhender vos échanges avec vos visiteurs.

Nous vous proposons donc, de faire un récapitulatif des meilleurs outils de communication voyageurs sur le marché de la location saisonnière, en 2024. 

1. Qu’est ce qu’une communication efficace avec les voyageurs ?

Être capable de donner toutes les informations nécessaires au bon déroulement du séjour des locataires et ce, en temps et en heure, est primordial. Il en va de même quand il s’agit d’apporter des réponses et des solutions à toutes leurs questions ou problèmes rencontrés. C’est à tout cela, entre autres, que l’on reconnaîtra votre professionnalisme, en tant que conciergerie. 

 Envoi de messages

À toutes le étapes du parcours voyageurs, il y a donc un message à envoyer pour créer un lien de confiance avec eux, par exemple : 

• Dès la validation de la réservation. Un petit mot pour remercier celui ou celle qui a choisi votre hébergement pour y passer quelque temps. Il peut être accompagné de certains renseignements à prendre en compte pour préparer au mieux leur arrivée : l’adresse du lieu, l’itinéraire ou encore l’option choisie pour la remise des clés (en personne, ou via une boîte à clés ou une serrure connectée en cas d’arrivée autonome).
• Juste avant l’arrivée. C’est une sorte de pré check-in. Envoyé quelques jours avant l’arrivée des locataires, si ce n’est la veille, il vous sert à leur donner toutes les règles et les recommandations visant  à rendre la prise de possession des lieux, le plus fluide possible pour elles·eux. Vous pouvez également leur demander toutes les informations qui vous semblent nécessaires à la préparation de leur entrée dans le logement (heure d’arrivée).
• Juste après l’arrivée. N’hésitez pas à envoyer un message pour leur souhaiter un agréable séjour, leur transmettre des indications pratiques pour faciliter leur installation en toute autonomie et leur rappeler que vous (ou la personne faisant  office d’hôte) se tient à leur disposition pour répondre à la moindre de leurs interrogations ou soucis rencontrés.
• Un peu avant le départ. La veille, assurez-vous que tout s’est bien passé. Vous leur montrez ainsi, que jusqu’au dernier moment vous êtes là pour eux. Vous en profitez pour recueillir leurs premières impressions sur leur visite chez vous.
• Après le séjour. C’est le message dans lequel vous demandez des commentaires plus précis sur leur expérience dans le logement et sur l’efficacité et l’exhaustivité de la communication dont vous leur avez fait part.

Tous ces messages peuvent être envoyés par différents moyens. Par courriel, bien sûr, que ce soit directement ou via la messagerie de Airbnb ou des autres plateformes de réservation. Nombre de PMS et channel managers vous donnent la possibilité de centraliser tous vos échanges dans leurs systèmes. Il apparaît cependant, que certains e-mails ne puissent pas être lus par les voyageurs au bon moment.

Cela car, ils n’ont pas l’habitude de vérifier leur boîte de réception régulièrement, par exemple. Informations manquées ou délai de réponse beaucoup trop longs, voici des conséquences pouvant nuire à votre activité. Vos potentiels clients auront vite fait de se tourner vers un hôte qui saura comment être sûr que ses messages leur parviennent quand il faut. C’est pour cette raison que beaucoup de gestionnaires choisissent d’optimiser leur communication : 

• Soit en doublant l’envoi de leurs e-mails par celui d’un SMS. Ce moyen de communication bénéficiant d’un taux de lecture et de réponse bien plus élevé que celui d’un e-mail, il contribue à donner une image professionnelle et moderne de l’entreprise qui opte pour cette manière de faire.
• Ou encore en utilisant des applications de messagerie telles que WhatsApp Business. Le premier avantage est le fait que vous savez si (et quand) votre message a été envoyé et lu. Ensuite, vous avez la possibilité d’y insérer des images et des liens pour le rendre aussi riche en informations et agréable à lire que possible. Enfin, un tel outil entraine des échanges rapides et fluides.

Livret d’accueil

Ce guide est un incontournable de tout hébergement en location saisonnière qui se respecte. Il permet d’anticiper au maximum les questions et les besoins des voyageurs en regroupant toutes les informations indispensables au bon déroulement de leurs séjours : 

• Mot de bienvenue. 
• renseignements sur l'arrivée et le départ.
• les règles à respecter.
• La liste des équipements du logement et leurs modes d’emploi.
• Les recommandations d’activités à faire.
• Etc.

Bref, il doit être le plus complet possible. Vous pouvez même y indiquer la présence d’un capteur de bruit.

Vous avez l'opportunité de mettre ce livret d’accueil à disposition dans l’hébergement au format papier, bien entendu. Certains spécialistes vous diront qu’une autre façon de faire serait d’un fournir au format numérique à vos visiteurs. Les avantages d’un livret d’accueil digital sont, en effet, que : 

• Vous pouvez le mettre à jour beaucoup plus facilement et rapidement.
• Vous avez l’opportunité de le personnaliser au maximum.
• Vous améliorez considérablement l’expérience des voyageurs qui peuvent s’en imprégner dès la validation de leur réservation (il est disponible par mail ou via un lien dans leur espace client du site de réservation ou de l’outil que vous utilisez pour échanger avec eux).
• Vous évitez la surconsommation de papier.

 2. Quels sont les meilleurs outils de communication voyageurs pour votre conciergerie ?

Il y a pléthore de solutions qui vous permettent d’améliorer cette communication avec vos locataires. Ceci, dans le but de faciliter la gestion globale de vos hébergements en location saisonnière et de pouvoir développer votre activité comme il se doit. En voici quatre qui ont fait leurs preuves.  

 Yaago

Les fondateurs Rémi Cannessant et David Duval, ont créé Yaago en 2019. Il s’agit d'une solution clé en main pour tous les professionnels de la location saisonnière. Ils mettent l’accueil et les relations entre les hébergeurs et les voyageurs au centre de leurs préoccupations. Le point fort de cette société est l’opportunité d’élaborer un livret d’accueil totalement interactif et complètement personnalisable par vos soins, vous pouvez y inscrire : 

• Toutes les modalités d’accès au logement (code de la boîte à clé ou de la serrure intelligente).
• Les numéros et contacts utiles et la clé wifi.
• Le dépôt de caution.
• La description complète de l’hébergement (guides d’utilisation des différents appareils en photo ou vidéo et dans la langue des locataires).
• Les règles à respecter.
• Les bonnes adresses aux alentours sur une carte interactive.

En termes de services supplémentaires et selon la formule choisie, Yaago vous permet, en plus, de :

• Centraliser vos calendriers grâce à sa synchronisation avec Airbnb et Booking.com.
• Une synchronisation avec certains PMS et channel managers.
• Regrouper tous vos échanges avec les voyageurs par chat direct, SMS et/ou Whatsapp.
• D’intégrer certains partenaires, allant des outils de cautions en ligne aux serrures connectées, en passant par notre solution Minut de surveillance du bruit, de la température et de l’occupation. 

Yaggo est une plateforme made in France qui prône l’humain avant tout et qui vous promet que grâce à elle, vous serez en mesure de fournir un service cinq étoiles aux personnes qui séjournent chez vous.

Si vous désirez de plus amples renseignements, rendez-vous sur Yaago. 

Duve

Duve a permis à de nombreux établissements hôteliers à travers le monde, de gagner de temps, accroître leurs revenus et surtout d’augmenter la satisfaction de leurs clients. Ceci grâce à des outils et des solutions intelligents, pour communiquer avec eux et anticiper leurs besoins. Son équipe et ses fondateurs le définissent comme « l’outil de communication le plus puissant ». Avec Duve vous pouvez profiter : 

• D’une communication directe avec les voyageurs. Quelque soit la manière dont ils réservent leur séjour, vous pouvez commencer à échanger avec eux immédiatement. Ses canaux de communication ouverts vous permettant de les contacter avant leur arrivée pour leur fournir des informations sur les différents moyens de transport pour rejoindre leur hébergement, le check-in en ligne et bien d’autres possibilités.
• D’un hub dans lequel sont centralisés tous vos canaux de communication : e-mails, SMS, Whatsapp, etc. Vous gardez la trace de tous vos échanges et vous pouvez afficher l’historique complet de vos conversations.
• De messages pré-programmés et de réponses pré-enregistrées pour vous faire gagner du temps et être sûr·e d’apporter l’aide nécessaire à vos locataires en temps voulu.

Duve met également à disposition : 

• Une « guest app ». Simple extension de leur site web, aucun téléchargement n’est nécessaire. Via cela, vous pourrez créer des suggestions personnalisées pour optimiser l'expérience voyageurs. 
• Un check-in en ligne.
• Des clés digitales (code ouvrant une serrure connectée).
• Des ventes additionnelles ( services, arrivées anticipées ou départs tardifs)

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de Duve.

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EnsoConnect

EnsoConnect est une société dont l’équipe est composée de personnes venant du monde du numérique, d’experts en hôtellerie et de passionnés de technologie. Ensemble, ils ont réussi à créer un outil mêlant ces nouvelles technologies aux métiers de l'hospitalité et de l’accueil de voyageurs. 

En ce qui concerne les locations de vacances, EnsoConnect met en avant le fait que leur plateforme se sert de l'intelligence artificielle pour automatiser, personnaliser et surtout rentabiliser au maximum les interactions avec vos locataires potentiels. De la première prise de contact à leur départ de votre logement, tout est fait pour leur offrir une expérience numérique fluide : 

• Boîte de réception centralisée et alimentée par l’IA. Elle regroupe tous les e-mails, les SMS, les échanges via WhatsApp ou encore la messagerie Airbnb.
• Une application web nommée « Boarding Pass » qui guide les voyageurs dès la réservation de leur hébergement (compatible avec le Wallet d’Apple).
• La possibilité d’avoir accès à des ventes additionnelles, le livret d’accueil ou une arrivée autonome grâce à un code de déverrouillage d’une serrure intelligente éventuelle.

De votre côté, en tant que conciergerie, vous profitez : 

• D’un gain de temps significatif puisque EnsoAI  et le livret d’accueil numérique anticipent les questions posées par les locataires.
• D’un outil de vérification de l’identité de vos futurs locataires.  

Fidélisez vos locataires en connectant un maximum de données sur ces derniers à l’aide de EnsoConnect. 

StyQR 

Il s’agit d’un livret d’accueil digital facile et pratique. Il vous permet de centraliser toutes les informations nécessaires au bon déroulement du séjour des voyageurs sans que ces derniers passent leur temps à vous solliciter. Ce guide sur mesure peut être totalement personnalisé puisque vous en choisissez les couleurs, l’image de fond et les différentes polices d’écriture. 

Vous y intégrez autant de modules que nécessaire parmi les 10 que le site vous propose. Cela, afin d’organiser parfaitement les renseignements que vous voulez transmettre : 

• Wifi ;
• Digicode ;
• Autour de moi ;
• infos pratiques ;
• infos arrivée ;
• infos départ ;
• État des lieux ;
• Mot d’accueil ;
• Livre d’or ;
• Numéros utiles.

En tant que professionnel de la location saisonnière, vous avez accès à une gamme complète de services en plus, comme la possibilité de profiter de leur marque blanche en ajoutant votre logo et vos informations de contact ou encore un fonctionnalité de duplication,  si vous avez plusieurs livrets à créer.

Ensuite, vous avez l’opportunité de l’envoyer en amont à vos locataires, par mail ou SMS. Soit, vous pouvez mettre en place un QR code sur place (dans un joli cadre photo, par exemple) pour qu’il puisse scanner et avoir la joie de le découvrir à leur arrivée.

Ce qui fait la renommée de StyQR c’est son support client. Il répond en moins de cinq minutes à toutes vos questions, notamment pour vous aider à configurer votre livret. Vous avez également la possibilité de le traduire en huit langues.

Enfin, StyQR vous offre un essai gratuit pendant 14 jours. N’attendez plus pour aller découvrir StyQR !

Voilà, vous en savez un peu plus sur les meilleurs outils de communication voyageurs, il ne vous reste plus qu’à faire votre choix. Pour ce qui est de la protection et la surveillance de vos logements, vous savez que vous pouvez toujours compter sur la solution globale Minut pour la sécurité de vos logements loués en courte durée.

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