El registro de huéspedes es un proceso obligatorio en el sector turístico que implica la recopilación y envío de datos a las autoridades competentes. Sin embargo, gestionar este proceso de forma manual puede ser lento y propenso a errores.
En este artículo, exploramos los beneficios de la automatización del proceso de check-in y las tecnologías disponibles, como herramientas digitales y sistemas automáticos. También veremos cómo estas soluciones pueden integrarse en la gestión diaria de una propiedad de alquiler turístico para optimizar tiempo y mejorar la experiencia del viajero.
El registro de viajeros es un proceso obligatorio en el sector del alojamiento turístico que exige la recopilación y envío de información sobre cada huésped a las autoridades competentes. Este registro permite a la Policía Nacional y a la Hospedería de la Guardia Civil supervisar el movimiento de personas en alojamientos como hoteles, apartamentos turísticos y alquileres vacacionales.
Este proceso documental se rige por una normativa específica que impone obligaciones legales a los anfitriones y gestores de propiedades. Para cumplir con la regulación, los datos del huésped deben registrarse correctamente y conservarse durante un periodo determinado. El incumplimiento de estas normas puede acarrear sanciones, lo que hace imprescindible una gestión adecuada del registro de viajeros.
Automatizar el registro de huéspedes mejora la eficiencia y garantiza el cumplimiento de las normativas. A continuación, se detallan los pasos para implementar un sistema de registro automático:
1/ Selecciona una herramienta adecuada: elige una aplicación o software de gestión que automatiza el proceso de registro. Opciones como Chekin y Check-in Scan ofrecen funcionalidades para digitalizar el registro documental y enviar datos a las autoridades.
2/ Configura el sistema: añade manualmente tus propiedades y reservas al panel de control de la herramienta seleccionada. Activa las funcionalidades que vayas a utilizar y personaliza las opciones según tus necesidades.
3/ Recopila la información del huésped: a través de la herramienta, solicita a los huéspedes que completen un registro digital, proporcionando sus datos personales y escaneando su documento de identidad o pasaporte. Esto puede realizarse mediante auto check-in en línea o de forma presencial utilizando la aplicación.
4/ Verifica la identidad: utiliza la tecnología de la herramienta para confirmar la identidad del huésped, evitando fraudes y garantizando un proceso seguro.
5/Envía los datos a las autoridades: la herramienta seleccionada enviará automáticamente la información recopilada a las autoridades competentes, asegurando el cumplimiento de las obligaciones legales y evitando posibles sanciones.
6/ Facilita el acceso al alojamiento: proporciona a los huéspedes acceso remoto al alojamiento mediante códigos digitales, escaneo QR o una aplicación móvil, permitiendo una entrada autónoma sin necesidad de contacto presencial.
Implementando estos pasos, automatizas el registro de huéspedes, optimizas la gestión de tu alojamiento y mejoras la experiencia del viajero.
Implementar un registro automatizado ofrece múltiples ventajas para mejorar la gestión de alojamientos turísticos. Al reducir los procesos manuales, se optimiza el proceso de check-in y se garantiza un cumplimiento normativo más eficiente.
Sin embargo, elegir la herramienta adecuada es clave para garantizar un proceso eficiente y adaptado a cada alojamiento.
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Para cumplir con el Real Decreto 933/2021, los establecimientos de hospedaje deben recopilar y registrar una serie de datos de cada huésped. Estos datos incluyen:
Estos datos deben conservarse durante tres años y enviarse a las autoridades competentes, como la Policía Nacional o la Guardia Civil, en un plazo no superior a 24 horas desde la llegada del huésped. El cumplimiento de esta normativa es obligatorio y su incumplimiento puede acarrear sanciones económicas significativas.
El proceso de registro de huéspedes sigue varios pasos clave para garantizar una entrada eficiente y cumplir con la normativa vigente. Dependiendo del alojamiento, el check-in puede realizarse de forma tradicional o mediante un sistema automático.
1/ Registro de datos: para realizar el registro, el huésped debe completar un formulario con su información personal desde una plataforma digital como Airbnb o en recepción. En opciones de auto check-in, se permite escaneando su documento de identidad o pasaporte a través de una interfaz intuitiva.
2/ Verificación y confirmación: una vez introducidos los datos, el sistema los revisa automáticamente y gestiona el envío de un mensaje de confirmación al huésped a través de correo electrónico o SMS.
3/ Envío de información a las autoridades: los datos recopilados se enviar a la Policía Nacional o Guardia Civil mediante una integración con los sistemas oficiales, asegurando el cumplimiento normativo.
4/ Acceso al alojamiento: el huésped recibe un enlace o código para acceder mediante caja de llaves, cerradura inteligente o directamente con una entrega presencial de llaves. La configuración del sistema permite personalizar este proceso según el tipo de alojamiento.
5/ Comunicación automática: Un sistema de mensajería automatizada permite mantener el contacto con los huéspedes, enviar instrucciones adicionales y resolver dudas, mejorando la experiencia del viajero.
Este proceso de check-in facilita la gestión del alojamiento y optimiza la llegada de los huéspedes de manera segura y eficiente.
El registro de huéspedes es una parte fundamental en la gestión de alojamientos turísticos. Por ello, automatizar este proceso mejora la eficiencia, garantiza el cumplimiento normativo y optimiza la experiencia del viajero. Implementar herramientas adecuadas permite agilizar el check-in, reducir errores y facilitar la comunicación con los huéspedes.
Los dispositivos de Minut ayudan a los anfitriones a mejorar la seguridad y el control de sus alojamientos, asegurando una experiencia óptima para los huéspedes. Por medio de la monitorización del ruido y la detección de humo de cigarro, permiten gestionar el alojamiento de forma eficiente y prevenir incidencias sin invadir la privacidad.
