Modèle de vérification d'emploi [GRATUIT] : Un incontournable de la gestion immobilière

En tant que gestionnaire immobilier, s'assurer qu'un locataire potentiel a les moyens de payer son loyer mensuel est, sans aucun doute, l'une de vos principales priorités lorsque vous louez un bien. Et plutôt que de les croire sur parole, vérifier cette information par écrit et auprès d'un tiers fiable est la meilleure (et la seule) solution.

Une lettre de vérification de l'emploi permet de confirmer qu'un candidat dispose des revenus nécessaires pour couvrir toutes les dépenses liées à la location. Elle vous permettra également de louer le bien en toute confiance, ce qui vous donnera, ainsi qu'au propriétaire, la tranquillité d'esprit de savoir que la location commence bien.

Lisez la suite pour tout savoir sur les lettres de vérification d'emploi et obtenez notre modèle pratique pour accélérer votre prochaine procédure de candidature.

Qu'est-ce qu'une lettre de vérification d'emploi ?

Une lettre de vérification d'emploi est un document utilisé pour corroborer l'historique et le statut de l'emploi d'une personne, son salaire ou son titre actuel, notamment, auprès de son employeur actuel. Les propriétaires et les gestionnaires immobiliers l'utilisent pour obtenir une confirmation formelle des revenus d'un locataire potentiel afin de s'assurer qu'il peut se permettre de payer le loyer, la caution, les frais d'entretien et les autres dépenses liées à la propriété.

Disposer d'un modèle de vérification d'emploi peut aider les gestionnaires immobiliers à rationaliser le processus de candidature et à le rendre moins chronophage. Bien que, dans de nombreux cas, le candidat vous remette une lettre de vérification d'emploi standardisée qu'il a reçue de son employeur, disposer de votre propre modèle est un excellent moyen de vous assurer que vous obtenez systématiquement toutes les informations dont vous avez besoin, y compris des détails plus spécifiques à votre bien immobilier ou à votre contrat de location potentiel.

Quand et pourquoi faire une demande de vérification d'emploi ?

Tout comme les vérifications des antécédents des locataires, les lettres de vérification d'emploi sont essentielles au processus de demande de location. Elles constituent un outil précieux pour les propriétaires et les gestionnaires immobiliers, car elles permettent de vérifier l'identité du candidat auprès d'une source fiable et d'évaluer sa situation financière, en donnant un aperçu de la stabilité et de la fiabilité de ses revenus.

Complément idéal des vérifications de solvabilité des locataires, les demandes de vérification d'emploi sont essentielles pour prendre une décision éclairée sur le choix de votre prochain locataire. Elles minimisent également les risques de complications futures, telles que des loyers impayés ou en retard, ouvrant ainsi la voie à une location sans stress.

Le bon moment pour envoyer une lettre de vérification d'emploi est lorsque le locataire potentiel a rempli son dossier de candidature et que vous êtes sûr qu'il répond à vos critères de présélection. Mais n'oubliez pas : si vous avez le droit de vérifier les antécédents professionnels et les informations d'un candidat, les locataires potentiels doivent vous en donner l'autorisation explicite. Veillez à le mentionner sur la demande de location, en précisant que le candidat consent à la vérification de son emploi en signant le formulaire. Lorsque le moment est venu de contacter l'employeur, prévenez-le à l'avance pour qu'il soit tenu au courant.

Que faut-il inclure dans un modèle de vérification d'emploi ?

Lorsque vous créez un modèle pour votre lettre de vérification d'emploi, le moins est le mieux. Restez simple et n'oubliez pas qu'il s'agit d'un document officiel qui doit être concis et direct.

Après avoir annoncé vos coordonnées et celles de l'employeur du candidat, rédigez une brève introduction expliquant l'objet de la note et publiez une liste des informations que vous devez confirmer. Terminez en remerciant l'employeur du candidat et en indiquant où envoyer le formulaire complété et pour quelle date.

N'oubliez pas de demander :

• Dates d'embauche/durée de l'emploi
• Intitulé du poste de l'employé
• Description du poste de travail de l'employé
• Salaire actuel de l'employé
• Toute information complémentaire que l'employeur juge pertinente au regard de l'objet de la lettre.

💡Conseil de pro: N'oubliez pas de limiter vos demandes à des questions liées à l'emploi et évitez de demander des informations personnelles ou sensibles, telles que des maladies ou des congés de maladie.

Modèle de lettre de vérification d'emploi

De :

[Votre nom]

[Votre adresse]

[Coe postal, Ville]

[Date]

A l'attention de :

[Nom de l'employeur]

[Adresse de l'employeur]

[Coe postal, Ville]

Monsieur [nom de l'employeur],

Je vous écris pour vérifier la situation professionnelle de [nom du candidat locataire], qui a déposé une demande de location à [adresse du bien]. Dans le cadre de notre procédure de demande de location, nous demandons une confirmation de l'emploi et des revenus de [nom du locataire].

Veuillez confirmer les informations suivantes concernant l'emploi de [nom du locataire] :

• Situation professionnelle : Le [nom du locataire] est-il actuellement employé par votre entreprise ? Oui/Non
• Titre du poste : Quel est l'intitulé du poste de [nom du locataire] ?
• Salaire : Quel est le salaire annuel de [nom du locataire] ?
• Durée de l'emploi : Depuis combien de temps [nom du locataire] est-il employé par votre entreprise ?
• Veuillez fournir tout complément d'information susceptible de concerner la situation professionnelle de [nom du locataire].

Je vous remercie de votre réponse rapide. Je vous prie de me renvoyer cette lettre à [votre adresse e-mail] ou de l'envoyer à [votre adresse physique] avant le [date].

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués,

[Votre signature]

[Votre nom]

Meilleures pratiques en matière de vérification de l'emploi

Soyez brefs et concis

Dans la plupart des cas, un membre de l'équipe des ressources humaines de l'employeur complétera votre demande et y répondra, mais n'oubliez pas que votre lettre n'est qu'une tâche parmi d'autres sur leur longue liste de tâches à accomplir. Comme vous souhaitez que les choses avancent rapidement et que la procédure de demande de location soit aussi brève que possible, veillez à ce que votre modèle aille droit au but, soit clair et ne demande pas d'informations complémentaires qui pourraient être difficiles à obtenir.

Ne vous fiez pas uniquement aux fiches de paie

Les fiches de paie ne suffisent pas à elles seules à évaluer et à vérifier la santé financière d'un candidat potentiel. Bien qu'elles puissent donner une indication de leur solvabilité (surtout si vous en demandez quelques-unes), tout gestionnaire immobilier expérimenté sait que les fiches de paie peuvent être facilement falsifiées. Laissez les fiches de paie comme pièces justificatives et contactez directement l'employeur du candidat locataire pour une vérification fiable.

Avoir une stratégie pour les candidats indépendants

De nombreux locataires potentiels n'occupent pas de poste permanent au sein d'une entreprise et sont plutôt des entrepreneurs ou des travailleurs indépendants. Dans ce cas, vous devez vérifier leur viabilité financière par d'autres moyens. Demandez-leur de fournir leurs relevés bancaires sur plusieurs mois et calculez leur revenu mensuel moyen pour savoir s'ils peuvent payer le loyer et les charges. Les déclarations d'impôts ou les déclarations de revenus de l'entreprise peuvent également être utiles pour évaluer la santé financière d'un candidat exerçant une activité indépendante.

Conserver les dossiers en lieu sûr

La tenue de dossiers précis pour chaque candidat contribuera à accélérer le processus de candidature et à assurer le bon déroulement des opérations. Cependant, vous devez toujours garder à l'esprit que vous manipulez des données sensibles et confidentielles qui doivent être stockées en toute sécurité. Veillez à utiliser des appareils et des plateformes approuvés pour conserver et partager les données électroniques et à supprimer les informations inutiles. Il en va de même pour les documents papier, qui doivent être conservés en toute sécurité et détruits de manière sécurisée lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

La vérification de l'emploi d'un locataire potentiel n'est pas seulement une étape supplémentaire dans le processus de demande de location : c'est un outil qui vous permet d'avoir l'esprit tranquille lorsque vous louez un bien. Et si elle peut prendre du temps, elle peut aussi être essentielle pour vous aider à choisir le bon candidat.

Chez Minut, nous ne nous contentons pas de protéger votre portefeuille immobilier, nous voulons aussi vous aider à optimiser votre temps pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte. Notre modèle de vérification d'emploi peut vous aider à rationaliser le processus de demande de location, libérant ainsi votre emploi du temps pour vous concentrer sur d'autres priorités.

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